Internkontroll: Slik gjør du en revisjon av internkontrollen

En sentral del av internkontroll er å revidere sitt systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS). 

Men hva er egentlig en revisjon, når bør du gjøre det og hvordan går du frem?

Hva er en revisjon av internkontrollen?

Begrepet revisjon gir ofte folk spørsmålstegn i øya. Det kan være litt vanskelig å forstå hva det egentlig betyr, men i grunnen går det ut på at man skal gå gjennom, vurdere og oppdatere.

– For å forenkle det litt tenker jeg at man kan bytte ut ordet revisjon med ordet oppdatering eller justering. For at man på en måte skal få en lettere forståelse for hva det innebærer, forteller Oddbjørn.

Målet er å kvalitetssikre at man følger lover og forskrifter, ivaretar sikkerheten og følger de tingene man har satt opp i internkontrollsystemet. 

Les også: Hva er internkontroll?

Når skal man gjøre en revisjon av internkontrollen?

Ifølge HMS-rådgiveren er januar og februar et gunstig tidspunkt for å oppdatere internkontrollen.

– Tidspunktet for å gjøre en revisjon, hvis man skal gjøre én revisjon i året, den bør være i løpet av januar/februar.

Da snapper man opp ganske mye av lovendringer og forskriftsendringer som kommer. Det er enkelte forskrifter som man ser at det er endringer gjennom hele året. Oftest ser man kanskje det i allmenngjorte tariffavtaler. Men mange, sånn som arbeidsmiljøforskriftene våre, arbeidsplassforskriften, forskrift om utførelse av arbeid, her ser vi ofte endringer trer i kraft i januar eller i august/september.

Man bør altså gå gjennom i hvert fall en gang i året for å fange opp lovendringer og potensielle interne forandringer i bedriften.

Hvorfor skal man revidere internkontrollen?

Det er lovfestet at man skal gjennomgå internkontrollen og sørge for å dokumentere det.

– Vi har internkontrollforskriften, eller forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS), som sier at man skal føre en internkontroll og et av punktene i internkontrollen er å ha en revisjons-rutine og at man da skal dokumentere hvordan man reviderer sitt systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, sier Oddbjørn.

Litt av greia er å etterprøve tiltakene og innholdet man har i internkontrollen, oppdatere etter lovverk og justere etter dagens nye bilde i bedriften.

– Det er i utgangspunktet en aktivitet som er forankret i en forskrift. Formålet med det er å sørge for at de tiltakene man gjør og det regelverket man setter tiltakene etter faktisk blir innfridd. La oss si at vi ser på forskrift om utførelse av arbeid. Her har vi eksempelvis de senere åra endringer i forhold til vold og trusler, og endringer i forhold til arbeid i høyden, som vil påvirke mange virksomheter. Dette vil kanskje føre til at de rutinene man har, de prosedyrene man har, risikovurderingene man har gjort de må endres eller tilpasses til de nye forskriftskravene, utdyper Oddbjørn. 

Hvordan går man frem for å revidere internkontrollen?

Nå som du vet hvorfor det er viktig å gå gjennom internkontrollen og du vet at tiden for å gjøre det er nå, så tenker du kanskje "hvordan går jeg frem?"

Først og fremst må du jo ha et system å gå gjennom. Da kan det absolutt være en fordel med et digitalt HMS-system. Hvis du har det på plass så har du noe å jobbe med. Å revidere internkontrollen trenger ikke være så fryktelig vanskelig som det kanskje først høres ut som. 

 Last også ned en praktisk sjekkliste du kan bruke til å gå gjennom HMS-systemet steg for steg:

Før du går i gang kan det også være nyttig å se vårt webinar om revisjon:

Vi tar deg gjennom hva en HMS-revisjon er, hvorfor du må gjøre det og går gjennom sjekklisten for hvordan du gjennomfører.

Bedriftshelsetjenesten er en god rådgiver å ha i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet (HMS).

– I bedriftshelsetjenesten jobber vi med dette daglig. Det er heller ikke noe i veien for å sende en e-post eller plukke opp telefonen og ringe til bedriftshelsetjenesten og forhøre deg om regelendringer du må forholde deg til.

Still disse enkle spørsmålene når du reviderer internkontrollen

Oddbjørn har også noen flere tips på lager for å få mer ut av gjennomgangen av det systematiske HMS-arbeidet.

– Jeg anbefaler ofte å stille noen enkle spørsmål rundt virksomheten sin. De er:

• Har vi noen nye arbeidsoppgaver?
• Har vi noen nye arbeidsområder?
• Har vi noe nytt arbeidsutstyr?
• Har vi noen nye ansatte?
• Er det noen nye regler?

– Kan man svare nei på alle spørsmålene så vil jo internkontrollen i utgangspunktet være "good to go". Det betyr at risikovurderingene vi har gjort og prosedyrene vi har, ikke trenger nye endringer eller oppdateringer. 

Men hvis det er forandringer i bedriften eller lovverket så skal det som regel gjøres noen justeringer.

– Hvis man har fått 5 nye maskiner så kan det hende man må sette seg ned og sørge for at man har dokumentert opplæring på plass til de maskinene med tanke på hvem som skal bruke dem. Og sørge for at alle risikovurderinger og prosedyrer er tilpasset bruken av dem, for at man skal kunne møte risikoene og akseptere risikoene ved bruk, påpeker Oddbjørn. 

Les også: 3 gode grunner til å gjøre HMS-revisjonen nå

Sammendrag

Nå har du noen håndfaste tips å ta med deg i sekken videre. Her oppsummerer HMS-rådgiver Oddbjørn:

– Man bør rett og slett sette seg ned, i hvert fall én gang i året, og sørge for at organisasjonskart er oppdatert, HMS-målsetning er justert, gjerne informere om forrige års målsetning er oppnådd eller ikke. Se hva det er som samsvarer – kartlegging, risikovurdering – med dagens bilde. Og hvordan fungerer avviksrutinene? 

Oddbjørns mening er at tiden for å gjøre en revisjon av internkontrollen er tidlig på året (januar / februar). Da bør du stille deg disse enkle spørsmålene:

• Har vi noen nye arbeidsoppgaver?
• Har vi noen nye arbeidsområder?
• Har vi noe nytt arbeidsutstyr?
• Har vi noen nye ansatte?
• Er det noen nye regler?

Så må du vurdere og justere ut ifra det nye bildet dere er i nå. Lykke til!