Slik får du en mer effektiv vernerunde
Vernerunde er en kartlegging av arbeidsmiljøet. Ofte brukes en vernerunde som et virkemiddel for å følge kravene i internkontrollforskriften. Gjennomføringen kan gjøres på flere måter, men du bør sørge for å holde den effektiv. Her er verneombudet en sentral skikkelse.
Les mer om verneombud på vår temaside om HMS
Tradisjonelt sett har nok de fleste vernerunder omfattet de fysiske arbeidsforholdene på jobben. De fleste forbinder nok også vernerunder med dette. Det er derimot mulig å vurdere psykososiale og organisatoriske forhold ved å være nysgjerrig på de ansatte underveis i kartleggingen, og stille spørsmål underveis i runden. Arbeidsplasser er forskjellige og derfor bør du tilpasse løsningene til nettopp din bedrift.
1. Dann en effektiv vernerundegruppe
Flere kokker kan fort bli mer søl. Verneombud, daglig leder og personer fra bedriftshelsetjenesten er de viktigste kandidatene til å gjennomføre en vernerunde. Hold vernerundegruppen effektiv – ca. 2-4 personer er en god retningslinje.
Les også: Hvem kan være verneombud?
2. Finn hyppighet for når du skal gå vernerunde
Hyppighet for vernerunder er individuelt. Noen går 1 gang i året, andre kvartalvis og noen går enda oftere. I byggebransjen kan man fort gå vernerunder på ukebasis. Som utgangspunkt kan man si at jo høyere risikoelementer din virksomhet har, jo hyppigere bør man gå vernerunde.
Det kan lønne seg å legge vernerunden til en dag hvor arbeidsforholdene er så normale som mulig, slik at du får innsyn i det daglige arbeidsmiljøet. De ansatte er til stede og jobber som normalt.
3. Planlegg vernerunden på forhånd
Hvis du ønsker å gjennomføre en effektiv vernerunde, så er forberedelsene det viktigste du gjør. Da sikrer du at du får gått gjennom det du har planlagt å kartlegge og runden vil gå både hurtigere og mer effektivt når du vet hvilket punkt som er neste på lista. Det er smart å sette seg mål for runden. Skal du kartlegge generelt eller dele inn i fokusområder? Er du i en mindre bedrift kan man komme seg gjennom generelle punkter med tilfredsstillende resultat, men ofte lønner det seg å dele opp vernerunden i runder med ulikt fokus. Da er det også enklere å få med riktig faglig rådgiver fra bedriftshelsetjenesten til å bistå med vernerunden. Eksempelvis ergonom eller yrkeshygieniker.
Les også: Nyvalgt verneombud: 5 tips til en god start
Planlegg vernerunden i god tid før og gå gjennom følgende:
- Tidligere vernerunder, skademeldinger, sykefravær
- Saker som har blitt tatt opp eller påpekt for helse, miljø og sikkerhet
- Informasjon om vernerunde til ansatte, samt tidspunkt
4. Effektiviser vernerunden med sjekkliste
En effektiv vernerunde er godt planlagt, og som en del av dette bør du bruke en sjekkliste underveis. Ved å bruke en sjekkliste får du oversikt over hvilke punkter du skal gå gjennom i hvilken rekkefølge, slik at runden går fortere. Har du mange punkter er det også lettere å ha oversikt over hva man allerede har gått gjennom. Ikke minst er det lettere å notere underveis til hvert punkt.
Denne bør utformes i planleggingsfasen og tilpasses til din bedrift.
Les også: En god vernetjeneste gir bedre arbeidsmiljø
5. Dokumenter vernerunden
Vernerunden er en innsamling av informasjon til det videre HMS-arbeidet. Som en del av kartleggingen og risikovurdering i en systematisk HMS-arbeid er det derfor sentralt å dokumentere informasjonen. Underveis noterer du for eksempel feil, mangler, innspill, egne notater og viktig informasjon.
Etter runden lager du en oppsummering av vernerunden med utgangspunkt i sjekklisten. Denne oppsummeringen brukes for å lage handlingsplanen i etterkant.
6. En effektiv vernerunde har tydelig ansvarsfordeling
Det er viktig at ting ikke bare skribles ned. Funnene fra vernerunden krever handling. Her kan du også gjøre tiltak underveis i vernerunden. Ser du muligheten til at dette er noe som kan tas tak i med en gang så er det ingen grunn til å utsette. I etterkant bør dere bli enige om hva som må gjøres, hvordan det løses, hvem som er ansvarlig, når det skal gjøres og hvordan prosessen følges opp.
Les også: Verneombudets rett til å stanse arbeidet
7. Ha internkontrollen som rammeverk for vernerunden
Ikke gå vernerunde for å gå vernerunde. Se vernerundene i sammenheng med resten av HMS-arbeidet og sett alt i system. Da blir det lettere å se hva som kreves i vernerundene og hva informasjonen skal brukes til i etterkant. Vernerunder er et verktøy til å dekke noen av kravene til internkontroll. Derfor bør du ha internkontrollen som rammeverk for vernerundene.
Krav til personlig verneutstyr: Dette bør du vite [guide]
Hva er en HMS-handlingsplan og hvordan utforme den?
