Internkontroll: Dette bør leder kunne om HMS-arbeid

Når du er ny som leder, eller skal sette deg inn i HMS-arbeid for første gang, er det mange nye oppgaver å ta fatt på. Internkontroll er en av dem.

Først og fremst, hvor begynner du og hva er dine oppgaver som leder for bedriften når det kommer til HMS? Hva må du kunne om HMS og trenger du egentlig opplæring i HMS?

I denne artikkelen forteller vi deg om de viktigste tingene du som leder bør kjenne til innen HMS-arbeidet.

Først og fremst må du vite hva HMS er

Aller først må du vite hva HMS er og hva det handler om. Det kommer vi til å gi deg en kjapp innføring i her, men hvorfor ikke sjekke ut vår guide til HMS? Der tar vi deg gjennom det meste du bør kjenne til innen HMS og forklarer det på en enkel måte.

HMS er en forkortelse for helse, miljø og sikkerhet. Vi tolker det som at helse omhandler sykdom og skade. Og i denne konteksten, hvilke risikoforhold som påvirker dette og hvordan man forebygger forekomst av helseplager.

– Oddbjørn Hasle-Finstad, HMS-rådgiver i Grønn Jobb

Det kan for eksempel være:

• Sykdom
• Sykefravær
• Belastningsplager
• Angst
• Lettere mentale lidelser
• Helseovervåkning
• Arbeidsplassvurderinger
• Bruk av hjelpemidler

Miljø er et egentlig et stort tema. Det kan omhandle miljøaspektet i form av forurensing og påvirkning av ytre miljø, til inneklima og kjemiske arbeidsmiljøfaktorer, vel så mye som det kollegiale miljøet. 

Sikkerhet omhandler alt fra utforming av arbeidsplassen til til merking, sikring og tilstrekkelig opplæring i bruk av farlig arbeidsutstyr og utførelse av farlige arbeidsoppgaver, til ivaretakelse av arbeidstakernes sikkerhet i form av vern mot vold, trusler om vold, mobbing og trakassering.

Summen av HMS-arbeidet i virksomheten skal sørge for at ingen arbeidstakere blir utsatt for uheldig fysisk eller psykisk belastning, og at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig.

Et forsvarlig arbeidsmiljø er et arbeidsmiljø som er i tråd med de krav som er satt i arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter, samt de samfunnsnormene vi har, som er vår felles oppfatning av hva som er belastende og ikke, med tanke på hver enkelt sin helse og tålegrense. 

– Oddbjørn, HMS-rådgiver

Hvorfor er det leder som skal kunne noe om HMS?

I webinaret "Dette må du kunne som leder", forteller HMS-rådgiver Peter Sund at ved å kunne litt om HMS, så skaper du en god plattform for å drifte virksomheten på en sikker og forsvarlig måte.

– Som leder har du det overordnede ansvaret for å ivareta HMS på arbeidsplassen. Her er det viktig å få en god oversikt og forenkle HMS-språket slik at du forstår det som daglig leder, sier Peter.

Daglig leder har HMS-ansvaret:

• Skaff deg oversikt over omfang og innhold
• Arbeidsgivers HMS-ordliste
• Lag et HMS-årshjul

Hvorfor bør man sette opp et HMS-årshjul?

Ifølge Peter kaller man grunnlaget til HMS-systemet for internkontroll. I bunn og grunn betyr det at man skal planlegge, utføre, følge opp og forbedre aktiviteter.

– Da er et HMS-årshjul et godt verktøy for å systematisere dem aktivitetene man skal utføre i løpet av et år, sier Peter, og fortsetter:

– Det skaper også økt motivasjon både for deg som daglig leder og det gir en forutsigbarhet for ansatte med hvordan jobber bedriften med det systematiske HMS-arbeidet.

Hva er det arbeidsmiljøloven beskriver som det systematiske HMS-arbeidet?

Både internkontrollforskriften og arbeidsmiljøloven, kapittel 3, som viser til 8 punkter. Hvis man lærer seg dem vil man få en god oversikt over hva man da må ha på plass, ifølge Peter.

Her har vi laget noen gode ressurser du kan se på.

I artikkelen hva er internkontrollforskriften forteller vi deg litt mer om hva det går ut på, og du kan se de åtte punktene med tips i en enkel infografikk som du kan laste ned.

1. Oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for vår virksomhet.
2. Sørge for arenaer der de ansatte medvirker i det systematiske HMS-arbeidet.
3. Sørge for at ansatte får opplæring i hvordan jobbe forebyggende og ivareta sikkerhet på jobben.
4. Sette HMS-målsettinger.
5. Lage organisasjonskart med ansvarsområder.
6. Gjennomføre kartlegging og risikovurdering.
7. Ha rutiner for å melde avvik.
8. Revidere internkontrollen for å sjekke at man følger disse punktene.

Visste du at Grønn Jobb er en landsdekkende bedriftshelsetjeneste? Du kan for eksempel få hjelp av bedriftshelsetjenesten til å utarbeide eller revidere HMS-systemet til din bedrift.

Hvordan konkretisere arbeidet med HMS?

For å ta dette ut i praksis blir det neste steget da å etablere eller revidere internkontroll (HMS-system).

– Du skal gjøre revisjon av internkontrollen for å sjekke om det har skjedd endringer i lovverk, eller om dere har hatt endringer i arbeidsprosesser på arbeidsplassen som gjør at dere er nødt til å skrive om de rutinene dere har, for at dere skal ivareta et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, forteller Peter. 

Her er det viktig å lage de rutinene så enkle, så konkrete og så praktiske som mulig, påpeker HMS-rådgiveren.

Disse punktene i internkontroll skal dokumenteres

Fem av de åtte punktene skal dokumenteres. Her får du punktene og litt om hva det innebærer – fra HMS-rådgiveren selv.

Formulere en HMS-målsetting

Ikke gjør det mer komplisert enn det trenger å være, det er viktig. Denne målsettingen bør være så konkret at den faktisk er realistisk, at den er målbar, at den gir en motivasjon til å faktisk nå dem konkrete målene man setter.

Et konkret mål kan for eksempel være: "Vi ønsker å redusere både det egenmeldte og legemeldte sykefraværet med 2% neste år." 

Ved at man setter en konkret målsetting, så må man også sette noen konkrete tiltak. I dette  eksempelet, så vil jo det konkrete tiltaket kunne være å gjennomføre regelmessige vernerunder for å påse at de ansatte har det arbeidsutstyret man trenger for å sitte forsvarlig. Et annet konkret eksempel vil kunne være å gjennomføre en arbeidsplassvurdering med en fysioterapeut. Det er jo ikke alltid man sitter på kompetansen selv, og da må man få innhentet denne. 

Det er ikke noen formkrav til HMS-målsettingen, men man skal ha den, og derfor er det viktig at den er så konkret som mulig – slik at den ikke bare ender opp som en formalitet. 

Beskrivelse av organisasjonen

I et organisasjonskart skal man synliggjøre dem viktigste rollene i HMS-organisasjonen. Her vil normalt sett daglig leder være på toppen. 

Kort innpå om HMS-ordliste: Som leder bør man kjenne til visse begreper og også hvilket ansvar man har under disse. Blant annet har leder det man kaller styringsrett. Det vil si at man har en rett til å ansette, rett til å fordele arbeidsoppgaver og rett til å si opp. 

Disse ulike ansvarsrollene er det viktig at kommer frem i et organisasjonskart.

Hvilket ansvar har daglig leder, hvilket ansvar har eventuelle mellomledere, verneombud og de ansatte. Vanligvis har de ansatte en medvirkningsplikt til å følge opp det som blir bestemt i bedriften. 

Det du med andre ord skal gjøre for å løse dette punktet, er å etablere et organisasjonskart for å vise hvilke personer man har å forholde seg til, men også en beskrivelse av hvilket ansvar og hvilken myndighet er det hver enkelt har. 

Kartlegging og risikovurdering (fundament i HMS-arbeidet)

Dette er kanskje det aller viktigste punktet i internkontrollforskriften, fordi her skal man forsøke å få en oversikt over hvilke risikofaktorer man har i bedriften. 

Grunnen til at man skal gjøre den kartleggingen er for å kunne iverksette tiltak for å kunne jobbe forebyggende. Det er også viktig for å kunne se hvilke risikofaktorer som har en så høy risiko at vi må nedfelle en rutine for denne.

Kartlegging og risikovurdering er fundamentet for:

• Forebyggende tiltak
• Prosedyrer for utførelse av arbeidet
• Avviksrutine
• Opplæring

Det vil også hjelpe i arbeidet med hva vi skal registrere som avvik. Det er også en viktig faktor inn mot opplæring. 

Viktig! Ikke gjør dette arbeidet alene. Trekk gjerne verneombud eller andre ansattrepresentanter  inn i denne jobben, slik at man får med alle aspektene i et arbeidsmiljø. Da tenker jeg ikke bare på det fysiske arbeidsmiljøet. Her kan det også gå på organisatoriske, psykososiale og ikke minst kjemiske- og biologiske arbeidsmiljøfaktorer. 

Hvordan starter du med dette hvis du ikke gjør det i dag?

Da må dere først begynne med å skrive ned, gjerne sammen med de ansatte, hva gjør vi i dag? Hvilke oppgaver og situasjoner har vi? 

Deretter gjøre en liten analyse – hvilke av disse arbeidsprosessene er det som medfører risikofaktorer?

Hvilke av disse risikofaktorene må vi gå inn og vurdere videre?

Da skal dere vurdere:

• Hva er sannsynligheten for at hendelsen skal skje?
• Hva er konsekvensen dersom hendelsen skjer? 

Hvis dere definerer noe til høy risiko, så blir det grunnlaget for å lage instrukser for å redusere sannsynlighet for at noe skal skje. 

Hvis vi tar smittevern som eksempel:

"Hvilke scenarioer er det vi har hvor vi kan bli eksponert for smitte, hva er sannsynligheten for det og konsekvensen? Sannsynligheten vil være avhengig av om det er dråpesmitte eller kontaktsmitte. Hvor nære er man med andre mennesker? Er det mange kontaktflater? Konsekvensen av det vil være avhengig av om man er i risikogruppen, eller om man kan skade vitale deler av driften dersom mange blir borte."

Visuelt sett kan det være nyttig å sette dette i et risikodiagram for å synliggjøre risikofaktorene. 

Man søker da tiltak for å redusere enten sannsynlighet eller konsekvens. Det er dette som ofte danner grunnlaget for prosedyrer. 

Kartlegging og risikovurdering

• Hva kan gå galt?
• Hvor stor er sannsynligheten og konsekvens?
• Hva kan vi gjøre for å forhindre dette?
• Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensen dersom noe skjer?

Avvik - uønskede hendelser

Avvik er uønskede hendelser som oppstår i virksomheten. Altså hendelser som man ikke ønsker, eller som det er viktig å gjøre noe med for at det ikke skal bli en ulykke. 

Avvik

• Del av kontinuerlig kartlegging
• Forbedringsarbeid
• Registrer uønskede hendelser, ikke bare ulykker
• Etabler en rutine
  • Hva og hvordan skal uønskede hendelser meldes?
  • Når og hvem skal følge opp?

Det å utforme en god rutine for hva vi definerer som avvik i vår virksomhet er kjempeviktig. Der ser vi ofte at det er veldig diffust for mange virksomhetene vi bistår. Hva skal vi melde, hva skal vi ikke melde?

Derfor gjelder det å ha en god rutine som tydeliggjør:

• er det brudd på lov eller forskrift, så er det et avvik.
• er det brudd på rutiner eller instrukser som vi ser på som veldig viktig for å ivareta sikker drift, da ønsker vi at også det skal meldes.

Det er ikke for å "ta" de ansatte der det har skjedd, men for at man skal lære av feilene og jobbe med forbedringsprosesser. 

Når det kommer til formkrav for dette, så er det viktigste at man etablerer en rutine hvor nettopp det blir beskrevet. Hvordan skal vi melde det?

Det som er vanlig og gunstig er at man har et elektronisk system hvor man da melder avvik. Gjerne med telefonen. Eller at man har et ark, skjema eller en blokk hvor det er formalisert litt om avviket. Slik blir det lettere for den som skal melde avviket å huske på hva som skal meldes og at det kommer frem i rutinen hvem som har ansvaret for å følge opp, slik at man vet at det blir fulgt opp.

Revisjonsrutine

Rutinen her bør gjøres så enkel som mulig. Gjerne gå gjennom internkontrollforskriften og de åtte punktene som vi har snakket om. Er det er samsvar? Følger vi faktisk opp det som lov og forskrift sier at vi skal gjøre, og det vi selv har bestemt i organisasjonen?

Et veldig godt tips er å utforme en enkel sjekkpunktliste. Sett det inn i HMS-kalenderen og følg det opp minimum en gang i året. 

Hvor ofte bør dere gjennomføre revisjon?

Arbeidstilsynet skriver i sine veiledninger at de anbefaler å gjøre det her minimum en gang i året. 

Vi anbefaler ofte to ganger i året. Det å stille de riktige spørsmålene forenkler ofte den oppgaven litt. Begrepet kan være litt forvirrende i form av at man skal gjøre en revisjon. Det man skal sørge for er at det er oppdatert, gyldig og beskrevet i internkontrollen. 

Kontinuerlig kartlegging

Vi skal også sørge for kontinuerlig kartlegging. Hvilke verktøy kan vi da benytte?

Ut fra kravene fra lover og forskrifter lager man seg en sjekkpunktliste som man ofte kaller vernerundeskjema. Det som er viktig her er at man trekker frem de aspektene som faktisk er viktig for å ivareta sikkerheten og sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Deretter må man kontrollere det under en vernerunde. 

Man har en liten sjekkliste som kvalitetssikrer at arbeidsmiljøet er utformet i henhold til arbeidsplassforskriftens krav og at utførelsen av arbeid foregår både i henhold til rutinene i virksomheten, men også de krav som er satt i forskrift om utførelse av arbeid.

Et lite tips her er at de risikoforholdene man har registrert som høy risiko på i kartlegging og risikovurdering, husk å få de med som egne sjekkpunktlister i vernerunden. 

Psykososialt arbeidsmiljø

Hittil har det gått mye på det fysiske arbeidsmiljøet. For å kartlegge og følge opp det psykososiale arbeidsmiljøet, har leder også noen verktøy til rådighet.

Eksempelvis bør daglig leder sette medarbeidersamtale inn i HMS-årshjulet.

Der man gjerne bruker vernerunde for å måle temperaturen på det fysiske arbeidsmiljøet, kan spørreundersøkelse brukes for å måle organisatoriske og psykososiale forhold.

Sånn. Da har du fått en innføring i de viktigste grunnpillarene i det systematiske HMS-arbeidet.

HMS-årshjul

HMS-årshjul er et begrep som beskriver hvordan man setter de planlagte aktivitetene innen HMS-arbeidet inn i en kalender. Formålet med det er å få en oversikt over aktivitetene og planlegge dem både ut ifra tid til å prioritere oppgavene og når det er hensiktsmessig å gjennomføre dem. 

Det gir daglig leder, verneombud og ansatte en oversikt og en forventning om når de forskjellige aktivitetene skal gjennomføres.

Spørsmål

Opplæring HMS for ledere: Skal alle ledere med personalansvar gjennomføre grunnkurs HMS?

Hvor ofte bør en ta oppdateringskurs?

Her er det arbeidsmiljøloven kapittel 3.5 som regulerer det. Øverste leder, den som er definert som daglig leder, skal ha et kurs og det er en helt klar anbefaling at de som er satt til å lede andre bør i grunnen ha et tilsvarende kurs. Det er ikke et krav, men helt klart en klar anbefaling. 

Vi ser veldig ofte at man kommer fra ansatt, organisasjonen vokser, man trenger flere ledere – da er ofte det enkleste å ta noen som har vært ansatt og sette dem i en lederfunksjon. Da blir man tildelt en god del ytre ansvar som er viktig å kjenne til. 

Når det kommer til spørsmålet hvor ofte må jeg gjenta det her, så er det litt avhengig av hvor flink er du som daglig leder til å følge med på nyhetsbildet, er du tilknyttet bedriftshelsetjeneste, for eksempel, hvor du får informasjon? 

Her er det heller ikke noen regel som sier at du må gjennomføre eller oppfriske ditt kurs hvert femte år. Men her kan det være et godt eksempel å for eksempel følge med på våre webinar som gir deg en oppfriskning på hva du trenger å vite som daglig leder. 

Vernerunde er ofte fysisk. Hvordan implementere det psykososiale arbeidsmiljøet?

Det er fullt mulig å sette inn punkter på en vernerunde hvor man stiller spørsmål. Her må man også tenke på å ivareta personvernet, på en eller annen måte. Hvilke spørsmål kan jeg stille når det eventuelt er andre personer rundt.

Et eksempel å ha på sjekklisten kan være "har det blitt gjennomført medarbeidersamtale med deg siste år?"

Bruk gjerne et annet verktøy enn vernerunde til å kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet. Litt avhengig av omfang på bedriften. Men en medarbeiderundersøkelse kan være en fin måte å kartlegge det.

Bruk gjerne en bedriftshelsetjeneste til å bistå med å sette opp de riktige spørsmålene. Inkluder gjerne også verneombud og de ansatte.

Har dere HMS-grunnkurs, eller holder det om man jevnlig deltar på webinar?

Ja, vi har HMS-grunnkurs. Vårt HMS-kurs leverer vi gjennom Kursportal.

Om det er tilstrekkelig å delta på webinar må man vurdere ut ifra hvilken annen kompetanse man har fra før og hvordan er det man dokumenterer det.

Når man gjennomfører et grunnkurs i HMS, så er opplæringen kvalitetssikret opp imot det arbeidsmiljøloven beskriver som opplæringsmålene ved den opplæringen. Så anbefalingen er i utgangspunktet at man gjennomfører HMS-grunnkurs for ledere, og 40-timers grunnkurs for verneombud dersom man er valgt som verneombud eller er valgt som medlem i et arbeidsmiljøutvalg.