I denne artikkelen får du en forklaring på hva HMS-håndbok er, 10 punkter til hva den bør inneholde og hvordan du kan gjøre det enda enklere med et digitalt HMS-system.
Hva er HMS-håndbok?
En HMS-håndbok er et verktøy for bedriftens arbeid med Helse, Miljø og Sikkerhet. Det fungerer som en veiviser for å skape en trygg og sunn arbeidsplass.
Alle bedrifter skal jobbe systematisk med HMS. En godt utarbeidet HMS-håndbok, eller digitalt HMS-system, er verktøyet dere bruker for å gjennomføre jobben med HMS på en systematisk måte. Slik at dere kan skape en arbeidsplass som sikrer full trygghet for fysiske og psykiske skadevirkninger i arbeidet.
Det er internkontrollforskriften som forteller oss hva som skal med i det systematiske HMS-arbeidet og hva som skal dokumenteres. HMS-håndbok er i grunnen internkontrollen i bokform. Har ikke bedriften et digitalt HMS-system, blir HMS-håndboken i praksis HMS-systemet deres.
Last ned gratis HMS-håndbok her
Tenk på det som en oppslagsbok som inneholder alt dere trenger for å sikre at alt går knirkefritt i arbeidsdagen. HMS-håndboken handler ikke bare om å krysse av på en liste med regler, men om å skape en bedriftskultur der ledelse og ansatte jobber sammen for å utvikle og fremme et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
HMS-håndboken gir deg verktøyene du trenger for å planlegge, utføre, følge opp og forbedre HMS-arbeidet i bedriften.
Hva skal HMS-håndbok inneholde?
En HMS-håndbok baserer seg på internkontrollforskriften. Den sier noe om hva bedriften skal gjøre og hva som skal dokumenteres.
Om du er ute etter et digitalt HMS-system som veileder deg enkelt gjennom prosessen steg for steg og gjør det enkelt å holde systemet oppdatert og levende, kan Grønn Jobb HMS-system være verdt å sjekke ut. Hvis du ønsker å gjøre ting selv, kan du lese videre og på slutten laste ned vår gratis mal for HMS-håndbok.
1. En oppdatert oversikt over lover og forskrifter
Det skal være enkelt å finne lover og regler som gjelder for bedriften. Disse skal derfor alltid være oppdaterte og tilgjengelige i HMS-håndboken, slik at ansatte også kan være trygge på hvor de finner informasjonen.
Dere må ha en liste over lover og regler som gjelder for deres bedrift når det kommer til HMS. Og ledelsen skal se til at bedriften er i samsvar med HMS-kravene.
Bedriftshelsetjenesten kan være en god hjelper i å kartlegge regelverket for din bedrift.
2. Dokumentér medvirkning fra de ansatte i HMS arbeidet
Ledelse skal i samarbeid med de ansatte ivareta og utvikle arbeidsmiljøet. Et av punktene i internkontrollforskriften er å sørge for at de ansatte medvirker, eller hjelper til, i HMS-arbeidet.
Gjennom en signert HMS-egenerklæring, så kan bedriften bekrefte at dette gjøres ved at både ledelse og representant fra de ansatte signerer.
3. Opplæringsplan for ansatte
En del av internkontrollen innebærer å sørge for at de ansatte har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter om HMS-arbeidet.
Dere må derfor ha en tydelig rutine og plan for opplæring i HMS, beskrevet i HMS-håndboken, slik at opplæringen blir gjennomført.
Det må også være tydelig hvem ansvaret for opplæringen ligger hos.
4. Bedriftens HMS-mål
I HMS-håndboken skal dere sette forståelige og konkrete HMS-mål. Dere bør beskrive hvordan dere jobber for å nå målene, med tidsfrister og personen som er ansvarlig.
Eksempel på HMS-mål:
- Vi skal ikke ha arbeidsrelatert fravær / Vi skal ha null arbeidsrelatert fravær årlig
- Vi skal ikke ha arbeidsulykker ved vår bedrift / Vi skal ha 0 arbeidsulykker ved vår bedrift
- Vi skal begrense vår påvirkning på ytre miljø gjennom å sette oss årlige målsettinger inn mot energiforbruk, avfall/ ombruk og transport.
- Vi skal jobbe for ansatt tilfredshet på 90% innen 2 år.
- Vi skal redusere sykefraværet fra 7% til 5% innen utgangen av neste år.
5. Organisasjonskart
Hvordan er bedriften organisert? Hvordan er ansvar, oppgaver og myndighet i arbeidet med HMS fordelt?
Dette skal dere ha en tydelig oversikt over i deres HMS-håndbok. Det gir klarhet og tydelighet i HMS-arbeidet, og de ansatte vet hvem de skal henvende seg til for ulike saker relatert til HMS.
Last ned gratis HMS-håndbok her
6. Kartlegging og risikovurdering
Kartlegging og risikovurdering handler om å beskrive hva dere gjør i arbeidet deres og diskutere hvilke risikofaktorer dere har i arbeidet. Dere bør kartlegge både fysiske og psykiske arbeidsmiljøfaktorer.
Så skal dere vurdere disse risikoene. Risiko blir betegnet for sannsynligheten og konsekvensen for at en hendelse kan inntreffe.
Da ser dere på hva er sannsynligheten for at det forekommer skade, sykdom eller ulykke.
Og hvis det skjer; hva er konsekvensen av en potensiell hendelse.
Arbeidet dere gjør med kartlegging og risikovurdering legger grunnlaget for handlingsplanen deres.
Nyttige linker:
Er det lenge siden du har oppdatert din kunnskap, ta gjerne et HMS-grunnkurs der du kan få opplæring i risikofaktorer i arbeidet og få veiledning om hvordan gjennomføre en kartlegging og risikovurdering.
7. Handlingsplan
Like viktig som å vurdere risikoen dere møter i arbeidshverdagen, er det å treffe med riktige forebyggende grep, men også hva som skal gjøres dersom hendelsen likevel inntreffer.
Med en gjennomtenkt og utfylt handlingsplan, så senker eller fjerner dere sannsynligheten, eller konsekvensen, for en potensiell hendelse.
Her setter dere opp tiltak, med frist og ansvarlig person, basert på arbeidet dere gjorde med kartlegging og risikovurdering.
8. Avvikssystem
Hvis en hendelse bryter med regelverket for HMS, eller interne bestemmelser, så regner vi dette som avvik.
Et avvikssystem er viktig for å finne og rette opp i brudd på HMS-krav.
God avvikshåndtering forhindrer at dere gjentar de samme feilene og får bedre kontroll på arbeidsmiljøet deres.
For å ha et velfungerende avvikssystem er det viktig at de ansatte vet hvor og hvordan de skal melde avvik, og at de vet at det blir fulgt opp av en ansvarlig.
9. Oversikt over HMS-rutiner
Et fullt forsvarlig arbeidsmiljø krever rutiner og instrukser som beskriver hvordan arbeidet med helse, miljø og sikkerhet skal ivaretas.
Derfor skal HMS-håndboken ha oversikt over HMS-rutinene. De ansatte skal ha tilgang og få opplæring og kjennskap til rutinene. På den måten kan arbeidet utføres på en trygg måte, både fysisk og psykisk.
Rutiner må også oppdateres. Utgåtte rutiner må fjernes, og nye, nødvendige rutiner må inn i rutineoversikten i HMS-håndboken deres.
10. Revisjon av internkontrollen
Vi kan også kalle revisjon for en gjennomgang, eller kontroll.
Altså, vi skal sikre at det systematiske HMS-arbeidet fungerer som det skal og at nødvendige endringer, oppdateringer og forbedringspunkter blir fulgt opp .
Dere bør minimum gå gjennom deres HMS-håndbok en gang i året, slik at dere fanger opp regelverksendringer som påvirker bedriften og tilpasse ved eventuelle driftsendringer.
Last ned gratis HMS-håndbok
Nå som vi har gått gjennom hva en HMS-håndbok skal inneholde, kan du enkelt komme i gang med HMS-arbeidet på egen hånd ved å laste ned vår gratis mal for HMS-håndbok.
Gjør det enklere med et digitalt HMS-system
Med et digitalt HMS-system blir jobben enda enklere – slik at du kan prioritere mer av tiden din på kjerneoppgavene i arbeidet deres.
Grønn Jobb sitt HMS-system samler alt på ett sted og gjør det superenkelt å jobbe med HMS på tvers av bedriften:
- Enkelt og brukervennlig system som veileder deg
- Mobil-app for HMS på farta
- Maler tilpasset din bransje
Hva er en HMS-handlingsplan og hvordan utforme den?
Dette skal dokumenteres i HMS-arbeidet
