Omtrent alle ledere vet at det kreves HMS-arbeid i bedriften, men det er vanlig å lure på hvor man skal starte. Fortvil ikke, HMS trenger ikke å være så vanskelig. Følger du vår 4-trinnsmodell kommer du enkelt i gang.
I et hav av lovverk og ulike dokumentasjonskrav, kan det være utfordrende å komme i gang med konkrete og praktiske løsninger for HMS arbeidet. Har du en trinnvis prosess, gjør det oppstarten med HMS-arbeidet mer overkommelig.
Les også: Hva er ditt ansvar i arbeidet med HMS?
Hvordan starte HMS-arbeidet?
For å komme i gang med HMS arbeidet, har vi satt opp en enkel 4-stegs oversikt så du skal forstå de ulike fasene og hva de inneholder. Når du vet hva hvert steg inneholder, kan du gå i gang med konkrete tiltak for å igangsette arbeidet.
Steg 1: Ta initiativ til å starte og planlegge bedriftens HMS-arbeid
Når bedrifter kontakter oss for hjelp til HMS-arbeidet, er det ofte fordi de ikke vet hvor de skal starte. Å ta initiativ og skape en motivasjon til å arbeide med HMS, bør være første steg.
HMS handler i bunn og grunn om å ha det bra på jobb og forebygge skader og ulykker i arbeidet. Setter du det i fokus, vil du garantert se positive effekter både på produktivitet og lønnsomhet i bedriften. Det er viktig at du har med ansatte i utforming og etablering av bedriftens HMS arbeid.
Det er lurt å lage seg et HMS-system, som setter deg i stand til å gjøre nettopp dette. Med litt sunn fornuft kan dette være overkommelig å utføre. I sin enkleste form kan et HMS-system være en HMS-perm eller HMS-håndbok i papirformat.
Likevel vil ofte et digitalt HMS-system være å foretrekke, da det vil gjøre det enklere og mer oversiktlig å gjennomføre det lovpålagte HMS-arbeidet. Tenker du at det kan være noe for deg? Da bør du sjekke ut HMS-systemet vårt.
Les også: Hvorfor trenger du et HMS-system?
Uansett hva du velger, bør systemet ta utgangspunkt i internkontrollens åtte punkter:
- Skaffe oversikt over lover og forskrifter som gjelder for din bedrift
- Sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i HMS
- Sørge for at ansatte medvirker i HMS-arbeidet
- Fastsette mål for HMS
- Organisasjonskart og ansvarsområder
- Kartlegging og risikovurdering
- Etablere rutiner for avvik
- Overvåking av HMS-arbeidet gjennom f.eks vernerunder og årlig gjennomgang av HMS-systemet for å sikre at det fungerer i praksis
Lærer du deg disse, har du en god oversikt over hva du må ha på plass.
Etter å ha tatt initiativ til HMS-arbeidet, er det første du bør gjøre å skaffe deg en oversikt over relevante lover og forskrifter, som gjelder for din bedrift. Da er det greit å kjenne til at arbeidsmiljøloven §3-1 og internkontrollforskriften stiller krav til at alle bedrifter skal jobbe strukturert og systematisk med HMS. For å få hjelp til hvilke lover og forskrifter du må forholde deg til, så kan du f.eks besøke Arbeidstilsynet sine hjemmesider eller kontakte en bedriftshelsetjeneste. Trenger du bistand, står vi selvsagt klare til å hjelpe deg.
Les også: 5 ting som tyder på at du må ta et HMS-kurs
Deretter må det fastsettes mål for HMS-arbeidet. Det kan for eksempel være at dere jobber for å ha null arbeidsulykker i løpet av året, eller at dere ønsker å redusere sykefraværet til 2% neste år.
Det er viktig at målene som settes er konkrete og målbare, slik at det bidrar til å styrke motivasjonen til å jobbe med bedriftens HMS-arbeid. Når målene er satt kan det lages en konkret handlingsplan for å nå målene.
Når HMS-målsettinger er fastsatt bør du gå i gang med å organisere bedriftens HMS-arbeid. Her skal man lage et organisasjonskart som tar for seg de ulike HMS-rollene i bedriften og deres ansvarsområder.
Steg 2: Kartlegge bedriftens risikofaktorer
Når du har etablert et HMS-fokus, fått oversikt over relevant lovverk, satt HMS-mål for bedriften og utarbeidet et organisasjonskart, er tiden inne for å kartlegge risikoforholdene i bedriften.
Her er mange redde for å trå feil. Det er egentlig lite du kan gjøre «feil» så lenge du har fokus på å stille deg følgende spørsmål : "Hva kan gå galt og hva kan vi gjøre for å forhindre at det skjer?".
Ta frem penn og papir, og sett deg ned med dine ansatte. Tenk sammen igjennom hvilke arbeidsoppgaver dere utfører. Finn deretter ut hvilke av disse aktivitetene som medfører risiko, og hva slags risiko det er snakk om. Vurder sannsynligheten for at den hendelsen skal skje, og hva konsekvensen vil være om den inntreffer. Rent visuelt kan det være lurt å sette dette inn i et risikodiagram for å synliggjøre risikofaktorene dere har i bedriften.
Les også: Hva er risikovurdering
Steg 3: Utføre HMS-arbeidet
I dette steget er vi over på den håndfaste og praktiske delen av HMS-arbeidet. Her skal du bruke den innsikten du har fått under kartleggingen, og overføre det til praktiske HMS-oppgaver eller tiltak. Skaff deg oversikt over hvilke oppgaver du må gjøre (som er lovpålagt), og hvilke oppgaver du bør gjøre, og lag en plan for når de ulike oppgavene skal utføres.
Les også: 5 goder av et godt HMS-arbeid
Under er noen eksempler på oppgaver man må/er anbefalt til å gjøre i HMS-arbeidet:
Les også: Ønsker du tips til en bedre medarbeidersamtale?
Når du skal planlegge og følge opp HMS-arbeidet kan det være lurt å bruke et HMS-årshjul eller en HMS-handlingsplan. Da får du et visuelt overblikk over hvilke aktiviteter som skal gjennomføres og når.
Steg 4: Følge opp og forbedre HMS-arbeidet
Den viktigste delen av HMS-arbeidet er selvsagt den praktiske gjennomføringen. Det handler om å sikre samsvar mellom nedskrevne rutiner og det som faktisk gjennomføres. Dette er en prosess som kontinuerlig bør følges opp. Dersom noe ikke går som planlagt, må man undersøke hvorfor og forsøke å forbedre rutinene.
Er det eksempelvis brudd på lov eller forskrift, eller brudd på rutiner eller instrukser som er viktig for å ivareta sikker drift, bør det meldes som avvik og følges opp. Et avvik i denne forstand er uønskede hendelser som kan føre til, eller har ført til skade.
Les også: Avvik: hva er avvik?
Det er viktig å ha en rutine som beskriver hvilke og hvordan avvik skal meldes. Det må i tillegg tydeliggjøres hvem som har ansvaret for å følge de opp. Det er ingen krav til hvordan dette skal gjøres. Et avvik kan for eksempel meldes gjennom en SMS til daglig leder, dersom det er etablert en rutine på dette.
Å melde avvik er å synliggjøre hva som har skjedd og hva som kan gjøres bedre slik at ansatte opplever å ha det bra på jobb og at skader og ulykker forebygges i arbeidet.
Trenger du hjelp med å komme i gang, er du selvsagt velkommen til å kontakte oss.
HMS-regelverk: De viktigste lovene som gjelder for din bedrift
Hva er en HMS-handlingsplan og hvordan utforme den?
