For mange ledere i små og mellomstore bedrifter kan det være skummelt å høre ordet tilsyn. Er HMS-kravene og avtale med bedriftshelsetjeneste på plass når Arbeidstilsynet kommer på besøk? Det finnes flere statlige myndigheter og typer tilsyn, men i denne artikkelen har vi fokus på Arbeidstilsynets tilsyn.
Grønn Jobb er en landsdekkende bedriftshelsetjeneste tilpasset for mindre bedrifter. Vi kan hjelpe deg med både det systematiske HMS-arbeidet, med å få på plass lovpålagt bedriftshelsetjeneste, eller tilsynshjelp.
Innhold
Hva er et tilsyn?
Arbeidstilsynets tilsyn: Dette bør du vite
Hvilke typer tilsyn gjennomfører Arbeidstilsynet?
Krav til HMS og bedriftshelsetjeneste for små og mellomstore bedrifter
Konsekvenser av å bryte HMS-krav og krav til bedriftshelsetjeneste
Hvordan forberede seg på tilsyn fra Arbeidstilsynet: En enkel huskeliste
Nøkkelpunkter
- Det er Arbeidstilsynet som gjennomfører tilsyn for å kontrollere at bedriftene følger arbeidsmiljøloven. Det er også Arbeidstilsynet som gir reaksjoner for å ikke følge regelverket.
- Det viktigste du kan gjøre er å faktisk jobbe kontinuerlig med det forebyggende HMS-arbeidet. En vesentlig endring i 2023 er at Arbeidstilsynet i større grad kontrollerer om de bedriftene som skal ha bedriftshelsetjeneste, faktisk har det. Også de mindre bedriftene.
- Du har flere verktøy du som leder kan benytte deg av for å forberede deg på tilsyn. Du kan for eksempel trekke inn bedriftshelsetjenesten som rådgiver eller benytte deg av vår huskeliste for forberedelse til tilsyn.
Hva er et tilsyn?
Tilsyn er et virkemiddel som statlige myndigheter bruker for å følge opp intensjoner i ulike lover, forskrifter og bestemmelser, ifølge Store norske leksikon. Mer spesifikt er det Arbeidstilsynets viktigste virkemiddel for å kontrollere at bedriftene i Norge følger reglene i arbeidsmiljøregelverket.
Les også: Grønn Jobb temaside for HMS: helse, miljø og sikkerhet
Arbeidstilsynets tilsyn: Dette bør du vite
Arbeidstilsynets tilsyn sjekker at bedrifter følger krav og retningslinjer i arbeidsmiljøregelverket. Dersom noen bedrifter ikke følger det som er bestemt, gir Arbeidstilsynet også reaksjoner for at bedriften skal rette opp forholdene. Reaksjonene skal som regel stå i stil til alvorlighetsgrad, omfang, osv. Hvis dere ikke følger reaksjonene fra Arbeidstilsynet kan de gi strengere reaksjoner.
Du kan velge å benytte deg av tilsynshjelp for å lukke pålegg, skrive svarbrev eller kartlegge bedriften din før tilsyn.
Det er greit å merke seg at Arbeidstilsynet også informerer og veileder i de fleste tilsyn, blant annet om hvordan loven skal forstås og risikofaktorer for bedriften.
Hvilke typer tilsyn gjennomfører Arbeidstilsynet?
Kort fortalt gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn enten ved at de kommer på besøk til bedriften, kontakter dere for å etterspørre dokumenter, eller gjennom digitalt tilsyn.
Tilsyn kommer som regel i tre former:
- Meldte tilsyn
- Uanmeldte tilsyn
- Dokumenttilsyn
Les også: 3 typer tilsyn din bedrift kan få
Arbeidstilsynet sier selv dette om tilsyn:
– Arbeidstilsynet gjennomfører tilsyn i næringer, og med tema og målgrupper, vi vet har høy risiko for skader og sykdom. Men vi gjør også tilsyn med bakgrunn i tips og meldinger om arbeidsulykker, meldinger fra leger om arbeidsrelatert sykdom og på bakgrunn av henvendelser om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.
Krav til HMS og bedriftshelsetjeneste for små og mellomstore bedrifter
Når du er leder for en mindre bedrift er det krav til HMS og krav om avtale med en bedriftshelsetjeneste som legger en del av bakteppet for hva som sjekkes i et tilsyn fra Arbeidstilsynet.
Krav til systematisk HMS-arbeid
Bortimot alle bedrifter skal jobbe systematisk med HMS. Det er leder (arbeidsgiver) sin jobb å sørge for at bedriften jobber systematisk med HMS-arbeid.
Det betyr at dere skal utarbeide og jobbe med deres eget internkontroll-system, også kalt HMS-system. Du finner en oversikt over hvilke punkter dere skal jobbe systematisk med for HMS i internkontrollforskriften, som også sier hvilke punkter som må dokumenteres.
Det kan være flere krav som stilles til din bedrift, avhengig av bransje, arbeidsoppgaver, risikoforhold, osv. Et godt sted å begynne kan være å sjekke ut: HMS-krav for min bransje
Fra 2023 sjekkes ofte bedriftshelsetjeneste-avtale på tilsyn
Fra 2023 og fremover er det rettet fokus mot at bedrifter som er pålagt bedriftshelsetjeneste, faktisk har det, og hvordan det brukes. Dette kontrolleres i større grad i under tilsynene, og også mot mindre bedrifter.
Bedriftshelsetjenesten skal være en rådgiver inn mot det forebyggende HMS-arbeidet, noe som gjør det relevant for Arbeidstilsynets tilsyn. Det kan derfor være lurt, som leder i en mindre bedrift, å sette seg litt inn i hva en bedriftshelsetjeneste er og gjør.
Sjekk din bedrift: Hvem må ha bedriftshelsetjeneste?
Konsekvenser av å bryte HMS-krav og krav til bedriftshelsetjeneste
Hva skjer hvis du bryter HMS-kravene eller krav om å ha bedriftshelsetjeneste?
Dersom tilsynet viser at dere bryter regelverket, så kan Arbeidstilsynet gi reaksjoner. Hvilken reaksjon dere får er avhengig av alvorlighetsgrad, om det er flere brudd og så videre.
- Pålegg
- Stans
- Tvangsmulkt
- Tilbaketrekking av godkjenning
- Overtredelsesgebyr
Les også: 5 reaksjoner du kan få etter tilsyn.
Prioriterte aktiviteter
Du kan gå til Arbeidstilsynets prioriterte aktiviteter for å lese mer om disse og hvilke temaer som er aktuelle.
Økt fokus på bedriftshelsetjeneste
Fra 2023 og fremover er det økt oppmerksomhet om tilknytning til – og bruk av – bedriftshelsetjeneste.
"Bedriftshelsetjenesten (BHT) spiller en viktig rolle i virksomheters forebyggende arbeidsmiljøarbeid. Framover skal Arbeidstilsynet oftere kontrollere om virksomheter som er pliktig å tilknytte seg en bedriftshelsetjeneste, faktisk har gjort det. Vi kontrollerer også om virksomhetene bruker bedriftshelsetjenestene slik de skal og bør." – Arbeidstilsynet
Tre sentrale elementer som gjerne blir kontrollert opp mot bedriftshelsetjeneste er:
- Dokumentert avtale med godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT)
- Skriftlig plan for bistand fra BHT
- Årsrapport om bistanden fra BHT
Det viser seg at mange bedrifter bør benytte bedriftshelsetjeneste mye bedre enn de gjør i dag. Arbeidstilsynet har kartlagt sine tilsyn fra 2018 til november 2022, og der kommer det frem at hele 77 prosent av de kontrollerte bedriftene ikke hadde kompetanse til å gjennomføre pålegg uten hjelp fra bedriftshelsetjeneste.
Statistikk tilsyn
Ifølge statistikk fra Arbeidstilsynet ble det i 2022 gjennomført 11 951 tilsyn, med en stor andel av disse innenfor bygg og anlegg (4924).
Det ble gjennomført en rekke tilsyn mot mindre bedrifter, som fikk reaksjon:
- 1-4 ansatte: 1002 av 1477 tilsyn fikk reaksjon
- 5-9 ansatte: 1430 av 1954 tilsyn fikk reaksjon
- 10-19 ansatte: 1839 av 2522 tilsyn fikk reaksjon
- 20-49 ansatte: 1716 av 2580 tilsyn fikk reaksjon
Dersom du ønsker bistand til å lukke en tilsynssak er det viktig at du tar kontakt med bedriftshelsetjenesten så fort som mulig etter at dere har mottatt varsel om pålegg.
Hvordan forberede seg på tilsyn fra Arbeidstilsynet: En enkel huskeliste
For å forberede seg til tilsyn kan det være greit med en liste over punkter du kan gå over, sjekke opp eller finne fram dokumentasjon på.
Les også: Slik forbereder du deg på tilsyn
Husk likevel på at den viktigste jobben er ikke å ta et "skippertak" kun når du får tilsyn – det vil nok uansett skinne gjennom. Den viktigste jobben er å kontinuerlig gjøre en systematisk jobb med det forebyggende HMS-arbeidet. Da blir det også mye, mye enklere å vise frem dette.
Les også:
Hva er ditt ansvar i arbeidet med HMS?
7 fordeler ved å ha en bedriftshelsetjeneste
5 ting du bør tenke på ved valg av bedriftshelsetjeneste
--------------------
Kilder:
https://snl.no/tilsyn
https://www.arbeidstilsynet.no/om-oss/tilsyn/
Slik forbereder du deg til tilsyn
3 typer tilsyn din bedrift kan få
