Medarbeiderundersøkelse er et godt kartleggingsverktøy

Medarbeiderundersøkelse er et godt verktøy for å kartlegge arbeidsmiljøet.

Med medarbeiderundersøkelse samler du informasjon fra medarbeiderne slik at du får reelle og gode tilbakemeldinger. Ofte handler det om ting som ikke er lett å se med det blotte øye.

Medarbeiderundersøkelse holder skuta på rett kjøl

For å vise hvordan medarbeiderundersøkelse er et nyttig verktøy kan vi forsøke oss med et eksempel.

La oss si du er kaptein på en båt.

Du ville sannsynligvis ikke lagt ut på en langtur uten å sjekke tilstanden på båten, kanskje se på kartet over området og sjekke været.

Da kan du fort ende opp i Amerika når du skal til India, midt i orkansesongen – skvulpende rundt i en vasstrukken Jarlsbergost av en båt.

På samme måte er det stor verdi i å "sjekke skuta" gjennom medarbeiderundersøkelser.

Skuta synker nok ikke uten medarbeiderundersøkelse, men det blir mer som å kjøre i blinde. Undersøkelsen blir et verktøy som hjelper deg navigere i arbeidsmiljøfarvannene, finne ut av tingenes tilstand, hva du kan gjøre noe med og stake ut kursen videre.

Les også: Hva er ditt ansvar i arbeidet med HMS?

Bedriftshelsetjeneste og medarbeiderundersøkelse

I bedriftshelsetjenesten, eller BHT som det blir kalt, jobber HMS-rådgiverne blant annet med medarbeiderundersøkelser.

– Når du har noe du vil finne ut av om medarbeiderne er fornøyd med eller ikke, så kan du gjøre en medarbeiderundersøkelse, forteller HMS-rådgiver Oddbjørn Hasle-Finstad.

Oddbjørn Hasle-Finstad | HMS-rådgiver

For selv om det er mange ting du kan se med det blotte øyet, er det andre ting i arbeidsmiljøet som krever mer "graving". 

– Det BHT ofte er engasjert for å spørre om er psykososialt eller organisatorisk, eller trivsel om du vil. Det er en viktig del av den fortløpende kartleggingen av arbeidsmiljøet. Du kan se det fysiske, men for å finne ut av kommunikasjon og psykiske faktorer må du bruke andre virkemidler, sier Oddbjørn.

Les også: 5 tips for å oppdage mistrivsel på arbeidsplassen

Hvorfor skal vi ha medarbeiderundersøkelse?

Så hvorfor skal vi egentlig ha medarbeiderundersøkelse?

– Det er for å få konkrete tilbakemeldinger på hva som fungerer bra og hva kan bli bedre. Når det kommer til samarbeid, kollegialt miljø og planlegging og organisering av arbeidsoppgaver, forklarer Oddbjørn.

Ifølge denne artikkelen på Idebanken kan man med en god medarbeiderundersøkelse finne fram til det som virkelig styrer et arbeidsmiljø. Der sier professor Thomas Hoff, som sammen med kollega Jon Anders Lone har skrevet en bok om medarbeiderundersøkelser, at " ... Det er snakk om komplekse sammenhenger som ikke er enkle å oppdage når man jobber i virksomheten. En undersøkelse kan avdekke disse hvis den gjennomføres skikkelig ... ".

Det er også gevinster knyttet til en god medarbeiderundersøkelse. Der påpeker Hoff at forskning indikerer at gode undersøkelser kan gi både bedre helse og mer lønnsomhet.

Les også: 4 tips til hvordan du kan motivere dine ansatte

Tenk gjennom dette før medarbeiderundersøkelsen

Om man så bestemmer seg for å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse, så er det noen ting dere bør tenke igjennom.

– Hvis man velger å gjennomføre må man finne ut hvor mange man er, hvor mye tid man skal bruke på det og hva skal innholdet være i undersøkelsen, sier Oddbjørn.

Skiller mellom kvantitativ og kvalitativ undersøkelse

Oddbjørn forteller videre at man skiller mellom to forskjellige måter å gjennomføre undersøkelsen på.

– Med kvantitativ metode er formålet å samle mye data så raskt som mulig, typisk gjennom en spørreundersøkelse. Dette er tidseffektivt og passer oftest godt inn i større virksomheter.

– Kvalitativ metode er mer tidkrevende for begge parter. Man har gjerne intervju og samtaler med medarbeiderne. Det er derimot mer tidkrevende og gjør det lettere å gjøre individuelle endringer, men vanskeligere å treffe større grupper, forklarer Oddbjørn.

Det er også mulig å kombinere. For eksempel ved å gjennomføre en spørreundersøkelse, etterfulgt av et kort intervju, forteller han.

Les også: Hva er en arbeidsplassvurdering?

Gode grunner til å kartlegge arbeidsmiljøet

– Grunnene til at vi kartlegger er for at vi skal kartlegge de elementene som vi vet påvirker menneskets trivsel. Det går på ledelseskommunikasjon, det går på forutsigbarhet, det går på følelsen av at man mestrer oppgavene og at man blir utfordret i forhold til egen kompetanse. Det går på muligheten til å bruke evnen og kompetansen man har. Det er også for å få tilbakemeldinger, sier Oddbjørn.

I en undersøkelse vil man se hva man er god på og hva man må jobbe mer med.

– Selv om man har opplevelsen av et godt arbeidsmiljø kan det være like viktig å finne ut hvorfor det fungere og hva som fungerer. Hva har gjort at det er sånn? Hvordan kan vi gjøre det enda bedre? påpeker Oddbjørn og fortsetter:

– De som er fornøyde på jobb ser kanskje ikke like stor hensikt med å gjennomføre en undersøkelse, men det er like viktig å adressere hva det er som gjør at man trives. Jeg pleier ofte å legge frem for dem: Hvis du kan gjøre noe for å få det enda bedre, hvilke forslag har du? Til og med Rosenborg evaluerer hva som var bra og dårlig gjennom en sesong, selv om de har vunnet for 13. år på rad. De som har det bra trenger litt mer skyv for å tenke gjennom disse tingene, sier han.

Det er også viktig å tenke på at selv om man etterstreber perfeksjon, er det sjeldent tilfelle i praksis.

–Det er viktig å akseptere at man ikke klarer å tilfredstille alle til enhver tid. Hvis 1 av 15 er misfornøyd med noe, kan det være vanskelig å gjøre endringer som får den ene til å bli fornøyd, uten at dette går utover trivselen til noen andre.

Les også: Hva er det som skaper trivsel på jobben?

Når skal vi ha medarbeiderundersøkelse?

En medarbeiderundersøkelse kan du gjennomføre som en del av det systematiske HMS arbeidet. I praksis vil dette si at man bestemmer i samråd med de ansatte at virksomheten ønsker å gjennomføre en kartlegging f.eks. hvert år, eller hvert 2. år. Dette vil være et eksempel på fortløpende kartlegging av arbeidsmiljøet, med fokus på psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø.

Man kan også gjennomføre dette som et ledd i et arbeidsmiljøproblem man ikke greier å sette fingeren på. Opplever man til stadighet at kollegaer er avvisende overfor hverandre, eller at kortvarig sykefravær plutselig øker, uten at man ser årsaken til det og kan håndtere det, kan en arbeidsmiljøundersøkelse være hensiktsmessig. 

Uansett, når man bestemmer seg for å gjennomføre dette, så bør man tenke gjennom hvorfor man skal gjøre det, hvordan man skal gjøre det og hva man skal gjøre med resultatene. Oppfølgingen i ettertid er like viktig som innhentingen av data.