Sykefraværsoppfølging er viktig for å få ansatte kjapt tilbake i jobb. Her får du oversikt over prosessen og flere gode tips som kan hjelpe dere å gjøre ting riktig – og øke sjansen for å få den ansatte tilbake i jobb.
Hva er sykefraværsoppfølging?
Sykefraværsoppfølging er enkelt forklart en strukturert oppfølging av en sykemeldt ansatt. Hovedansvaret tilfaller arbeidsgiveren som skal både samarbeide og tilrettelegge med den sykemeldte. Dette skal blant annet gjøres gjennom dialogmøter og oppfølgingsplan.
Les også: Få ned sykefraværet med disse 5 grepene
Målet er å få den ansatte tilbake til jobb og det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å legge til rette for det.
Tidlig og god oppfølging er viktig for å forhindre unødig langvarig sykefravær.
Det er også sånn at du som arbeidsgiver skal forebygge og følge opp bedriftens sykefravær som en del av det systematiske HMS-arbeidet. Det vil blant annet si at du lager en skriftlig rutine for å følge opp sykemeldte.
Flere parter har en rolle i sykefraværsoppfølging. I tillegg til den sykemeldte og arbeidsgiver, er det gjerne lege, bedriftshelsetjeneste, NAV og muligens tillitsvalgt eller verneombud som kan være involvert.
I videoen gir HMS-rådgiver Linda C. Nilsen deg en kjapp oversikt over stegene i sykefraværsoppfølging.
– Sykefraværsoppfølging er regulert av folketrygdloven og arbeidsmiljøloven.
NAV er en viktig part i oppfølging av sykemeldte og regelverket rundt.
Oddbjørn Hasle-Finstad, HMS-rådgiver
God oppfølging motvirker dyrt sykefravær
Norge har det høyeste sykefraværet sammenlignet med våre europeiske og nordiske naboer, ifølge denne artikkelen fra faktisk.no
Virke har regnet på hva sykefraværet til det norske folk koster årlig. Rundt 70 milliarder kroner.
Det totale sykefraværet er på 6,54 % i 2. kvartal 2022.
Når vi ser at våre naboer klarer et lavere sykefravær enn oss, kan det være mye å hente ved proaktiv oppfølging under sykemelding.
Hvordan ser tidslinjen for sykefraværsoppfølging ut?
Det er viktig å kjenne til tidslinjen for sykefraværsoppfølging. Arbeidsgiver, ansatt, sykemelder, verneombud og tillitsvalgt har alle god nytte av kjennskap til hvordan løpet ser ut og hva som skjer når.
Her kan du laste ned en visuell oversikt over tidslinjen for oppfølging av sykemeldt ansatt:
Før fraværet inntreffer - Etablere rutiner for å håndtere fravær, finne ut av tilretteleggingsmuligheter, informere ansatte.
4 uker
Oppfølgingsplan, senest innen fire uker.
7 uker
Dialogmøte 1, senest innen syv uker.
8 uker
Aktivitetsplikt, innen åtte uker.
26 uker
Dialogmøte 2, senest innen tjueseks uker.
1 år sykmelding
Vurdering.
Hvordan følge opp sykemeldte?
For å følge opp sykemeldte innebærer det at arbeidsgiver skal gjøre en jobb både i forkant av en sykemelding og en jobb under en sykemelding.
I forkant av sykemelding:
- Lage rutiner for å følge opp sykemeldte ansatte
- Gjøre alle i bedriften kjent med innholdet i rutinene
- Sørge for at rutinene beskriver hva som skal gjøres, og hvem som skal gjøre hva når en ansatt blir sykemeldt
Under sykefraværsoppfølgingen er det to tiltak som er lovbestemt:
- Lage oppfølgingsplan
- Gjennomføre dialogmøte 1
I den praktiske gjennomføringen gir gjerne arbeidsgiver personalansvaret videre til en avdelingsleder. Det vil da omfatte oppfølging av sykemeldte.
Bedriftshelsetjenesten (BHT) er en rådgiver som har ekspertise på arbeidsmiljø og HMS. BHT skal bistå oppfølging av arbeidsmiljøet til bedriften. Det gjelder blant annet for saker med sykemeldte eller det generelle arbeidet med å forebygge sykefraværet.
Grønn Jobb bedriftshelsetjeneste kan bli med på dialogmøter eller hjelpe dere finne riktige tilretteleggingsmuligheter.
Når skal arbeidsgiver følge opp sykemeldte?
Det er en fordel å komme tidlig i gang med sykefraværsoppfølging. Dialog er viktig for å for at oppfølgingen skal bli god.
Når dere er tidlig på ballen i sykefraværsoppfølgingen er det lettere å avklare om den sykemeldte vil komme tilbake i arbeid, og planlegge deretter. Da blir det også lettere å finne riktige tilretteleggingstiltak eller få tid til å prøve de ut.
Arbeidsgiver skal sørge for at oppfølgingsplanen senest er laget i løpet av 4 uker.
Tidlig oppfølging av sykemeldte er bra for deg og bra for arbeidstaker
Å være langtidssykemeldt er nedbrytende for den sykemeldte. Sjansene for å komme tilbake svekkes betraktelig.
Jo tidligere man kommer i gang med å følge opp sykmeldte, desto større er sannsynligheten for at man unngår unødig langvarig sykefravær.
- NAV
Du bør derfor raskest mulig starte en dialog. Hva er problemområdene, er det noe vi kan tilrettelegge umiddelbart for å bedre situasjonen? Du bør ha fokus på hvordan du kan tilrettelegge, og hvilke tiltak som kan gjøres.
Hva skal oppfølgingsplanen inneholde?
Du skal som arbeidsgiver, sammen med den sykemeldte, lage en plan for oppfølging, med mindre dette helt åpenbart ikke er nødvendig.
Denne skal lages innen 4 uker, men kan gjøres klart før det. Når planen er ferdig sender du den til legen. NAV skal bare ha den behov.
Følgende krav stilles til oppfølgingsplanen:
- Inneholde vurdering av den ansattes oppgaver og evne til å arbeide
- Inneholde aktuelle tiltak fra arbeidsgiver
- Bistand fra bedriftshelsetjeneste og NAV
- Plan for den videre oppfølgingen
- Dialogmøte innen sju uker
Hva gjør man i dialogmøte 1?
Dialogmøte 1 skal gjennomføres innen 7 uker.
Dette er i utgangspunktet en samtale mellom leder og ansatt, og legen, dersom begge parter blir enige om det. NAV, bedriftshelsetjenesten, tillitsvalgt eller verneombud kan også delta ved behov.
Målet er å snakke sammen om hva som skal til for å hindre sykefraværet fra å bli unødvendig langt. Dere utforsker hvilke muligheter og begrensninger dere må forholde dere til og dere skal følge opp og oppdatere oppfølgingsplanen.
Når dere ikke ser løsningen sammen, kommunikasjonen er litt vanskelig, eller dere har forsøkt tilrettelegging tidligere, men ser ikke flere muligheter – så kan det være greit å benytte seg av rådgivning fra bedriftshelsetjenesten. En profesjonell tredjepart som jobber med dette til vanlig kan hjelpe dere komme i mål.
Det er lang tid fra 7 uker til 26 uker. Bruk gjerne oppfølgingsplanen som et arbeidsdokument for å få vedkommende tilbake til ordinært arbeid hvis mulig, her også.
Hva er aktivitetsplikten?
Arbeidstakeren skal etter åtte uker med sykmelding (eller tidligere) forsøke seg på arbeidsrelatert aktivitet for å ha fortsatt rett til sykepenger. Dette er et krav fra folketrygdloven § 8-4.
I de tilfellene hvor tilrettelegging ikke er mulig på arbeidsplassen og arbeidsgiveren kan dokumentere dette, kan det gis unntak fra NAV. Det kan også gis unntak ved tungtveiende medisinske grunner.
– Arbeidstakeren har også plikter i sykefraværsoppfølgingen, slik som å delta i møteaktivitet og i arbeidsrettet aktivitet. Hvis ikke arbeidstaker følger opp sine plikter kan man miste retten til sykepenger.
Oddbjørn Hasle-Finstad, HMS-rådgiver
Dialogmøte 2 - innen 26 uker og i NAVs regi
I neste omgang skal NAV innkalle til dialogmøte 2. Dette skal gjøres innen senest 26 uker. Både arbeidstaker og arbeidsgiver har møteplikt.
Målet med møtet er å gjøre en vurdering av mulighetene og alternativene til den sykmeldte på jobben.
Ved behov kan man avholde et tredje dialogmøte.
Etter maksimal tid for sykepenger - som er ett år - skal NAV gjøre en ny vurdering på rettigheter og tiltak.
Hvilke tiltak kan du gjøre for å tilrettelegge for den sykmeldte?
Når du skal vurdere hvilke tiltak som kan gjøres for å føre den sykmeldte tilbake til arbeid er dette avhengig av hvilken grad av funksjon personen har.
- Hva kan de klare å utføre av arbeidsoppgaver?
- Hva er helt utelukket?
Hvis den ansatte synes det er greit så kan du innhente opplysninger fra legen for å supplere til denne vurderingen.
Når du så har gjort det, hva kan du gjøre? Hvilke tiltak kan du som arbeidsgiver iverksette?
Her har du mange muligheter og variasjoner avhengig av den sykmeldtes situasjon.
- Du kan tilpasse arbeidstiden for å avlaste belastningen, men det er også mulig å ha en full arbeidsdag i mer begrenset arbeidskapasitet, eller gjøre endringer i arbeidsfordelingen og tempo.
- Nye og midlertidige oppgaver under sykeforløpet er et godt alternativ for å avlaste monotone arbeidsoppgaver som fører til fysisk belastning.
- Det kan også være lurt å tenke på om omskolering eller opplæring er en mulighet for bedriften og for den aktuelle personen.
Disse organisatoriske tiltakene gir handlingsrom for både deg og den ansatte.
Størsteparten av sykefravær er knyttet til muskel- og skjelettplager. Her kan trening være en stor bidragsyter til lavere sykefravær. Et annet tiltak man har sett effekt av, er at gradert sykemelding kan føre til kortere sykefravær, enn full sykemelding.
Det er også en rekke psykososiale og ergonomiske tiltak du kan ta i bruk.
De psykososiale går på ting som å gi støtte og bidra til mestringsfølelse. Igjen, hvilke tiltak som er nødvendig er situasjonsbetinget, men felles for oss alle er behovet for et trygt og inkluderende arbeidsmiljø. Her kan du vurdere kollegaordninger som bidrar med støtte.
I det daglige så vil kulturen på arbeidsplassen ha mye å si.
Ergonomiske tiltak er ofte mer håndfaste og konkrete. Her er det snakk om å tilpasse maskiner og arbeidsplassen til riktig arbeidsstillinger, tilby tekniske virkemidler som gir en bedre helse og arbeidsdag, justere inneklima, forandre på plasseringer og andre forhold som går på den fysiske tilpasningen i arbeidsmiljøet.
Hvilket lovverk tar for seg sykefravær?
Det er primært tre lover man forholder seg til når det kommer til å forebygge og følge opp sykemeldte:
- arbeidsmiljøloven
- folketrygdloven
- ferieloven
Roller i sykefraværsoppfølging
Her får du noen viktige punkter til rollene i sykefraværsoppfølgingen.
Arbeidsgivers rolle i sykefraværsoppfølging
- Arbeide systematisk for å forebygge sykdom
- Følge opp ansatte før, under og etter sykefravær
- Lage oppfølgingsplan
- Kalle inn til dialogmøte 1
- Kontinuerlig vurdere tilrettelegging
Den ansattes rolle i sykefraværsoppfølging
- Bidra aktivt til å forebygge sykdom og skade
- Bidra aktivt i å finne løsninger for å komme tilbake i jobb (så raskt som mulig)
- Delta i aktiviteter i regi av NAV
- Kan friskmelde seg selv, før utløp av sykemelding
Bedriftshelsetjenestens rolle i sykefraværsoppfølging
- Er en objektiv tredjepart
- Naturlig å henvende til som en ekstern rådgiver for å jobbe forebyggende
- Tidlig interaksjon er å anbefale
- Bistå med tilrettelegging og råd for tilbakeføring
- Delta på dialogmøter ved behov eller ønske
- Delta i oppfølgingsplan
- Oppfølging i tilbakeføring og etter endt sykemelding
NAV sin rolle i sykefraværsoppfølging
- Vurdere om aktivitetskravet er oppfylt (8 uker)
- Vurdere behov for virkemidler fra NAV
- Avholde dialogmøte 2, senest 26 uker
- Ved behov avholde tidligere dialogmøte 2 og ev. dialogmøte 3
Sykemelders rolle i sykefraværsoppfølging
- Vurdere arbeidsevne og motivere til aktivitet på arbeidsplass
- Gradert eller full sykemelding
- Er arbeidsrettet aktivitet mulig?
- Delta på dialogmøte etter innkalling
- Gi råd vedrørende funksjon og arbeidsrettet aktivitet
Spørsmål og svar om sykefravær
Kan arbeidsgiver kreve møte under sykemelding?
Dere skal sammen lage en oppfølgingsplan og arbeidsgiver kan kalle inn til dialogmøte 1. Den sykemeldte har plikt til å delta på dialogmøtene, selv om det her finnes unntak.
Hva kan arbeidsgiver ikke spørre om ved sykdom?
Den sykmeldte har bare plikt til å gi deg informasjon om sin arbeidsfunksjon. Du kan med andre ord ikke kreve medisinske eller private opplysninger.
Har du flere spørsmål du leter etter svar på rundt sykefravær? Sjekk ut denne artikkelen som svarer på ofte stilte spørsmål om sykefraværsoppfølging.
Se hvor mye sykefraværet koster din bedrift og hvordan HMS-tiltak kan påvirke:
Få ned sykefraværet med disse 5 grepene
Oppfølging av sykemeldte ved gradert sykemelding
