Hva er en HMS-handlingsplan og hvordan utforme den?

Endelig har du fått satt av tid til å jobbe med HMS, men hvor skal du begynne? Du har kanskje hørt om begrepet HMS-handlingsplan? Det må jo være noe konkret og håndfast å jobbe med. Handling og plan – det passer meg perfekt, tenker du kanskje? Før du hopper ut i arbeidet, bør du først finne ut av hva en HMS-handlingsplan er.  

Hva er en HMS-handlingsplan? 

En HMS-handlingsplan er et utfyllende og detaljert dokument som inneholder en oversikt over alle HMS-tiltak du ønsker å utføre. Grunnlaget for handlingsplanen dannes gjennom kartlegging og risikovurdering, vernerunde, statistikk og erfaringer året før, eller andre HMS-mål du har satt deg. 

Med andre ord er handlingsplanen sluttresultatet av et godt HMS-arbeid. Tidshorisonten for en HMS-handlingsplan kan strekke seg over flere år, men vi anbefaler at du reviderer den årlig som en del av internkontrollen. 

Hva er forskjell på HMS-handlingsplan og HMS-årshjul? 

Det er viktig å påpeke at en handlingsplan for HMS kan ha forskjellige drakter. Du kan lage en HMS-handlingsplan ned på hver minste lille mikro-detalj. Eller du kan velge å samle overordnede punkter i et HMS-årshjul. Et HMS-årshjul er et begrep som beskriver hvordan du setter de planlagte aktivitetene innen helse- miljø- og sikkerhetsarbeidet, inn i en kalender.  

Les også: Slik lager du et HMS-årshjul [+ Gratis årshjulmal] 

Hvis vi skal forsøke å differensiere begrepene, tar HMS-årshjulet for seg den grove overordnede HMS-planen for i år, mens en HMS-handlingsplan er den detaljerte handlingsorienterte planen.  

Les også: Den komplette oversikten over HMS-begreper

Hvorfor bør du lage en HMS-handlingsplan? 

Som leder er HMS-handlingsplanen en av dine viktigste verktøy i HMS-arbeidet. En god HMS-handlingsplan kan hjelpe deg med å begrense forekomsten av ulykker og sykefravær i bedriften. Den vil i tillegg kunne bidra til å gjøre HMS-arbeidet ditt mer effektivt og mindre tidkrevende. Bruker du tiden godt og gjør forarbeidet med planleggingen, vil du raskt legge merke til at HMS-arbeidet ikke lengre blir en byrde, men glir inn som en naturlig del av de daglige rutinene. Du får også mer kontroll over hvilke aktiviteter som er lovpålagt, og hvilke HMS-tiltak du ønsker utføre.  

Er det lovpålagt å utforme en handlingsplan for HMS?  

Det er pålagt i både internkontrollforskriften og arbeidsmiljøloven at bedrifter skal jobbe systematisk med HMS. En HMS-handlingsplan er et godt verktøy til å gjøre nettopp det, og kan benyttes til å dokumentere HMS-arbeidet. Når det er sagt kan formen på en handlingsplan være så mangt.  

Hvordan lage en HMS-handlingsplan? 

Det er mange veier til rom og det er ingen fasit på hvordan du skal gjøre det. Hensikten med å lage en plan for HMS-aktivitetene, er å gjøre det enklere for deg å kunne jobbe systematisk med helse-miljø- og sikkerhetsarbeidet. Det viktigste med HMS-handlingsplanen er at du finner et format som fungerer for deg.  

Internkontrollforskriften: Et godt utgangspunkt for HMS-handlingsplan 

Hvis vi tar utgangspunkt i internkontrollforskriften så har vi allerede definert noen punkter du bør igjennom for å identifisere tiltak til handlingsplanen: 

1. Skaffe oversikt over lover og forskrifter som gjelder for din bedrift 
2. Sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i HMS 
3. Sørge for at ansatte medvirker  
4. Fastsette mål for HMS 
5. Organisasjonskart og ansvarsområder 
6. Kartlegging og risikovurdering 
7. Etablere rutiner for avvik 
8. Revisjon av internkontrollen 
   
   

Les også: Hva er internkontrollforskriften

Et ord som skremmer mange, er «revisjon av internkontrollen». Navnet er mer komplisert enn det trenger å være. Enkelt forklart handler det om å oppdatere eller justere HMS-arbeidet ditt. Om du har revidert en forretningsplan tidligere, så er ikke revisjon av internkontrollen noe særlig annerledes. Det starter gjerne med en kartlegging, hvor du finner ut av lover og regler. Du ser kanskje på noen statistikker og kartlegger bransjen din. Når du har nok datagrunnlag, ser du lettere hva som må gjøres, og putter arbeidsoppgavene inn i en plan. Det er samme fremgangsmåte for HMS-handlingsplanen.  

 
Start med å kartlegge hvilke lover og forskrifter som gjelder for din bedrift. Målet er å identifisere hvilke oppgaver du må gjøre for å tilfredsstille kravene i lovverket. Jobber du med farlige kjemikalier for eksempel, kan en aktivitet være gjennomgang og opplæring i bruk av sikkerhetsdatablad.  

En annen god idé er å reflektere litt tilbake på fjoråret. Gjør liten analyse ved å se på statistikken fra året før. Hvis det var mye sykefravær, kan et tiltak være å invitere en fysioterapeut til neste personalmøte. På den måten kan du sikre at de ansatte belaster kroppen sin rett når de jobber. Det vil da være et godt tiltak å putte inn i HMS-handlingsplanen.  

Les også: Internkontroll: Slik gjør du en revisjon av internkontrollen

 
Hvis dere har fastsatt noen mål for helse- miljø- og- sikkerhetsarbeidet i bedriften, kan det være lurt å komme opp med noen tiltak for å ta deg nærmere målet. Ønsker dere for eksempel å oppnå null arbeidsulykker i tredje kvartal, bør dere ha gode vernetiltak som legger til rette for at folk ikke skader seg på jobben. Tiltakene bør også baseres på en god risikovurdering.  

Les også: Slik gjør du en risikovurdering 

Hva bør en HMS-handlingsplan inneholde? 

HMS-handlingsplanen bør være strukturert slik at du enkelt får oversikt over hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det, hva som skal prioriteres først, og hvorfor.  

Start gjerne med å sette inn de faste HMS-oppgavene: 

• Når skal vernerunden gås?  
• Sette av tid til medarbeidersamtaler og personalmøter 
• Førstehjelpskurs 
• Brannvernrunde 
  
  

Hvem skal utarbeide handlingsplanen for HMS i bedriften? 

Det kan være lurt at flere i organisasjonen er med på arbeidet med å utforme HMS-handlingsplanen. Den kan gjerne utarbeides i samarbeid med ledelsen og verneombudet.

Dette sikrer at handlingsplanen blir godt forankret hos ledelsen, og at de ansatte har fått medvirke. Er du tilknyttet en bedriftshelsetjeneste så bruk de i arbeidet med handlingsplanen for HMS-arbeidet.  

Les også: Bedriftshelsetjeneste: omtrent alt du trenger å vite 

En HMS-handlingsplan er ikke nødvendigvis lik for alle bedrifter 

Hvordan du velger å strukturere handlingsplanen for årets HMS-aktiviteter er litt opp til deg selv. For en liten bedrift med få risikoelementer, så kan det være tilstrekkelig å lage en uttømmende liste over alle tiltak, samlet i et dokument. For større bedrifter med flere risikoelementer, kan det være hensiktsmessig å ha flere dokumenter. For eksempel et overordnet årshjul, med tilhørende HMS-handlingsplan, hvor det suppleres med spesifikke tiltaksplaner på detaljnivå.