I denne artikkelen gir vi deg en trinnvis guide til hvordan du kan trappe ned en konflikt.
Les også: Hva er konflikt?
Guide for konfliktnedtrapping
Her går vi i fire trinn gjennom hvordan du kan trappe ned konflikt, med tips fra HR-sjefen. For å gjøre det tar vi blant annet utgangspunkt i konflikttrappen, som vi har skrevet om tidligere (som har sine egne 7 trappetrinn, og må ikke forveksles med trinnpunktene vi har brukt videre i artikkelen).
Trinn 1: Hva slags farge har konflikten?
Her tar fargene utgangspunkt i konflikttrappen og hvor konflikten ligger i trappen på eskalering.
Grønn: Konflikter på grønt nivå vil mest sannsynlig løse seg selv.
– Det skal være konflikter som medarbeiderne klarer å løse selv, og samtidig få noe ut av. Den skal være grei. Hvis ikke de klarer det bør arbeidsgiver få inn noe kompetanse her slik at man får noe ut av situasjonen og skaper utvikling, sier HR-sjef, Rebecca Skauge.
Gul: Konflikter på gult nivå har eskalert litt. Her må ofte leder/HR bistå.
– Man har kanskje sluttet å snakke med hverandre, det er kanskje stygge blikk. Heving av øyenbryn og så videre. Da må de ofte ha hjelp, forteller Rebecca.
Rød: Viktig å opptre juridisk korrekt og nødvendig kompetanse bør kobles inn.
– Her kan det hende at arbeidsgiver må gå til tiltak som å gi de andre arbeidsoppgaver i en periode, sette på forskjellige vakter i en periode og sånt. Hjelpe til med tilrettelegging for at det ikke skal eskalere mer og at det ikke skal oppstå situasjoner, sier Rebecca.
– I utgangspunktet da, når vi skal håndtere det, så må vi finne ut hvor er det konflikten ligger i landet, påpeker Oddbjørn.
Trinn 2: Hva slags konflikt er det?
Når du har funnet ut hvilken farge konflikten har og hvor eskalert den er, kan du gå løs på oppgaven med å finne ut hva slags konflikt er det egentlig snakk om.
– Jeg liker jo da ofte å snakke med den enkelte berørte. Hvorfor er dette vanskelig for deg? Hvorfor blir du så provosert? Hva er det egentlig som ligger bak det her? Så kan det hende at det er helt andre ting enn det leder først så. Det er sjeldent svart/hvitt. Sannheten er et sted i gråområdet, forklarer Rebecca.
Hva du skal foreta deg videre er i stor grad også avhengig av medarbeideren.
– Hvis du har tilliten til medarbeideren, og den medarbeideren kommer til bordet med en lyst til å løse dette, så pleier det å gå bra. Hvis medarbeideren har gått i lås og er egentlig ferdig, og kommer til bordet og ikke bidrar, da er det vanskelig. Det er dialog, åpenhet og lysten, viljen til å løse det, forteller HR-sjefen, og fortsetter:
– Det er viktig å si at når det kommer på dette nivået her. Når det blir gult, oransje, rød, så kan det også hende at det er andre bakenforliggende ting, som gjør at det er profesjonell hjelp som skal til da.
Les også: 4 typer konflikt på arbeidsplassen
Trinn 3: Forberedelse til samtale
Når du forbereder til samtale er det viktig at du sender ut en ordentlig innkalling med fastsatt agenda, slik at både du og medarbeider vet hva som venter.
Start med god forberedelse og gi trygghet
– Arbeidsgiver må også være godt forberedt. Ha flere tanker i hodet samtidig. Arbeidsgiver vil alltid ha en god løsning, men må være forberedt på at det ikke blir det og dokumentere deretter. Medarbeider må også bli tilbudt å ha med seg en de har tillit til. Det er viktig at man får, og at det blir oppfordret til. Veldig mange synes kanskje at det her er litt sårt, vil kanskje ikke at andre på arbeidsplassen skal vite om det. Eller det blir sagt og gjort ting som de ikke synes er noe stas. Da er det også lov å ha med eksterne de har tillit til. Familiemedlem, venn eller lignende, sier Rebecca.
Hun forteller videre at skal man klare å få til en løsning under samtalen, er det viktig at medarbeideren føler seg trygg slik at de tør å åpne seg opp.
Skap gode rammer og spilleregler for samtalen
– Vil du si at det å ha litt spilleregler med tanke på når og hvordan man skal snakke, og hvem man snakker til og hvordan man snakker til dem, kan man bruke det på en konstruktiv måte? spør Oddbjørn.
– Ja, det tenker jeg. Normal høflighet. Det er jo parter når vi kommer i det rommet, og det er jo også viktig. Jeg som er HR-sjef er alltid 100 % arbeidsgiver, jeg er aldri noe annet. Det at rollene er satt, det er viktig, slik at ikke det blir noen misforståelser her. Men samtidig skal du bygge tillit, du skal ikke bruke forsterkende ord, de vanlige spillereglene for kommunikasjon gjelder jo. Skjermet rom, så ikke hele arbeidsmiljøet ser det, det er en del sånne ting, svarer Rebecca.
– Man vet jo at hvis man snakker om og ikke til, som Peter var inne på, så er det jo ting som kan eskalere. Hvis man ikke får lagt frem sitt synspunkt uten å bli avbrutt i en samtale, så vil man kanskje skape et destruktivt klima i den samtalen. Så det å ha de spillereglene eller rammene rundt samtalen det er også en viktig del av håndteringen, sier Oddbjørn.
Lytting er essensielt
– Det å lytte er like viktig som å fortelle. Arbeidsgiver bør sette seg ned og lytte ut medarbeiderne av de som er berørte. Det er kanskje vanskeligere for de som er berørte å lytte, men de bør også oppfordres til at alle får snakke ferdig, og til å lytte til det som blir sagt. Ikke analysere under samtalen, men lytte, sier Rebecca.
Les også: Hvordan utvikler konflikter seg på jobb?
Trinn 4: Gjennomføring av samtalen
Rebecca forteller at det er viktig at arbeidsgivere allerede har gjort en god undersøkelse og kartlagt hva som er de faktiske forholdene.
– Så er det hva skal vi snakke om her? Er det tillitsbrudd? Er det fakta? Er det en hendelse? Ha det konkretisert, sier Rebecca.
– Det er viktig at partene blir hørt. Begge parter skal få lov til å uttale seg. Hva tenker du når du hører hva motparten sier? Det er viktig at det er partene i konflikten som får lov til å komme med løsningene. Gjerne skrive en handlingsplan også, sier Oddbjørn.
Også referatet er viktig, påpeker Rebecca. Som HR-sjef er hun veldig opptatt av referatet, ettersom det kan bli brukt som dokumentasjon hvis situasjonen utarter seg.
Oddbjørn poengterer at man sjeldent vet utfallet på forhånd, og når man er på rødt så kan det potensielt være brudd på arbeidsmiljøloven. Hva gjør man da?
– Arbeidsgiver, brudd på loven, det kan vi alltids håndtere. Folk gjør feil, det aksepterer vi. Finn en løsning og gå videre. Men når tilliten er brutt, da er det vanskeligere. Hvis tilliten er så brutt at det er vanskelig å enes om eller å se for seg at den skal bygges på nytt igjen, så vurderer jo arbeidsgiver oppsigelse av den enkelte medarbeider, sier Rebecca.
Uhåndterlig konflikt
Hvis man kommer til en punkt der konflikten hopper over i det uhåndterlige, bør man passe på å ha dokumentasjonen i orden.
– Når konflikten er uhåndterlig er det viktig for arbeidsgiver å opptre jurdisk korrekt. Ha referater, saksdokumenter og opptre riktig der, det er absolutt et viktig element, sier Oddbjørn.
– Alvorlighetsgraden i det som har skjedd må jo vurderes. Hvis det er alvorlig kriminelle hendelser er det avskjed som skal vurderes. Er det andre ting så er det vanlig oppsigelsessak og det har jo et lengre forløp. De tingene må vurderes fortløpende, sier Rebecca, før hun avslutter:
– Hvis du står alene som leder da, i et lite firma, så er det ofte kjempevanskelig. Da er det veldig greit å ha noen å rådføre seg med. Er det større bedrifter er det alltid greit at mellomlederne involverer lederen over seg fort og at de også ber om bistand fra HR.
Få også med deg disse artiklene om konflikt:
Konflikttrappen: Hvordan utvikler konflikter seg på jobb?
3 tips til forebygging av konflikter på arbeidsplassen
Konflikt på arbeidsplassen: 4 typer konflikter
Hva er en konflikt?
