Slik forbereder du deg til tilsyn

Forbereder du deg til tilsyn? Tilsyn fra Arbeidstilsynet er noe mange ledere ser på som skummelt. Ofte kan man bli usikker og kanskje litt negativ til hele prosessen siden man ikke helt vet hva som venter. Derfor vil vi i denne artikkelen fortelle deg litt mer om hvordan du kan forberede deg til tilsyn og hva som venter deg.

Les også: Arbeidstilsynets tilsyn: Dette bør mindre bedrifter vite

Grønn Jobb er en landsdekkende bedriftshelsetjeneste tilpasset for mindre bedrifter. Vi kan hjelpe deg med både det systematiske HMS-arbeidet, med å få på plass lovpålagt bedriftshelsetjeneste, eller tilsynshjelp. 

Slik forbereder du bedriften til tilsyn

Den beste forberedelsen på tilsyn er å jobbe systematisk, kontinuerlig og på lang sikt med virksomhetens helse- miljø- og sikkerhetsarbeid. Et nettbasert HMS-system gjør det lovpålagte HMS-arbeidet enkelt, og  gir deg oversikt over lover, aktiviteter og dokumentasjon på et sted.

Du kan for eksempel sjekke ut Grønn Jobb sitt HMS-system, eller du kan lage et eget system for bedriften din. Så lenge du får med de punktene med riktig informasjon, oppdaterer og har et levende system – så er det også en mulighet.

Skippertak er en dårlig løsning til tilsyn. Jobb kontinuerlig og reelt med det forebyggende HMS-arbeidet, slik at dere faktisk ivaretar arbeidsmiljøet deres. Har dere ikke gjort en god nok jobb fra før, så må dere ta imot veiledningen og eventuelle reaksjoner som Arbeidstilsynet gir. Deretter kan dere bruke det til å se hva dere må bli bedre på, og eventuelt koble på bedriftshelsetjenesten ved behov for bistand.

Samarbeid i forberedelsene gjør ting lettere 

Sørg for at det er "dere" og ikke "du" som forbereder dere. Koble på verneombud i forberedelsene. Er det noen større, umiddelbare mangler dere kommer på som må prioriteres? Ved å samarbeide unngår dere å glemme noe samtidig som dere sammen kan oppnå bedre forståelse for HMS-utfordringene. Forebyggende HMS-arbeid er en kontinuerlig jobb, og da er det viktig å ha med alle de involverte partene for det som skjer videre.

Få oversikt over prioriteringer og temaer

Sett dere inn i tilsynets prioriteringer. Er dere i en prioritert bransje? Hvilke temaer blir prioritert i deres bransje og generelt? Hvilke krav stilles til dere innenfor temaene, har dere ting på plass?

Kartlegg  HMS-arbeidet

Kartlegg hvordan dere ligger an i HMS-arbeidet og da gjerne spesielt innenfor temaområdene. Der dere finner avvik bør dere rette opp fortest mulig, mens tiltak dere ikke har mulighet til å følge opp snarlig bør legges inn i en handlingsplan. 

Ha dokumentasjonen klar

Dere bør ha dokumentasjon på gjennomført HMS-opplæring for både øverste leder og verneombud klart til fremvisning. Dette er lovpålagt opplæring. Hvordan holder dere kunnskapen ved like?

Dere må kunne dokumentere at dere jobber bevisst, aktivt og kontinuerlig med HMS. Ved et tilsyn bør dere kunne vise frem skriftlig dokumentasjon på:

• virksomhetens mål for HMS-arbeid
• virksomhetens organisering, med tydelige ansvarsområder for HMS
• risikokartlegging 
• handlingsplan
• rutiner for mangler, feil, uønskede hendelser
• vedlikehold og evaluering av HMS-arbeidet

Gjør dokumentasjonen lett tilgjengelig på forhånd slik at dere ikke bruker masse tid på å hente fram dette underveis. Hvis dere har sjekket opp i prioriterte aktiviteter, hva som står i brevet fra Arbeidstilsynet og hvorvidt dere er pålagt bedriftshelsetjeneste – så bør dere også ha relevant dokumentasjon på dette klart til tilsynet.

Tilsyn er kontroll og veiledning av loven

Tilsyn er en form for kontroll. Det brukes kort fortalt som et virkemiddel for å kontrollere at loven overholdes, samtidig som Arbeidstilsynet skal veilede om hvordan regelverket skal følges og utøves. Din forberedelse til tilsynet vil det andre ord i stor grad bestå av å faktisk jobbe kontinuerlig, systematisk og godt med HMS-arbeidet.

Kontrollen kan også gjennomføres for å sjekke arbeidsgivers forebyggende innsats mot helsebelastninger og uønskede hendelser.

Meldinger om arbeidsulykker, tips fra ansatte og andre, eller melding fra lege om arbeidsrelatert sykdom kan føre til tilsyn. Men på generell basis utføres tilsyn med bakgrunn i prioriterte næringer og målgrupper, og fokus på de temaene som Arbeidstilsynet tar for seg. 

3 ulike typer tilsyn

Din bedrifts risikofaktorer, Arbeidstilsynets temaer og hensikt med tilsynet vil påvirke hvordan du får tilsyn. Det er hovedsakelig 3 ulike typer tilsyn som kan bli gjennomført:

• Meldte tilsyn
• Uanmeldte tilsyn
• Dokumenttilsyn

Arbeidstilsynet gransker også alvorlige arbeidsulykker, som en kanskje kan se litt på siden av dette. Siden Arbeidstilsynet utfører en del av arbeidet sitt i prioriterte satsinger med fokus på tema eller spesifikke bransjer, er det lettere for deg å forberede på det som potensielt kan dukke opp ved å legge inn en prioritert innsats i eget forebyggende arbeid. Husk at alle kan få tilsyn, og ofte er det tilfeldig hvem som får.

Har du allerede hatt tilsyn og fått pålegg? Vi kan hjelpe deg lukke påleggene. Klikk her for å komme til vår side for tilsynshjelp.

Kilder:

https://www.arbeidstilsynet.no/nyheter/innsats-for-et-fullt-forsvarlig-arbeidsmiljo/

https://www.arbeidstilsynet.no/om-oss/tilsyn/