Avvik: hva er avvik? [+ Gratis avviksskjema]

Avvik er generelt sett hendelser som faller utenfor det som regnes som normalen. 

Innenfor helse, miljø og sikkerhet (HMS) klassifiserer vi alle uønskede hendelser, som kan føre til eller har ført til skade, som HMS-avvik. Dette kan være skade på mennesker, materiell eller miljø.

I denne artikkelen skal vi gå gjennom punkter som er viktige å kunne når du skal kartlegge og dokumentere avvik, og hvilke verktøy som kan hjelpe deg på veien.

"Ha avvik på agendaen. Løft det opp på morgenmøter, personalmøter eller avdelingsmøter med jevne mellomrom, slik at man kan se hvordan oppfølgingen foregår."

– HMS-rådgiver, Oddbjørn Hasle-Finstad.

Innhold

• Nøkkelpunkter
• Hva er avvik?
• Hva er målet med avviksregistrering?
• Eksempler på avvik innenfor HMS
• Hvordan motivere til å registere avvik?
• Krav om avviksregistrering
• Hva handler avviksregistrering om?
• Avvik som en del av et systematisk HMS-arbeid
• Konklusjon
• FAQ: Ofte stilte spørsmål

Nøkkelpunkter

Avvik er hendelser som bryter med lovverk eller interne bestemmelser

Bedriften må ha et system for å registrere og håndtere avvik

Målet er å forebygge og redusere risiko over tid

Hva er avvik (HMS-avvik)?

Hvis en hendelse bryter med regelverket for helse, miljø og sikkerhet, eller interne bestemmelser, så regner vi dette som avvik. Formålet med å melde avvik, er å forebygge skader og ulykker.

Typiske eksempler på avvik kan være at ansatte mangler eller har sløyfet verneutstyr, eller får en arbeidsrelatert skade. Det kan være greit å merke seg at svingninger innenfor det som regnes som normalen, ikke blir definert som avvik.

Les også: Hva er internkontroll og hvorfor må du utføre den?

Hva er målet med avviksregistrering?

Avvik handler om at du tilrettelegger for god avvikshåndtering, som innebærer at du kartlegger hva som har skjedd, hvorfor det skjedde, rette opp i feilen, og sørge for at det ikke skjer igjen. 

Har du er godt system når det kommer til avvikshåndtering og registrerer det på rett måte, kan dette ifølge Arbeidstilsynet bidra til:

• at virksomheten når sine mål
• å hindre at de samme avvikene skjer gang på gang
• å redusere risikoen for uønskede handlinger
• et sikrere arbeidsmiljø og et bedre ytre miljø
  
• høyere produktivitet gjennom færre driftsstanser og mindre sykefravær, svinn og tap
  

Eksempler på avvik innenfor HMS 

Det er ikke alltid så lett å umiddelbart forstå hva som er avviket. Hvis noen får en stein i hodet på arbeidsplassen og ikke har på seg hjelm, så er ikke avviket "hjernerystelse". Det er årsaken bak som er avviket. I dette tilfellet, for eksempel, brudd på verneutstyr-bestemmelsene.

Du skal registrere årsaken til hendelsen som avvik. 

Like fullt skal årsaker til nesten-hendelser registreres som avvik. Dette er en stor del av det forebyggende HMS-arbeidet, nemlig å finne og forbedre risikoene før ulykkene skjer. 

Les også: 5 goder av godt HMS-arbeid

Hvordan motivere til å registrere avvik?

Her gir HMS-ekspertene deg noen tips til hvordan du kan motivere til å registrere avvik i din bedrift.

Gratis videokurs: Lær avvikshåndtering på 15 minutter

Krav om avviksregistrering

Siden arbeidsgiveren har det overordnede ansvaret for at lover, forskrifter og regler for HMS blir fulgt, innebærer dette også å ha på plass et system for å håndtere avvik. Det vil også si at det faktisk blir registrert avvik, og sørge for at systemet blir brukt. 

Hva handler avviksregistrering om?

For at dere som bedrift skal arbeide trygt må dere forbedre og forebygge. Som en del av internkontrollen skal dere jobbe med å oppdage og forbedre risikoer før det går galt.

Muligheten til dette kommer gjennom å kartlegge hva som har skjedd og hvorfor det skjedde. Deretter har dere grunnlaget for å rette opp årsakene til problemet, forbedre og sørge for at disse tingene ikke skjer igjen. 

Det er her avviksregistrering kommer inn. Avviksregistrering handler om å finne ut og kartlegge, gjennom å registrere hendelser, hva som har skjedd. Samtidig som man stiller seg spørsmålet "hvorfor skjedde det?", ser på hendelsen og kommer med en årsak til problemet. 

Ikke bare vil god avvikshåndtering forhindre at dere gjentar de samme feilene om og om igjen, men dere vil få en kontroll på arbeidsmiljøet deres som gjør at dere sannsynligvis får færre uønskede hendelser.

Resultatet er et tryggere arbeidsmiljø med alle fordelene det bringer med seg. 

Les også: 7 tips til en effektiv vernerunde [+ gratis sjekkliste]

Avvik som en del av et systematisk HMS-arbeid

Avviksregistrering er en del av den systematiske jobben med HMS. For å få et levende avvikssystem som brukes og fungerer, er du som arbeidsgiver avhengig av å oppfordre til bruk og registrering i systemet. 

Hvis du skaper en forventning i bedriften om at hendelser og nesten-hendelser skal noteres og registreres, vil dere ende opp med et grunnlag dere kan bruke til å risikovurdere tilstanden i bedriften, og ikke minst for å forbedre nåværende tilstand.

Det er viktig at de ansatte føler at ledelsen også følger opp fra sin side. Hvis en føler at ledelsen ikke tar hendelsene seriøst, at ikke det blir gjort tiltak for hendelsen, så begynner ansatte å slurve og til slutt slutter de helt å bruke systemet. 

Les også: Hvorfor trenger du et HMS-system?

Konklusjon

Kort oppsummert så er avvik hendelser som bryter med lovverk og interne bestemmelser for HMS. Avvik og avviksregistrering en sentral del av å fange opp og forebygge risikoer i HMS-arbeidet. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for dette.

For å få de ansatte til å bruke avvikssystemet er det lurt å følge tipsene fra HMS-rådgiverne, slik som å få avvik på agendaen, vis at avvikene blir fulgt og hvordan, og det må ikke minst være lett å bruke systemet – gjerne på mobil.