Logg inn
 
 
 Tips, oppdateringer og nyheter om alt innen HMS og ledelse.
Alle innlegg

Internkontroll: Slik gjør du en revisjon av internkontrollen

En sentral del av internkontroll er å revidere sitt systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. 

Men hva er egentlig en revisjon, når bør du gjøre det og hvordan går du frem?

Vi har nettopp startet opp et nytt konsept her i Grønn Jobb som vi kaller for "Månedens mening". Her prater vi om diverse utfordringer innenfor HMS og ledelse samtidig som vi gir deg tips og kommer med våre meninger. 

I første utgave av "Månedens mening" snakker HMS-rådgiver i Grønn Jobb Bedriftshelsetjeneste, Oddbjørn Hasle-Finstad, om revisjon av internkontrollen. Den kan du se her:

 

 

Hva er en revisjon av internkontrollen?

Begrepet revisjon gir ofte folk spørsmålstegn i øya. Det kan være litt vanskelig å forstå hva det egentlig betyr, men i grunnen går det ut på at man skal gå gjennom, vurdere og oppdatere.

– For å forenkle det litt tenker jeg at man kan bytte ut ordet revisjon med ordet oppdatering eller justering. For at man på en måte skal få en lettere forståelse for hva det innebærer, forteller Oddbjørn.

Målet er å kvalitetssikre at man følger lover og forskrifter, ivaretar sikkerheten og følger de tingene man har satt opp i internkontrollsystemet. 

Relevant: Hva er internkontroll?

Når skal man gjøre en revisjon av internkontrollen?

Ifølge HMS-rådgiveren er januar og februar et gunstig tidspunkt for å oppdatere internkontrollen.

– Tidspunktet for å gjøre en revisjon, hvis man skal gjøre én revisjon i året, den bør være i løpet av januar/februar. Da snapper man opp ganske mye av lovendringer og forskriftsendringer som kommer. Det er enkelte forskrifter som man ser at det er endringer gjennom hele året. Oftest ser man kanskje det i allmenngjorte tariffavtaler. Men mange, sånn som arbeidsmiljøforskriftene våre, arbeidsplassforskriften, forskrift om utførelse av arbeid, her ser vi ofte endringer trer i kraft i januar eller i august/september.

Man bør altså gå gjennom i hvert fall en gang i året for å fange opp lovendringer og potensielle interne forandringer i bedriften.

 

Hvorfor skal man revidere internkontrollen?

Det er lovfestet at man skal gjennomgå internkontrollen og sørge for å dokumentere det.

– Vi har internkontrollforskriften, eller forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, som sier at man skal føre en internkontroll og en av de punktene i internkontrollen det er en revisjonrutine og at man da skal dokumentere hvordan man reviderer sitt systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, sier Oddbjørn.

Litt av greia er å etterprøve tiltakene og innholdet man har i internkontrollen, oppdatere etter lovverk og justere etter dagens nye bilde i bedriften.

– Det er i utgangspunktet en forskriftsforankret aktivitet. Formålet med det er å sørge for at de tiltakene man gjør og det regelverket man setter tiltakene etter for å innfri dem – at det er innfridd. La oss si at vi ser på forskrift om utførelse av arbeid. Her har vi eksempelvis de senere åra endringer i forhold til vold og trusler, og endringer i forhold til arbeid i høyden, som vil påvirke mange virksomheter. Dette vil kanskje føre til at de rutinene man har, de prosedyrene man har, risikovurderingene man har gjort de må endres eller tilpasses til de nye forskriftskravene, utdyper Oddbjørn. 

daglig-leder-reviderer-internkontroll-på-notater

Hvordan går man frem for å revidere internkontrollen?

Nå som du vet hvorfor det er viktig å gå gjennom internkontrollen og du vet at tiden for å gjøre det er nå, så tenker du kanskje "hvordan går jeg frem?"

Først og fremst må du jo ha et system å gå gjennom. Da kan det absolutt være en fordel med et digitalt HMS-system. Hvis du har det på plass så har du noe å jobbe med. Å revidere internkontrollen trenger ikke være så fryktelig vanskelig som det kanskje først høres ut som. 

Ta utgangspunkt i de 8 punktene i internkontrollforskriften og gå gjennom punkt for punkt. Trenger du en visuell oversikt kan du laste ned 8 krav til internkontrollen og bruke denne som inspirasjon. 

 

Når du skal gå i gang har Oddbjørn noen føringer.

– For å se på forskriftsendringer er jeg glad i å se på regelhjelp.no. Oppe i høyre hjørne har du en fane som heter nyheter. Der har du nyheter du kan kategorisere. Både ut ifra bransjen man tilhører og ut ifra årstall. 

Bedriftshelsetjenesten er en god rådgiver å ha i spørsmål om HMS.

– Samtidig er det jo sånn som oss i bedriftshelsetjenesten, vi jobber med dette daglig. Det er heller ikke noe i veien for å sende en epost eller plukke opp telefonen og ringe til bedriftshelsetjenesten og forhøre deg om regelendringer du må forholde deg til.

 

Still disse enkle spørsmålene når du reviderer internkontrollen

Oddbjørn har også noen flere tips på lager for å få mer ut av gjennomgangen av det systematiske HMS-arbeidet.

– Jeg anbefaler ofte å stille noen enkle spørsmål rundt virksomheten sin. Det er:

  • Har vi noen nye arbeidsoppgaver?
  • Har vi noen nye arbeidsområder?
  • Har vi noe nytt arbeidsutstyr?
  • Har vi noen nye ansatte?
  • Er det noen nye regler?

– Kan man svare nei på alle dem spørsmålene da vil jo i utgangspunktet internkontrollen være "good to go". Det betyr at risikovurderingene vi har gjort, prosedyrene vi har, det er ikke noe vits å gjøre endringer eller oppdateringer på.

Men hvis det er forandringer i bedriften eller lovverket så skal det som regel gjøres justeringer.

– Hvis man ser at man har 5 nye maskiner, da kan det hende at man må sette seg ned og sørge for at man har dokumentert opplæring på de maskinene i forhold til de som skal bruke dem. At man har gjort risikovurderinger og har prosedyrer som er tilpasset bruken av dem, for at man skal møte risikoene og akseptere risikoene ved bruk av det arbeidsutstyret, påpeker Oddbjørn.

 

Sammendrag

Der har du noen håndfaste tips å ta med deg i sekken. Her oppsummerer Oddbjørn:

– Man bør rett og slett sette seg ned i hvert fall en gang i året og sørge for at organisasjonskart er oppdatert, HMS-målsetning er justert, gjerne informere om forrige års målsetning er oppnådd eller ikke. Se hva er det som samsvarer – kartlegging, risikovurdering – med dagens bilde. Og hvordan fungerer avviksrutinen.

Oddbjørns mening er at nå er tiden for å gjøre en revisjon (januar/februar) av internkontrollen. Du bør stille de enkle spørsmålene:

  • Har vi noen nye arbeidsoppgaver?
  • Har vi noen nye arbeidsområder?
  • Har vi noe nytt arbeidsutstyr?
  • Har vi noen nye ansatte?
  • Er det noen nye regler?

Så må du vurdere og justere ut ifra det nye bildet dere er i nå.

 

Les også: Den komplette oversikten til HMS-begreper

Simon Olsen
Simon Olsen
Kommunikasjonsrådgiver

Relaterte innlegg

1 av 3 bedrifter mangler verneombud

Hver tredje bedrift mangler verneombud og arbeidsmiljøutvalg, skriver Dagsavisen.

Storulykker skal forhindres – koordinerte tilsyn i 2019

Tilsynsmyndighetene vil i 2019 ha et spesielt fokus på å følge opp storulykkeforskriftens krav  om strategi for å forebygge og begrense storulykker.

Påskekonkurranse

Det drar seg mot påske og vi benytter anledningen til å gjennomføre en konkurranse på vår Facebook-side!