HMS trenger ikke å være kjedelig selv om det er lovpålagt. Det trenger heller ikke å være spesielt tidkrevende. I dette innlegget gir vi deg en enkel oppskrift på hva du skal dokumentere i HMS-arbeidet.
Innhold
- Nøkkelpunkter
- Oppskriften på HMS-arbeid – satt i system
- 1. Din HMS-målsetting skal dokumenteres
- 2. Dokumenter hvordan HMS-arbeidet er organisert i bedriften
- 3. Kartlegging og risikovurdering – et viktig dokument i HMS-arbeidet
- 4. Dokumenter avviksrutinen din
- 5. Dokumenter rutinen for revisjon av HMS-arbeidet
- Konklusjon
- FAQ: Ofte stilte spørsmål
Oppskriften på HMS-arbeid – satt i system
Uansett om du er godt bevandret i HMS-verdenen eller rykende fersk, er det lurt å ha en oppskrift eller en fremgangsmåte for arbeidet. Du kan sammenlikne det med å bake boller. Ved å følge en oppskrift kan til og med den mest håpløse lage gode boller.
Vi skal ikke dra denne bolle-analogien for langt, men poenget er at ordet «internkontroll» kan for mange være forvirrende. Innholdet er egentlig ganske enkelt. Denne oppskriften, eller internkontrollen om du vil, består av 8 punkter, hvorav 5 skal dokumenteres. Det er det som skal dokumenteres i HMS-arbeidet.
Les også: Last ned gratis infografikk: 8 krav til internkontrollen
1. Din HMS-målsetting skal dokumenteres
Det første punktet går på at du skal formulere en HMS-målsetting. Her er det viktig å ikke gjøre det mer komplisert enn det det trenger å være. Samtidig bør målsettingen være konkret, realistisk og målbar.
Husk at et godt HMS-mål i seg selv kan være en stor motivasjonsfaktor i HMS-arbeidet.
Et konkret mål kan for eksempel være at dere ønsker å redusere, både det egenmeldte og legemeldte sykefraværet til 2 prosent neste år.
Ved å sette konkrete mål, blir det også lettere å finne konkrete tiltak.
I eksempelet her kan et tiltak være å gjennomføre vernerunder regelmessig. Dette for å påse at de ansatte har det arbeidsutstyret de trenger, eksempelvis for å sitte forsvarlig på kontoret.
Et annet tiltak vil kunne være å gjennomføre en arbeidsplassvurdering med en fysioterapeut. Det er ikke alltid man sitter på kompetansen selv, og da må man ofte hente inn kompetansen eksternt.
Det er heller ingen formkrav til utformingen av en HMS-målsetting. Det som er viktig er at det blir konkret nok. Hvis ikke er det stor risiko for at dokumentet kun blir en ren formalitet.
Les også: Trenger du bistand til vernerunden? Få hjelp av våre HMS-eksperter
2. Dokumenter hvordan HMS-arbeidet er organisert i bedriften
Det neste punktet du må dokumentere er en beskrivelse av hvordan HMS-arbeidet er organisert. Helt konkret betyr det at du må vise hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS er fordelt i bedriften. En vanlig måte å løse dette på er å tegne opp et organisasjonskart som synliggjør de viktigste HMS-rollene, med en kort beskrivelse av ansvaret den enkelte har. Dette kan løses ved å ta frem penn og papir og tegne opp et organisasjonskart.
Dersom du har et digitalt HMS-system, er det ofte en egen modul hvor du kan tegne opp organisasjonskart. Det generelle ansvaret til arbeidsgiver og ansatte er synliggjort i Arbeidsmiljøloven kap.2.
Les også: Hva er ditt ansvar i arbeidet med HMS?
3. Kartlegging og risikovurdering – et viktig dokument i HMS-arbeidet
Det å ha kontroll på bedriftens risikofaktorer er kjernen i alt HMS-arbeid, og blir derfor ofte regnet som det mest sentrale punktet i internkontrollen. Basert på din kartlegging av risikoforhold på arbeidsplassen, bygges det rutiner for avvik, rutiner for dokumentert opplæring, og det definerer hvilke tiltak som skal settes inn i en HMS-handlingsplan.
Les også: Hva er risikovurdering?
Mangler du kartlegging og risikovurdering i din HMS-dokumentasjon, vil dette kunne medføre pålegg fra tilsynsmyndigheter. Derfor er mange redde for å gjøre feil. Det er egentlig lite du kan gjøre «feil» så lenge du har fokus på å stille deg følgende spørsmål: «Hva kan gå galt, og hva kan vi gjøre for å forhindre at det skjer?».
Hvilken metode du velger er opp til deg. Dersom du gjør risikovurderingen ved bruk av penn og papir, har vi laget noen enkle skjemaer du kan benytte.
Har du et digitalt HMS-system, registrerer du farer i arbeidet og angir et tall for hvor sannsynlig det er at hendelsen kan oppstå, og hvilken konsekvens den vil få dersom den inntreffer. Resten tar systemet seg av. Da slipper du penn og papir, og jobben med revidering blir mye enklere.
Les også: Gratis webinar: Slik gjør du risikovurdering
4. Dokumenter avviksrutinen din
Det neste punktet som skal dokumenteres i HMS-arbeidet, er din rutine for avviksregistrering. Avvik i en HMS-sammenheng er uønskede hendelser eller brudd på interne rutiner og krav som det er viktig å gjøre noe med, slik at det ikke utvikler seg til en ulykke. Ved å ha en god, nedfelt avviksrutine slipper hver enkelt ansatt å lure på hva som skal meldes som avvik og ikke. En god avviksrutine inneholder også kort informasjon om saksbehandlingen etter at et avvik eller en uønsket hendelse er registrert.
Det er heller ikke her noen formkrav til hvordan avvik skal meldes. Det viktigste er at de blir meldt inn, og at noen har ansvar for å følge dem opp. Har du et digitalt HMS-system, kan avvik meldes enkelt direkte fra telefonen. Har du ikke et digitalt system, kan du bruke et avviksskjema som du fyller ut manuelt.
Les også: Avvik: Hva er avvik?
5. Dokumenter rutinen for revisjon av HMS-arbeidet
Det siste punktet som skal dokumenteres er revisjonsrutinen din. Denne rutinen bør gjøres så enkel som mulig og ta for seg internkontrollen med de 8 punktene. Dette for å sjekke at dere er i samsvar med det loven krever, og sikre at de HMS-reglene dere har satt i bedriften, faktisk fungerer som tenkt.
Rent praktisk kan dette gjøres ved at dere lager en sjekkliste for hva dere skal gå gjennom ved revisjon av bedriftens HMS, og setter den inn i HMS-kalenderen. Sjekklisten kan lages med penn og papir, eller utføres direkte i HMS-systemet ditt.
Trenger du hjelp med å definere en revisjonsrutine? Kontakt oss gjerne, så får du hjelp av våre dyktige HMS-eksperter.
Les også: Internkontroll: Slik gjør du en revisjon av internkontrollen
Forresten: internkontrollen er svært viktig for oppfølging av HMS-regelverket. Vi har laget en enkel grafikk som gir deg et visuelt overblikk, og som viser hvilke av punktene som skal dokumenteres skriftlig.
👇 Last den ned gratis ved å klikke på bildet nedenfor 👇
Konklusjon
HMS-dokumentasjon trenger verken å være komplisert eller tidkrevende. Har du en HMS-målsetting, oversikt over organiseringen, en kartlegging og risikovurdering, en avviksrutine og en revisjonsrutine på plass, har du dekket de fem punktene som skal dokumenteres skriftlig i internkontrollen.
Det viktigste er ikke at dokumentene ser perfekte ut, men at de er konkrete nok til å fungere – og at de faktisk brukes og følges opp i hverdagen. Da blir HMS et nyttig verktøy for et tryggere arbeidsmiljø, og ikke bare en formalitet.
