Her besvarer vi spørsmål vi har fått i løpet av webinaret, sammen med ofte stilte spørsmål.
I webinaret "Konflikt på jobben" er vi innom en hel rekke interessante ting å vite om konflikt på arbeidsplassen.
Hvis du fyller ut skjemaet på denne siden får du tilgang til opptak av webinaret.
Webinaret ble holdt av HMS-rådgiver Oddbjørn Hasle-Finstad, verneingeniør Peter Sund og HR-sjef Rebecca Skauge.
– Opplever konflikt mellom meg (ansatt) og nærmeste leder (mellomleder). HR er kommet på banen, men han gjorde tydelig ganske tidlig i prosessen at han jo sitter på lederens side. Trodde egentlig at HR bør holde seg nøytral, eller?
– Det er ikke noe eller her. HR representerer alltid arbeidsgiver. Grunnen til at HR har behov for å opplyse det til medarbeider er at medarbeider ikke kan se på HR som en tillitsperson eller se på HR som tillitsvalgt. Medarbeider må selv ha med seg en representant via tillitsvalgt eller en annen tillitsperson. HR skriver saken, skriver referater og rådgir leder hvordan leder best skal komme i mål. HR har en intensjon om saken skal løses på best mulig måte, men HR bidrar også på arbeidsgiversiden hvis det skal gå til en oppsigelse senere. Derfor er det alltid viktig å poengtere overfor alle medarbeidere at HR arbeidsgivers representant, svarer Rebecca.
– Enda et tips her er å beskrive de spillereglene før man går i møte. For når det er i konfliktsaken, så er det jo viktigst å finne ut hva slags type konflikt, hvor ligger konflikten egentlig og kan partene som er i konflikt komme til en enighet? spør Oddbjørn.
– Så er det klart at når medarbeider og leder er i konflikt, så må HR eller annen part inn og bistå leder, for det kan også være at leder har gjort feil. Da er det kun HR som kan ta med det videre inn i organisasjonen. Så det at HR er til stede synes jeg er kjempefint, selvfølgelig, men det er godt at den lederen som er i konflikt får hjelp til å løse konflikten, sier Rebecca.
Enda et spørsmål når dere sier at e-poster bør unngås for å hindre misforståelser. Skjønner for så vidt det, men må likevel ha mulighet for å kunne dokumentere hva som ble sagt /informert om. Hvordan gjør man det når det i muntlige møter snus rundt på ting?
– Muntlig møte, det er møte. Om det så er digitalt eller om det er i samme rom, så skal det skrives referat. Det er ofte arbeidsgiver som skriver referatet. HR, eller andre. Så skal det sendes til de berørte parter slik at de kan godkjenne referatet. Det kan ofte sendes fram og tilbake på litt sånn flisespikkeri, men hvis det er klart at arbeidsgiver sier at dette er referatet sånn vi ser det, og vil ikke endre noe mer på det, så er det referatet som står. Men da er det viktig å informere medarbeider om at de kan sende et dokument i tillegg til referatet, med informasjon som "jeg er misforstått, dette mener jeg er feil", "disse punktene mener jeg er feil" og fakta, sier Rebecca.
– Så selv om det er muntlig møte som ikke har kommet opp på at det er formalisert som drøftingsmøte, så skal referat foreligge og alle skal da bli hørt eller sett i de referatene, fortsetter ho.
– Vi anbefaler jo ofte da i praksis at hvis man har et fysisk møte, at når referatet er skrevet, så får alle lov til å lese igjennom referatet og komme med kommentarer til referatet før man signerer på det, sier Oddbjørn.
– Ja, og det referatet bør skrives gjerne i møte. Og dere bør bli enige om referatet i møtet. For skal det referatet signeres to uker senere, så kommer dere aldri til enighet om det referatet, mener jeg. For da har det skjedd så mye, og man husker sånn og sånn, var det sånn det skjedde? Så begynner det igjen. Så referatet bør skrives i møtet, og signeres i samme møte, sier Rebecca.
Hei! Vi er kun 8 stk på kontoret som med den forrige sjefen jobbet bra sammen. Med den nye sjefen gjelder det å vise muskler, bevise seg, for sjefen forstår egentlig ikke det vi driver med. Konflikter prøves å bli dekket over bare, ikke løst. Seile med vinden.
– Jeg tenker at det er ikke første gangen dette har skjedd i Norges land på en arbeidsplass, at en ny leder kommer inn og så blir det konflikt. Nå kan det virke som dette er en større bedrift, at dette er et team eller avdeling i en større bedrift. Her må medarbeiderne forstå at det er viktig at dere lar bedriften få greie på at det er utfordringer i den avdelingen. Da har de flere veier de kan bruke. De kan bruke verneombudet selvfølgelig. Fortell verneombudet at det er utfordringer i arbeidsmiljøet, slik at de kan ta det videre. De kan bruke sine tillitsvalgte. Hvis de ikke har tilgang til leder over sin leder, så kan de også varsle om at det er utfordringer i arbeidsmiljøet og at det ikke er tillit til leder. Det er kjempeviktig, sier Rebecca.
Les også: Konflikt på arbeidsplassen: 4 typer konflikter
–Jeg har lyst til å kommentere dette med konflikter blir dekket over, ikke løst. For ser man på statistikk og undersøkelser så er det litt kjennsgjerning at diskusjoner, uenigheter, som ofte går på metode eller ressurser, det er vi ikke redde for å ta opp eller møte. Det greier vi å håndtere på et lavt nivå. Da beskriver vi det ofte som en diskusjon eller uenighet. Mens konflikt altså assosieres med noe som er ubehagelig og har en tapende part. Men det er veldig viktig å da bygge den konfliktkulturen og beskrive hva er det vi aksepterer av språk, uenigheter, diskusjoner og hvordan er det vi sier ifra hvis det oppstår. Hvis vi ser på konflikttrappen, den største garantien på å få en konflikt som er vanskelig å håndtere, så er det det å ikke si ifra. Da får konflikten lov til å bygge seg sterkere og sterkere. Det å kunne si ifra så raskt som mulig og beskrive hva som er den konkrete uenigheten og oppnå dialog rundt det, det er absolutt metode. Så en anbefaling vil jo være å ta det i et personalmøte, sier Oddbjørn.
– Ordet dekke over kan vi også se i et annet perspektiv. Det er langt fra alt som arbeidsgiver har mulighet eller lov til å informere ut om. Det kan være greit å ta med seg, sier Rebecca.
Hva med HR ikke er nøytral? Konflikt mellom nærmeste leder og vårt felles leder dukket ikke opp. Rett og slett trakassering sak. Hvem skal løse, når HR med på det?
– Det er en vanlig konfliktsak som kan skje mellom leder og medarbeider. Da tenker jeg at det er som vi sa tidligere, ta inn en nøytral 3. part. Selv om HR er til stede kan vi godt ta inn rådgiver fra bedriftshelsetjeneste for eksempel. Så kan bedriftshelsetjenesten ha eget møte med lederen for å finne ut hva er det dette handler om? Er det ikke-fungerende leder? Er det ikke-fungerende medarbeider? Er det rutiner? For da kan det hende vi må gå til et større kartleggingsarbeid.
Les også: Medarbeiderundersøkelse er et godt kartleggingsverktøy
– Et alternativ der er jo en faktaundersøkelse, men da skal ganske mange ting i forkant være avklart. Det skal ikke være nærmeste leder, eller berørte leder som sier at det skal være faktaundersøkelse, det skal toppledelsen i det firmaet si. "Dette klarer vi ikke løse, vi ser ikke bildet". Et av virkemidlene da er faktaundersøkelse. Men da blir hele arbeidsmiljøet berørt. Det er en utfordring i seg selv. Da går produksjonen ned, det kan bli sykefravær – så det er vanskelige saker. Men å få inn profesjonell hjelp i disse situasjonene, det er viktig, svarer Rebecca. 
Få også med deg disse artiklene om konflikt:
Konflikttrappen: Hvordan utvikler konflikter seg på jobb?
3 tips til forebygging av konflikter på arbeidsplassen
Spørsmål og svar om sykefraværsoppfølging: Dette bør leder vite
Sykefraværsoppfølging: Slik følger du opp sykemeldte
