Alle innlegg

Tilsyn 1/3: Slik forbereder du deg til tilsynet

Du bekymrer deg for tilsyn av HMS-arbeidet? Du er ikke alene. Mange bekymrer seg for tilsyn, og det er noe vi ofte får spørsmål om her i Grønn Jobb. Arbeidstilsynet kom for en stund tilbake med en melding om sine prioriterte satsingsområder for tilsyn i 2018. Hvis du befinner deg i en av disse bransjene bør du definitivt lese videre. Hvis ikke du er i en av disse bransjene, ja, da kan du egentlig ha godt av å lese videre uansett. 

Les om tilsyn og HMSGrønn Jobb temaside for HMS: helse, miljø og sikkerhet

Vi har derfor laget en serie på tre blogginnlegg hvor vi forklarer deg hva du kan gjøre for å forberede deg på tilsyn, hva du bør gjøre underveis og hva som skjer etter tilsynet. Dette er del 1 av 3 og tar for seg hvordan du kan og bør forberede deg til tilsynet. Når det kommer til arbeidsmiljøet og HMS-krav er det Arbeidstilsynet som er det mest relevante tilsynet.  

I 2017 utførte Arbeidstilsynet 13 876 tilsyn.

Tilsyn er en form for kontroll. Det brukes kort fortalt som et virkemiddel for å kontrollere at loven overholdes, samtidig som Arbeidstilsynet skal veilede om hvordan regelverket skal følges og utøves.

Kontrollen kan utføres for å sjekke at en arbeidsplass er ufarlig, som ved høydearbeid. Eksempelvis fikk 1000 av 1600 virksomheter stans etter kontroll, på grunn av overhengende fare for liv og helse ved arbeid i høyden.

Kontrollen kan også gjennomføres for å sjekke arbeidsgivers forebyggende innsats mot helsebelastninger og uønskede hendelser.

Meldinger om arbeidsulykker, tips fra ansatte og andre, eller melding fra lege om arbeidsrelatert sykdom kan føre til tilsyn. Men på generell basis utføres tilsyn med bakgrunn i prioriterte næringer og målgrupper, og fokus på de temaene som Arbeidstilsynet tar for seg. 

 

3 ulike typer tilsyn

Din bedrifts risikofaktorer, Arbeidstilsynets temaer og hensikt med tilsynet vil påvirke hvordan du får tilsyn. Det er hovedsakelig 3 ulike typer tilsyn som kan bli gjennomført:

  • Meldte tilsyn
  • Uanmeldte tilsyn
  • Postale tilsyn

Arbeidstilsynet gransker også alvorlige arbeidsulykker, som en kanskje kan se litt på siden av dette. Siden Arbeidstilsynet utfører en del av arbeidet sitt i prioriterte satsinger med fokus på tema eller spesifikke bransjer, er det lettere for deg å forberede deg på det som potensielt kan dukke opp. Husk at alle kan få tilsyn!

Mann tar en nærmere titt

Den beste forberedelsen på tilsyn

Den beste forberedelsen på tilsyn er å jobbe systematisk, kontinuerlig og på lang sikt med virksomhetens helse- miljø- og sikkerhetsarbeid. Et nettbasert HMS-system gjør lovpålagte HMS-arbeidet enkelt, og  gir deg oversikt over lover, aktiviteter og dokumentasjon på et sted.

Du kan for eksempel sjekke ut Grønn Jobb sitt HMS-system.

 

Samarbeid i forberedelsene gjør ting lettere 

Sørg for at det er "dere" og ikke "du" som forbereder dere. Koble på verneombud i forberedelsene. Er det noen større, umiddelbare mangler dere kommer på som må prioriteres? Ved å samarbeide unngår dere å glemme noe samtidig som dere sammen kan oppnå bedre forståelse for HMS-utfordringene. Ved å fordele oppgavene går jobben også fortere.

Få oversikt over prioriteringer og temaer

Sett dere inn i tilsynets prioriteringer. Er dere i en prioritert bransje? Hvilke temaer blir prioritert i deres bransje og generelt? Hvilke krav stilles til dere innenfor temaene, har dere ting på plass?

Kartlegg  HMS-arbeidet

Kartlegg hvordan dere ligger an i HMS-arbeidet og da gjerne spesielt innenfor temaområdene. Der dere finner avvik bør dere rette opp fortest mulig, mens tiltak dere ikke har mulighet til å følge opp snarlig bør legges inn i en handlingsplan. 

Ha dokumentasjonen klar

Dere bør ha dokumentasjon på gjennomført HMS-opplæring for både øverste leder og verneombud klart til fremvisning. Dette er lovpålagt opplæring. Se ikke bortifra at dere får spørsmål om hvordan dere holder dere oppdatert. 

Dere må kunne dokumentere at dere jobber bevisst, aktivt og kontinuerlig med HMS. Ved et tilsyn bør dere kunne vise frem skriftlig dokumentasjon på:

  • virksomhetens mål for HMS-arbeid
  • virksomhetens organisering, med tydelige ansvarsområder for HMS
  • risikokartlegging 
  • handlingsplan
  • rutiner for mangler, feil, uønskede hendelser
  • vedlikehold og evaluering av HMS-arbeidet

Ikke glem de enkle tingene

Husk at førsteinntrykket har mye å si. Ryddige forhold - både i dokumentasjon og arbeidsmiljø - bør være standarden før besøket. Tenk på enkle ting som hvem skal ta imot tilsynsinspektørene når de dukker opp. Gjør dokumentasjonen lett tilgjengelig på forhånd slik at dere ikke bruker masse tid på å hente fram dette underveis.

Neste innlegg finner du her: Tilsyn 2/3: Underveis i tilsynet

 

Har du allerede hatt tilsyn og fått pålegg? Vi kan hjelpe deg lukke påleggene. Trykk på knappen under for å komme til vår side for tilsynshjelp.

Tilsynshjelp: Trykk her

 

 

 

 

 

 

Kilder:

https://www.arbeidstilsynet.no/nyheter/innsats-for-et-fullt-forsvarlig-arbeidsmiljo/

https://www.arbeidstilsynet.no/om-oss/tilsyn/

 

Simon Olsen
Simon Olsen
Simon er kommunikasjonsrådgiver i Grønn Jobb. Han har en mastergrad i samfunnskommunikasjon fra UiA og lager blant annet innhold til fagbloggen vår.

Relaterte innlegg

Støy – påvirker det deg i hverdagen?

Lurer du på om støy påvirker din arbeidsplass? Som bedriftshelsetjeneste er vi ofte ute og gjennomfører kartleggingsbesøk og vernerunder på arbeidsplasser. I den forbindelse ser vi ofte på støyforholdene på arbeidsplassen. 

Spørsmål og svar | Når rus- og spillavhengighet blir et arbeidsmiljøproblem

I dette blogginnlegget deler vi noen spørsmål og svar fra webinaret vi holdt, som hadde tema "Når rus- og spillavhengighet blir et arbeidsmiljøproblem".

Bruk av egenmelding når arbeidstaker er fraværende grunnet egen sykdom

Som HMS-rådgiver i bedriftshelsetjenesten, får jeg ofte spørsmål rundt emnet egenmelding fra både daglig ledere, verneombud og arbeidstakere.