Å jobbe med arbeidsmiljøet og HMS kan være tidkrevende. Derfor bør du gjøre jobben enklere for deg selv. Et nettbasert HMS-system gjør det enkelt for deg å følge HMS-kravene til din bedrift. Når det blir enklere og mer oversiktlig å gjennomføre det lovpålagte HMS-arbeidet så er også resultatet at du får en tryggere og mer effektiv bedrift.
For arbeidsgiveren er et HMS-system sentralt fordi det gjør jobben med HMS enklere, det gir deg full oversikt over arbeidet og samler det på ett sted, samtidig som du holder deg oppdatert og vet når dere skal gjøre oppfølginger.
Innhold
Verktøyet som holder dere trygge og innenfor loven
Hvorfor trenger du et HMS-system?
Lovpålagt krav til systematisk HMS-arbeid
Arbeidstilsynet kontrollerer deg gjennom tilsyn
Andre aktører stiller også krav til dine HMS-rutiner
Fordeler med et digitalt HMS-system
Fordeler med et godt HMS-arbeid
Hva bør et HMS-system inneholde?
Hvorfor bør disse tingene være med?
Still deg selv disse spørsmålene vedrørende HMS-system
Et verktøy for leder, verneombud og HMS-ansvarlig
Hva er et HMS-system?
Enkelt forklart kan vi si at et HMS-system er de tingene du trenger å gjøre innen HMS, samlet på ett sted. HMS-systemet inneholder hva dere skal gjøre, når dere skal gjøre det og hvem som skal gjøre det. Det inneholder også hva som har blitt gjort.
Et HMS-system holder dere trygge og innenfor loven
På mange måter er et HMS-system et lederverktøy som gjør samarbeidet med resten av bedriften bedre. Det gjør også dine medarbeidere tryggere i arbeidshverdagen.
Samtidig har du som leder et ansvar for å kunne dokumentere at din bedrift gjør jobben sin med helse, miljø og sikkerhet (HMS).
Virksomhetens leder har nemlig plikt til å sørge for at kravene til HMS blir fulgt systematisk opp, i henhold til regelverket.
Et HMS-system er et dokumentsystem over dette arbeidet, som både dokumenterer hva som har blitt gjort, samtidig som det gir oversikt over rutiner og sprer kunnskap internt i bedriften.
Blant annet vil denne systematiske fremgangsmåten innebære at dere har en oversikt i HMS-arbeidet som gjør at dere gjennomfører oppgavene regelmessig og har den skriftlige dokumentasjonen på arbeidet – som kreves.
Dette innebærer blant annet skriftlige beskrivelser av:
- Mål for HMS
- Organisasjonskart og ansvarsfordeling innen HMS
- Beskrivelse av risikokartlegging
- Handlingsplan
- Rutine for håndtering av feil og mangler
- Hvordan HMS-rutiner blir gjennomgått
Poenget med et system for HMS
Som arbeidsgiver er det du som skal ta initiativet med HMS og et system for dette, men samtidig sørge for at arbeidet med helse, miljø og sikkerhet skjer i samspill med medarbeiderne dine.
Ved å ha et digitalt system knyttes dere sammen på tvers av bedriften, samtidig som jobben din som leder for denne prosessen blir mye enklere.
Poenget med HMS-systemet er at dere jobber på en trygg måte. Mer detaljert sett i form av at dere planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder aktivitetene overens med lover og forskrifter. På denne måten blir både helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen ivaretatt.
Det systematiske HMS-arbeidet blir også kalt for internkontroll. Derfor kan du også kalle det for et internkontrollsystem.
Digitalt HMS-system
Et digitalt, nettbasert HMS-system samler alt arbeidet ditt, knyttet til HMS, på ett sted. Vi kan kalle dette for et online HMS-system, et nettbasert HMS-system eller et digitalt HMS-system. I denne artikkelen kommer vi hovedsakelig til å omtale det som et digitalt HMS-system.
Dette gir deg et mer levende system med varsler for oppfølging og tilgang til lovverk. I dag er vi ofte på farten og jobber oftere på mobilen. Med et digitalt system for HMS kan du få tilgang til arbeidet også på mobilen.
Der hvor man tidligere brukte en statisk perm til å dokumentere helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, er dette i dag ansett som en gammeldags løsning. Man ønsker i større grad et levende system som man faktisk følger opp og gjennomgår, ikke en gammel, støvete perm du setter i hylla og aldri rører igjen.
Når Arbeidstilsynet kommer på tilsyn ønsker de å se at systemet blir gjennomgått rutinemessig og "lever". Da stiller du ikke spesielt godt med en gammel perm.
Hvorfor trenger du et HMS-system?
Det er mange grunner til at du trenger et HMS-system. Men hovedsakelig faller grunnene i to kategorier.
- Den ene kategorien er de lovpålagte kravene til å systematisk følge opp bedriftens HMS.
- Den andre kan sies å være fordelene som et HMS-system gir bedriften.
HMS-system: Krav om systematisk HMS-arbeid
Først og fremst er det nedsatt krav til systematisk HMS-arbeid i lover og forskrifter – hovedsakelig i arbeidsmiljøloven og i forskrift for internkontrollen.
Les også: Hva er internkontrollforskriften?
Internkontrollforskriften stiller for eksempel 8 krav hvor 5 av disse skal dokumenteres skriftlig. Du kan lese mer om dette og det kravet til å jobbe systematisk med HMS i linken over.
Selv om det før var vanlig å lage en perm for HMS-arbeidet, er det i dag ansett som gammeldags og du gjør jobben vanskeligere for deg selv. Du må oppdatere dokumentene og gå gjennom rutinene. Systemet ditt skal med andre ord være levende. Du skal ikke sette det på hylla for å dø.
Uansett hvordan du tenker å løse utfordringene dine med det systematiske arbeidet, så stilles det som sagt noen lovkrav. Og disse følges opp via tilsyn.
Skulle du få et tilsyn er det godt å ha et HMS-system
Det er tilsynsmyndigheter som kontrollerer at du jobber systematisk med HMS. Som oftest er det Arbeidstilsynet som kontrollerer dette.
Vi har allerede skrevet en hel serie om tilsyn. I den forteller vi deg hva du bør gjøre før, under og etter tilsynet. Den kan du begynne å lese på her:
Tilsyn 1/3: Slik forbereder du deg til tilsynet
Det viktigste for deg er å vite at internkontroll følges opp i tilsyn rundt omkring av Arbeidstilsynet, kontinuerlig.
Derfor er det viktig for deg å ha et godt HMS-system. Ikke bare fordi det gjør bedriften din tryggere og gir deg fordeler, men hvis du ikke følger opp dette arbeidet godt nok, så kan det straffe seg for deg. I form av pålegg, bøter, osv.
Men det er ikke bare Arbeidstilsynet som vurderer dine HMS-rutiner.
Andre aktører stiller også krav til dine HMS-rutiner
Det er ikke bare tilsynsmyndigheter som vurderer ditt HMS-arbeid. Stadig flere leverandører stiller krav til dokumentasjon på samfunnsansvar og godt HMS-arbeid fra sine underleverandører og partnere.
Også kunder blir stadig mer bevisste på hvorvidt bedrifter tar sitt samfunnsansvar, blant annet for miljøet. Å vise kunder at dere tar deres del av samfunnsansvaret og jobber på en trygg måte for miljø og ansatte blir stadig viktigere. Eksempelvis kan dette være gjennom å bli sertifisert Miljøfyrtårn, som igjen skjer gjennom å vise til godt HMS-arbeid i bedriften.
Har dere mangler i HMS-rutinene kan dere få problemer med forsikringsoppgjør i etterkant av en hendelse. Det tilsier at dere ikke har fulgt opp deres side. Gode rutiner kan også påvirke forsikringspremien.
Dekk kravene for GDPR og personvernloven med et HMS-system
20. juli i år, 2018, tredde den nye personvernloven i kraft. Det innebærer noen krav til behandling av personopplysninger, blant annet om deres ansatte i et HMS-system.
For å dekke disse kravene bør du ha et tilpasset og oppdatert HMS-system som gjør det enklere å ivareta personopplysninger riktig. 
Fordeler med et digitalt HMS-system
Først og fremst får du oversikt over alt arbeidet med HMS på ett sted. Dette er både praktisk og smart. Hvis du får tilsyn har du kontroll på hva dere har gjort og kan dokumentere det via systemet, fordi du vet hvor alt er og du har det i et oversiktlig format.
Med et digitalt system får du også tilgang til arbeidet når du er på farten, for eksempel ved å bruke mobilen eller nettbrett. Det gjør gapet mellom den praktiske HMS-en og dokumentasjonen kortere.
Et digitalt system gir deg tilgang til oppdatert lovverk for din bransje og bedrift, slik at du vet hva som kreves. Det vil igjen gjøre deg og dine medarbeidere tryggere, siden du vet hva som skal gjøres for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen og hvorfor dere skal gjøre det.
For å hjelpe deg dekke kravene til GDPR og den nye personvernloven bør HMS-systemet ha mulighet til å oppfylle de ansattes rettigheter, som for eksempel innsyn, retting og sletting av opplysninger.
Informasjonen du behandler skal være trygt oppbevart. Eksempelvis lagrer vi i Grønn Jobb informasjonen fra HMS-systemet både sikret og kryptert på våre servere. Dette er teknisk sett en tryggere løsning enn om brukerne lagrer informasjonen i usikrede databaser og servere, eller internt i papirformat.
Et godt HMS-system gjør det enkelt for deg å håndtere de nye GDPR-rammene.
Lær mer: Grønn Jobb HMS-system – det nettbaserte systemet som gjør HMS-arbeidet enkelt
Et HMS-system bidrar til godt HMS-arbeid – det er lønnsomt
Vi har tidligere skrevet om flere fordeler av et godt systematisk HMS-arbeid. Der nevner vi blant annet at ifølge en forskningsrapport av ISSA, kan du forvente 2,20 kr tilbake i økt lønnsomhet for hver krone investert i HMS-tiltak per ansatt.
Dette arbeidet er enklere å gjennomføre, og gjøre godt, når du har et solid system å forholde deg til, med både maler, varsler, lovverk og mer til. Så hva bør et HMS-system inneholde?
Hva bør et HMS-system inneholde?
Nå har vi pratet en del om hva et HMS-system er, litt av poenget med å ha et system og hvorfor du trenger det. Men hva bør et HMS-system inneholde for å dekke de lovpålagte kravene, og ikke minst, deres behov i bedriften?
For å dekke kravene til internkontrollen bør systemet inneholde følgende:
- Oversikt over lover og regler
- Mål for helse, miljø og sikkerhet
- Oversikt over organisasjon – ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS
- Risikoanalyse
- Avviksbehandling
- Rutiner
- Dokumenter
I tillegg skal arbeidstakerne ha tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet. Derfor er det lurt å kombinere et HMS-system med opplæring via et HMS-kurs eller verneombudskurs. Våre HMS-kurs kan du finne og lese mer om her.
Hvorfor er et HMS-system viktig?
Du sitter kanskje der og lurer på hvorfor nettopp disse tingene er så viktig?
Det har sammenheng med lovkravene, som baserer seg på å sikre god helse, miljø og riktig sikkerhet for virksomheten.
Du skal kjenne til myndighetskravene for virksomheten og dere skal sette dere mål for HMS-arbeidet dere skal gjennomføre. Og så skal dere kartlegge problemer og farer som dere kommer over. Det er verdt å merke seg at omfanget på arbeidet er avhengig av din bedrifts risikoelementer, størrelse og hva slags arbeid dere utfører.
Dere skal lage handlingsplan med tiltak for å senke farer og dere skal ha rutiner for å finne og fikse overtredelser på HMS-lovene. Dere skal også ha rutiner for å forebygge.
Det er viktig at dere som bedrift kan vise til dokumentasjon på at dere har kartlagt og gjort tiltak for å hindre overtredelser – og den dokumentasjonen får dere enkelt på plass med et digitalt HMS-system som har disse tingene klart til å utfylles.
Trenger du et HMS-system?
Det er forskjeller på bedrifter og hvilke behov de har i sammenheng med HMS.
Hvis din bedrift produserer, selger eller tilbyr varer eller tjenester kan du ta utgangspunkt i at internkontrollforskriften gjelder for dere.
Det er et krav til alle bedrifter å jobbe systematisk med helse, miljø og sikkerhet (HMS). Det er derimot forskjeller i hvordan dette gjennomføres i omfang, fra en liten bedrift på 2-3 stykk til en større organisasjon.
Nøyaktig hva det vil si for din bedrift kan du se mer om i internkontrollforskriften med veiledning.
For de fleste bedrifter vil et digitalt HMS-system uansett gjøre jobben enklere.
Videre kan du se noen spørsmål du bør stille deg når du skal vurdere behovet for et HMS-system.
Still deg selv disse spørsmålene vedrørende HMS-system
Når du vurderer om du trenger et HMS-system bør du stille deg noen spørsmål for å finne ut hvor du er i løypa og hva behovet ditt er:
- Er det ansatte i bedriften og eventuelt hvor mange?
- Produserer, selger eller tilbyr din bedrift varer eller tjenester?
- Hvor risikofylt er arbeidet vårt?
- Har jeg tid, lyst og råd til å lage et HMS-system selv, fra bunnen av, som er dekkende nok til kravene loven stiller til min bedrift?
- Ønsker jeg å gjøre alt dette selv?
- Hvis jeg lager det selv, blir det godt nok til å dekke lovkravene?
- Hvis jeg lager det selv, kommer jeg til å bruke færre arbeidstimer på å lage det enn det hadde kostet meg å kjøpe et digitalt HMS-system?
- Eller ønsker jeg et digitalt HMS-system som jeg bare kan fylle ut og som kan varsle meg om oppfølginger?
- Ønsker jeg å stå alene, eller ønsker jeg å ha et godt system i ryggen? Med oppfølging av konsulent, innføring i systemet og hjelp til å komme i gang?
Med et digitalt HMS-system som er klart til å fylles ut av din bedrift punkt for punkt vil du spare masse tid, og du kan heller bruke tiden din på å drive bedriften fremover.
Et verktøy for leder, verneombud og HMS-ansvarlig
Det er mange utfordringer for en leder når det kommer til HMS. Du skal ta initiativet, motivere og få i gang de ansatte til å delta i HMS-arbeidet.
Samtidig må du ha oversikt over hva dere skal gjøre, hva som har blitt gjort og hvem som gjør oppgavene.
Ikke bare vil et system gjøre jobben med de ansatte lettere, men det knytter også leder, verneombud og HMS-ansvarlig sammen i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og gjør det hele enklere for alle parter.
Når dere skal koordinere hvem som løser hver oppgave og når det skal gjøres, så vil det fort bli rot hvis ikke dere har system i sakene. Et digitalt system for HMS gir alle fortløpende innsikt i hvordan oppgavene ligger an og hva som har blitt gjort, slik at alle er om bord i den samme båten, og ikke minst – seiler samme vei.
HMS-plan mal
Med et digitalt HMS-system får du en HMS-plan mal.
Når du skal gjøre arbeidet med helse, miljø og sikkerhet, så trenger du noe å gå etter. Du trenger en plan for arbeidet, som med alt annet.
Du vil med et digitalt system for HMS få vite hva du bør gjøre –punkt for punkt. Du har oversikt over oppgavene som ligger for dine føtter, du vet hvordan dere allerede ligger an og du vet, tydelig, hvordan dere skal bevege dere fremover i prosessen.
I Grønn Jobb sitt system for HMS finner du også maler for sjekklister, rutiner og kartlegging, i tillegg til andre diverse maler for administrasjon og personal. Systemets maler kan skreddersys og tilpasses hver enkelt bedrift.
Grønn Jobb HMS-system
Nå som du vet hvorfor du trenger et HMS-system og hvilke fordeler et digitalt HMS-system gir deg, er neste steg å velge et system. Du trenger egentlig ikke lete lenge!
I Grønn Jobb har vi lang erfaring innen helse, miljø og sikkerhet. Vi har flinke HMS-rådgivere i vår bedriftshelsetjeneste, vi tilbyr kurs og tjenester for å gjøre deg klokere innen HMS og vi har – ikke minst – et digitalt system for HMS som hjelper deg gjøre HMS enklere og mer effektivt.
Det er mange fordeler med et digitalt HMS-system fra Grønn Jobb. Klikk på knappen under om du ønsker å se pris, book en demo eller få tilbud på et digitalt HMS-system i dag.
5 ting du bør tenke på før du velger HMS-system
HMS-regelverk: De viktigste lovene som gjelder for din bedrift
