Hva er internkontroll og hvorfor må du utføre den?

Det er et lovkrav at alle bedrifter skal utføre en såkalt internkontroll. Hva er egentlig internkontroll og hvordan går man frem for å utføre den? Vi ønsker å vise at HMS ikke er så vanskelig. Derfor skal vi forsøke å gi en enkel forklaring på hva en internkontroll går ut på, og gi deg en innføring i de viktigste tingene du trenger å vite.  

Internkontroll er en måte å kontrollere at HMS-systemet fungerer 

Arbeidsmiljøloven §3-1 stiller krav til at alle bedrifter skal jobbe systematisk med HMS.  

For å jobbe systematisk med HMS, må du naturlig nok ha et system for hvordan du skal følge det opp. Dette systemet blir ofte referert til som et HMS-system. Det skal ta for seg hele prosessen med å planlegge, gjennomføre og opprettholde aktiviteter i samsvar med gjeldene lovverk knyttet til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Denne prosessen skal dokumenteres. Det er her internkontrollen kommer inn.

Internkontroll er hvordan bedriften planlegger, følger opp og påser at HMS-systemet fungerer som det skal. Det er med andre ord en form for kvalitetssikring for å sikre at HMS-reglementet etterleves. Dermed kan man si at internkontroll er bedriftens egenkontroll av HMS-systemet. 

Hvem er ansvarlig for å gjennomføre internkontroll? 

Det er daglig leder som er overordnet ansvarlig for bedriftens HMS arbeid og skal sørge for at internkontroll blir gjennomført. Det er med andre ord leder som skal sørge for innføring, motivasjon og riktig utførelse av internkontrollen. Selv om leder er den øverst ansvarlig, kan likevel de praktiske oppgavene delegeres. HMS skal være en del av den daglige driften. Derfor bør også de ansatte bidra og sørge for god, aktiv gjennomføring av HMS-tiltakene.  

Hva sier lovverket om internkontroll? 

Internkontrollforskriften, eller HMS-lovgivningen om du vil, beskriver kravene til bedriftens internkontroll. Det er ofte disse kravene som virker skremmende for mange. For å  avvæpne dette litt, kan vi betrygge deg om at disse kravene kan tilpasses til din bedrift, avhengig av størrelse, risiko og aktiviteter.

Det vil si at HMS-rutinene ikke trenger å være like omfattende for mindre bedrifter med lavere risiko for eksempelvis ulykker og brann. Felles for alle bedrifter uavhengig av størrelse og omfang, er at de skal sørge for et systematisk arbeid som skal fremme arbeidsmiljø og forebygge skader og ulykker.  

Les også: Hva er internkontrollforskriften? 

Internkontrollforskriften: 8 krav til internkontroll 

Internkontrollforskriften inneholder 8 krav til internkontrollen, og disse kravene kan sees på som en smørbrødliste: 
 

1. Skaffe oversikt over lover og forskrifter som gjelder for din bedrift  
2. Sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i HMS  
3. Sørge for at ansatte medvirker   
4. Fastsette mål for HMS  
5. Organisasjonskart og ansvarsområder  
6. Kartlegging og risikovurdering  
7. Etablere rutiner for avvik  
8. Revisjon av internkontrollen  

Punkt 4-8 i internkontrollen må dokumenteres skiftlig. Innhold og formen på dette avhenger helt av hva man driver med. Jobber du med for eksempel kjemikalier eller manuelt arbeid, er det blant annet krav til utvidet risikovurdering. Trenger du en visuell oversikt over internkontrollen kan du laste ned infografikken vi har laget for de 8 kravene, og bruke denne som inspirasjon: 

Innholdet i internkontrollen – kort oppsummert 

I korte trekk handler internkontrollen om å skaffe oversikt over relevante lover og forskrifter og basert på dette, lage deg gode systemer for å etterleve de. Det innebærer blant annet å ha gode rutiner for dokumentert opplæring, slik at dine ansatte kan utføre arbeidet på en sikker måte. Sørge for at dine ansatte medvirker og trives på jobb, gjennom for eksempel morgenmøter, personalmøter og medarbeidersamtaler. 

Les også: Må du holde medarbeidersamtaler?

Når du skal jobbe systematisk med noe, kan det være lurt å sette seg mål. Derfor krever internkontrollen at du skal sette deg noen HMS-mål. Det kan for eksempel være at dere jobber for å ha null arbeidsulykker i inneværende år, eller at dere ønsker å redusere sykefraværet med en gitt prosent.  

En viktig del av HMS-arbeidet er å definere et team for HMS-arbeidet. Hvem har ansvar for hva?

Med definerte ansvarsområder blir det også enklere å vurdere risikofaktorene i bedriften. I sin enkle form handler dette om å gjennomgå hva som kan gå galt på arbeidsplassen. Da etablerer man en rutine for å registrere såkalte avvik

Les også: Hva er risikovurdering?

Når man har kommet så langt i prosessen, har man i grunnen laget seg et lite HMS-system. Nå er det viktig å sørge for at ting som ikke går etter planen blir registrert. Da etablerer man en rutine for å registrere såkalte avvik. Dette kan være så enkelt som å ha et skjema som de ansatte kan benytte seg av når de registrerer noe som avviker fra etablerte HMS-rutiner. Sist, men ikke minst så skal man gjennomgå internkontrollen årlig for å oppdatere eller justere HMS-arbeidet.  

3 tips til internkontrollen

1. Følg smørbrødlista – ikke overtenk 

Når man hører ordet «internkontroll» sammen med ord som «lov og forskrift» og «systematisk HMS-arbeid», er det lett å bli overveldet. Ikke bli det. Følger du smørbrødlista holder det stort sett i bøtter og spann. Gjør det så enkelt og praktisk som mulig.

Det er ikke meningen at HMS skal ta så mye tid at det går i veien for det faktiske arbeidet. HMS skal sørge for at arbeidet blir mer sikkert og forebygge ulykker og sykdom. Alt er enkelt når du vet hvordan du skal gjøre det. Ha fokus på å lære deg det viktigste og mest grunnleggende og lag deg gode systemer basert på internkontrollen – så har du stort sett ikke noe å frykte.  

2. Beskriv faktiske forhold 

En viktig del av internkontrollen er å skaffe seg oversikt over bedriftens risikofaktorer. Denne risikovurderingen er helt sentral for de andre punktene i internkontrollen. Blir du god på å gjøre risikovurderinger og lærer deg en enkel fremgangsmåte basert på gode verktøy, vil HMS-arbeid oppleves som en naturlig del av arbeidet.  

3. Følg opp regelmessig

Vi erfarer ofte at bedrifter lager seg HMS-systemer som er for omfattende, gjerne i form av HMS-håndbøker bestående av altfor mange sider i forhold til det som er nødvendig. Enden på visa er at dette store tunge dokumentet blir liggende i en perm og støve ned.

Når det er på tide med revisjon av internkontrollen, er det ikke så rart at denne jobben vil føles som et ork. Har du en rutine for å følge opp HMS-arbeidet regelmessig, for eksempel via et HMS-årshjul – vil det lette mye av arbeidet.