Dette skal dokumenteres i HMS-arbeidet

HMS trenger ikke å være kjedelig selv om det er lovpålagt. Det trenger heller ikke å være spesielt tidkrevende. I dette innlegget gir vi deg en enkel oppskrift på hva du skal dokumentere i HMS-arbeidet.

Oppskriften på HMS-arbeid – satt i system

Uansett om du er godt bevandret i HMS-verden eller rykende fersk, er det lurt å ha en oppskrift eller en fremgangsmåte for arbeidet. Du kan sammenlikne det med å bake boller. Ved å følge en oppskrift kan til og med den mest håpløse få til å lage gode boller.

Les også: Hva er internkontroll og hvorfor må du utføre den?

Vi skal ikke dra denne bolle-analogien for langt, men poenget er at ordet «internkontroll» kan for mange være forvirrende. Innholdet er egentlig ganske enkelt. Denne oppskriften, eller internkontrollen  om du vil, består av 8 punkter, hvorav 5 skal dokumenteres.  Det er det som skal dokumenteres i HMS-arbeidet.  

Les også: Last ned gratis infografikk: 8 krav til internkontrollen

1. Din HMS-målsetting skal dokumenteres

Det første punktet går på at du skal formulere en HMS-målsetting. Her er det viktig å ikke gjøre det mer komplisert enn det trenger å være. Samtidig bør målsettingen være konkret, realistisk og målbar.

Husk at et godt HMS-mål i seg selv kan være en stor motivasjonsfaktor i HMS-arbeidet.

Et konkret mål kan for eksempel være at dere ønsker å redusere, både det egenmeldte og legemeldte sykefraværet til 2 prosent neste år.

Ved å sette konkrete mål, blir det også lettere å finne konkrete tiltak.

I eksempelet her kan et tiltak være å gjennomføre vernerunder regelmessig. Dette for å påse at de ansatte har det arbeidsutstyret de trenger, eksempelvis for å sitte forsvarlig på kontoret.

Et annet tiltak vil kunne være å gjennomføre en arbeidsplassvurdering med en fysioterapeut. Det er ikke alltid man sitter på kompetansen selv, og da må man ofte hente inn kompetansen eksternt.

Se også: Slik gjennomføres digitale arbeidsplassvurderinger hos Grønn Jobb

Det er heller ingen formkrav til utformingen av en HMS-målsetting. Det som er viktig er at det blir konkret nok. Hvis ikke er det stor risiko for at dokumentet kun blir en ren formalitet.

Les også: Trenger du bistand til vernerunden? Få hjelp av våre HMS-eksperter

2. Dokumenter hvordan HMS-arbeidet er organisert i bedriften

Det neste punktet du må dokumentere er en beskrivelse av hvordan HMS-arbeidet er organisert. Helt konkret betyr det at du skal tegne opp et organisasjonskart for å synliggjøre de viktigste HMS-rollene i bedriften, og beskrive kortfattet hvilket ansvar den enkelte har. Dette kan løses ved å ta frem penn og papir og tegne opp et organisasjonskart.

Dersom du har et digitalt HMS-system, er det ofte en egen modul hvor du kan tegne opp organisasjonskart. Det generelle ansvaret til arbeidsgiver og ansatte er synliggjort i Arbeidsmiljøloven kap.2.

Les også: Hva er ditt ansvar i arbeidet med HMS?

3. Kartlegging og risikovurdering – et viktig dokument i HMS-arbeidet

Det å ha kontroll på bedriftens risikofaktorer er kjernen i alt HMS-arbeid, og dermed det viktigste punktet i internkontrollen. Basert på din kartlegging  av risikoforhold på arbeidsplassen, bygges det rutiner for avvik, rutiner for dokumentert opplæring, og det definerer hvilke tiltak som skal settes inn i en HMS-handlingsplan.

Les også: Hva er risikovurdering?

Mangler du kartlegging og risikovurdering i din HMS-dokumentasjon, vil dette kunne medføre pålegg fra tilsynsmyndigheter Derfor er mange redde for å gjøre feil. Det er egentlig lite du kan gjøre «feil» så lenge du har fokus på å stille deg følgende spørsmål: "Hva kan gå galt og hva kan vi gjøre for å forhindre at det skjer?".

Hvilken metode du velger er opp til deg. Dersom du gjør risikovurderingen ved bruk av penn og papir, har vi laget noen enkle skjemaer du kan benytte.

Les også: Gratis webinar: Slik gjør du risikovurdering

Har du et digitalt HMS system, så registrerer du farer i arbeidet, og angir et tall for hva du tenker om sannsynlighet for at hendelsen kan oppstå og konsekvens dersom hendelsen inntreffer. Resten tar systemet seg av. Da slipper du penn og papir, og gjør jobben med revidering mye lettere.  

4. Dokumenter avviksrutinen din

Det neste punktet som skal dokumenteres i HMS-arbeidet, er din rutine for avviksregistrering. Avvik i en HMS-sammenheng er uønskede hendelser som oppstår i bedriften som er viktig å gjøre noe med for at det ikke skal bli en ulykke. Ved å ha en god nedfelt rutine på avvik, så slipper hver enkelt ansatt å lure på hva de skal melde som avvik og ikke. En god avviksrutine inneholder også kort informasjon om saksbehandlingen etter et avvik/uønsket hendelse er registrert.

Les også: Gratis videokurs: Avvikshåndtering

Det er heller ikke her noen formkrav til hvordan avvik skal meldes. Det viktigste er at de blir meldt inn, og at noen har ansvar for å følge de opp. Har du et digitalt HMS-system, meldes avvik enkelt gjennom telefon. Har du ikke et digitalt system, kan du bruke et avviksskjema som du fyller ut manuelt.

Les også: Avvik: Hva er avvik?

5. Dokumenter rutinen for revisjon av HMS-arbeidet

Det siste punktet som skal dokumenteres er revisjonsrutinen din. Denne rutinen bør gjøres så enkel som mulig og ta for seg internkontrollen med de 8 punktene. Dette for å sjekke at dere er i samsvar med det loven krever, og sikre at de HMS-regler dere har satt i bedriften, faktisk fungerer som tenkt.

Les også: Internkontroll: Slik gjør du en revisjon av internkontrollen

Rent praktisk kan dette gjøres ved at dere lager dere en sjekkliste for hva dere skal gå igjennom ved revisjon av bedriftens HMS, og sett e det inn i HMS-kalenderen. Denne sjekklisten kan lages ved bruk av penn og papir, eller utføres direkte i HMS-systemet ditt.

Trenger du hjelp med å definere en revisjonsrutine? Kontakt oss gjerne, og få hjelp av våre dyktige HMS-eksperter.

Og forresten. Internkontrollen er meget viktig for oppfølging av HMS-regelverket . Vi har laget en enkel grafikk som gir deg et visuelt overblikk, og som viser hvilke av punktene som skal dokumenteres skriftlig.

👇 Last den ned gratis ved å klikke på bildet nedenfor 👇