Fagblogg

Blogg

 Tips og hjelp innen HMS, arbeidsmiljø og ledelse.
Alle innlegg
Publisert 14.02.2019

Internkontroll: Slik gjør du en revisjon av internkontrollen

En sentral del av internkontroll er å revidere sitt systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. 

Men hva er egentlig en revisjon, når bør du gjøre det og hvordan går du frem?

 

Hva er en revisjon av internkontrollen?

Begrepet revisjon gir ofte folk spørsmålstegn i øya. Det kan være litt vanskelig å forstå hva det egentlig betyr, men i grunnen går det ut på at man skal gå gjennom, vurdere og oppdatere.

 

Last ned gratis: Sjekkliste for HMS-revisjon [Kom i gang nå]

 

– For å forenkle det litt tenker jeg at man kan bytte ut ordet revisjon med ordet oppdatering eller justering. For at man på en måte skal få en lettere forståelse for hva det innebærer, forteller Oddbjørn.

Målet er å kvalitetssikre at man følger lover og forskrifter, ivaretar sikkerheten og følger de tingene man har satt opp i internkontrollsystemet. 

 

Les også: Hva er internkontroll?

 

Når skal man gjøre en revisjon av internkontrollen?

Ifølge HMS-rådgiveren er januar og februar et gunstig tidspunkt for å oppdatere internkontrollen.

– Tidspunktet for å gjøre en revisjon, hvis man skal gjøre én revisjon i året, den bør være i løpet av januar/februar.

Da snapper man opp ganske mye av lovendringer og forskriftsendringer som kommer. Det er enkelte forskrifter som man ser at det er endringer gjennom hele året. Oftest ser man kanskje det i allmenngjorte tariffavtaler. Men mange, sånn som arbeidsmiljøforskriftene våre, arbeidsplassforskriften, forskrift om utførelse av arbeid, her ser vi ofte endringer trer i kraft i januar eller i august/september.

 

Se gratis webinar: Slik gjør du en HMS-revisjon

 

Man bør altså gå gjennom i hvert fall en gang i året for å fange opp lovendringer og potensielle interne forandringer i bedriften.

210310-stockfoto-internkontroll-vernerunde-internkontroll-hms-gul-vest-kartlegging-risikovurdering-24

Hvorfor skal man revidere internkontrollen?

Det er lovfestet at man skal gjennomgå internkontrollen og sørge for å dokumentere det.

– Vi har internkontrollforskriften, eller forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, som sier at man skal føre en internkontroll og en av de punktene i internkontrollen det er en revisjonrutine og at man da skal dokumentere hvordan man reviderer sitt systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, sier Oddbjørn.

Spot illustrasjon-RGB_doumentering-arbeid-planlegging-mål

Litt av greia er å etterprøve tiltakene og innholdet man har i internkontrollen, oppdatere etter lovverk og justere etter dagens nye bilde i bedriften.

– Det er i utgangspunktet en forskriftsforankret aktivitet. Formålet med det er å sørge for at de tiltakene man gjør og det regelverket man setter tiltakene etter for å innfri dem – at det er innfridd. La oss si at vi ser på forskrift om utførelse av arbeid. Her har vi eksempelvis de senere åra endringer i forhold til vold og trusler, og endringer i forhold til arbeid i høyden, som vil påvirke mange virksomheter. Dette vil kanskje føre til at de rutinene man har, de prosedyrene man har, risikovurderingene man har gjort de må endres eller tilpasses til de nye forskriftskravene, utdyper Oddbjørn. 

 

Hvordan går man frem for å revidere internkontrollen?

Nå som du vet hvorfor det er viktig å gå gjennom internkontrollen og du vet at tiden for å gjøre det er nå, så tenker du kanskje "hvordan går jeg frem?"

Først og fremst må du jo ha et system å gå gjennom. Da kan det absolutt være en fordel med et digitalt HMS-system. Hvis du har det på plass så har du noe å jobbe med. Å revidere internkontrollen trenger ikke være så fryktelig vanskelig som det kanskje først høres ut som. 

 Under finner du også en praktisk sjekkliste du kan bruke til å gå gjennom HMS-systemet steg for steg:

 

Last ned gratis: Sjekkliste for HMS-revisjon [Kom i gang nå]

 

Før du går i gang kan det også være nyttig å se vårt webinar om revisjon. I webinaret "Slik gjør du en HMS-revisjon" tar vi deg gjennom hva en HMS-revisjon er, hvorfor du må gjøre det og går gjennom sjekklisten for hvordan du gjennomfører.

 

Bedriftshelsetjenesten er en god rådgiver å ha i spørsmål om HMS.

– I bedriftshelsetjenesten jobber vi med dette daglig. Det er heller ikke noe i veien for å sende en epost eller plukke opp telefonen og ringe til bedriftshelsetjenesten og forhøre deg om regelendringer du må forholde deg til.

 

Still disse enkle spørsmålene når du reviderer internkontrollen

Oddbjørn har også noen flere tips på lager for å få mer ut av gjennomgangen av det systematiske HMS-arbeidet.

– Jeg anbefaler ofte å stille noen enkle spørsmål rundt virksomheten sin. Det er:

  • Har vi noen nye arbeidsoppgaver?
  • Har vi noen nye arbeidsområder?
  • Har vi noe nytt arbeidsutstyr?
  • Har vi noen nye ansatte?
  • Er det noen nye regler?

– Kan man svare nei på alle dem spørsmålene da vil jo i utgangspunktet internkontrollen være "good to go". Det betyr at risikovurderingene vi har gjort, prosedyrene vi har, det er ikke noe vits å gjøre endringer eller oppdateringer på.

Men hvis det er forandringer i bedriften eller lovverket så skal det som regel gjøres justeringer.

– Hvis man ser at man har 5 nye maskiner, da kan det hende at man må sette seg ned og sørge for at man har dokumentert opplæring på de maskinene i forhold til de som skal bruke dem. At man har gjort risikovurderinger og har prosedyrer som er tilpasset bruken av dem, for at man skal møte risikoene og akseptere risikoene ved bruk av det arbeidsutstyret, påpeker Oddbjørn.

 

Les også: 3 gode grunner til å gjøre HMS-revisjonen nå

 

Sammendrag

Der har du noen håndfaste tips å ta med deg i sekken. Her oppsummerer Oddbjørn:

– Man bør rett og slett sette seg ned i hvert fall en gang i året og sørge for at organisasjonskart er oppdatert, HMS-målsetning er justert, gjerne informere om forrige års målsetning er oppnådd eller ikke. Se hva er det som samsvarer – kartlegging, risikovurdering – med dagens bilde. Og hvordan fungerer avviksrutinen.

Oddbjørns mening er at nå er tiden for å gjøre en revisjon (januar/februar) av internkontrollen. Du bør stille de enkle spørsmålene:

  • Har vi noen nye arbeidsoppgaver?
  • Har vi noen nye arbeidsområder?
  • Har vi noe nytt arbeidsutstyr?
  • Har vi noen nye ansatte?
  • Er det noen nye regler?

Så må du vurdere og justere ut ifra det nye bildet dere er i nå.

 

Last ned gratis: Sjekkliste for HMS-revisjon [Kom i gang nå]

 

Publisert 14.02.2019
Simon Olsen
Simon Olsen
Simon er kommunikasjonsrådgiver i Grønn Jobb. Han har en mastergrad i samfunnskommunikasjon fra UiA og lager blant annet innhold til fagbloggen vår.

Relaterte innlegg

3 gode grunner til å gjøre en HMS-revisjon nå

HMS-revisjon er en gjentagende aktivitet for å sikre at HMS-en i bedriften deres er oppdatert og kvalitetsmessig god nok. Derfor er det viktig del av HMS-arbeidet, og med en gjennomtenkt plan flyter du gjennom revisjonen uten å rive av deg håret.

Spørsmål og svar om konflikter på arbeidsplassen

Her besvarer vi spørsmål vi har fått i løpet av webinaret, sammen med ofte stilte spørsmål.

3 tips til forebygging av konflikter på arbeidsplassen

Forebygging av konflikter på arbeidsplassen handler i stor grad om å bygge en god konfliktkultur. I dette innlegget gir vi deg som leder 3 tips til hvordan du kan forebygge konflikter på arbeidsplassen.