HR-sjefens 5 tips til en bedre medarbeidersamtale [+ gratis skjema]

Føler du som leder at du får lite ut av medarbeidersamtalene? Da er du ikke alene – mange ledere gjør det. Men frykt ikke, det skal nemlig ikke så mye til før medarbeidersamtalen blir et nyttig og effektivt styringsverktøy, både for deg som leder og dine medarbeidere. I dette blogginnlegget gir vi deg våre beste tips til en bedre medarbeidersamtale.

Men først: Hvorfor er medarbeidersamtale viktig?

Engasjerte ansatte er god HMS-økonomi. Samtidig er kompetanse kanskje det største konkurransefortrinnet norske bedrifter har. Når arbeidsmiljøloven i tillegg beskriver at man i arbeidsforholdet skal sørge for utvikling og medbestemmelse, så blir medarbeidersamtalen et sentralt verktøy i denne sammenhengen. Medarbeidersamtalen kan nemlig bidra på alle disse punktene, slik at både leder og ansatt får nytte av den.

Les også: Må du holde medarbeidersamtaler?

1. En medarbeidersamtale bør ha et klart formål

Vårt første tips til en bedre medarbeidersamtale handler om å ha et klart mål for hva du vil oppnå med samtalen. Som leder ønsker man gjerne at den ansatte skal trives i arbeidsmiljøet og skal prestere godt på jobb. Da er

det viktig å gå systematisk til verks.

I korte trekk kan det handle om fire punkter:

1.  Planlegging
2. Kompetanseutvikling
3. Kommunikasjon, tillit og samarbeid for å fremme godt arbeidsmiljø
4. Samordne den ansatte og bedriftens behov
   
   

Les også: Arbeidsglede: Glade arbeidsplasser er fremtidens vinnere

2. En medarbeidersamtale bør være godt planlagt og forberedt

For at du som leder skal få mest mulig ut av medarbeidersamtalen, er det helt avgjørende at du legger til rette for at begge parter får forberedt seg godt i forkant av samtalen. Unngå at medarbeidersamtalene blir tatt veldig spontant. Vårt tips er å etablere en årlig kalender, slik at du får strukturert medarbeidersamtalen det inn i det systematiske HMS-arbeidet.

Les også: 5 goder av godt HMS-arbeid

Et annet tips er at du som leder sender planleggingsdokumentet for hva man skal snakke om i medarbeidersamtalen en uke i forveien. Da får den ansatte tid til å reflektere over hva du som leder tenker å gå igjennom. På den måten blir også samtalen mer effektiv.

3. En god medarbeidersamtale er godt systematisert

Sørg for at innholdet i medarbeidersamtalen ikke blir tilfeldig. Et fint tips er å designe en metode for hva som skal dekkes i løpet av samtalen. Da blir det lettere å finne frem til hvilke temaer det er viktig å sette fokus på.

Noen aktuelle temaer for medarbeidersamtalen kan være:

• Følge opp tidligere samtaler
• Ansattes resultatoppnåelse vs. virksomhetens overordnede mål
• Arbeidsoppgaver
• Arbeidsmiljø, helse og samarbeid
• Utviklingstiltak
• Tilbakemelding på leder, støtte og veiledning

Vi blir ofte spurt om hvilke spørsmål en bør ha med i en medarbeidersamtale. Vårt tips er å stille spørsmål slik at du får kartlagt den ansattes motivasjon og trivsel. Får den ansatte ros, veiledning og føler seg sett, vil de ofte prestere bedre på jobb.

Les mer: Kan man bli syke av for lite ros?

For å kartlegge trivsel og motivasjon, kan man bruke skalaer fra 1-10, eller 1-5. Hvis vedkommende scorer 8 på spørsmål om hvor motivert de er, så bør et oppfølgingsspørsmål være: «Hva er grunnen til at du scorer 8, og hva skal til for at vi eventuelt kommer opp på 10?». Eller motsatt, dersom de svarer 4 på spørsmål om hvor godt de trives, kan man følge opp med: «Hva var grunnen til at du scoret trivsel så lavt og hva kan jeg som arbeidsgiver gjøre for å få deg til å trives?»

Glem heller ikke å snakke om personlige forhold. Føler den ansatte at det er god balanse mellom jobb og privatliv? Mange opplever såkalt produktivitetslekkasjer. Altså at man har så mange tanker eller arbeidsoppgaver i hodet samtidig, slik at jobben man gjør blir mindre effektiv.

Les også: 5 tips for å oppdage mistrivsel på arbeidsplassen

For at den ansatte skal føle at de har medvirkning i arbeidsforholdet, er det viktig at den ansatte føler seg involvert. Derfor kan det være lurt å gå igjennom de strategiske målene virksomheten har satt, og knytte det opp mot den enkeltes resultater og måloppnåelse.

Utover dette er det en god idè å gå igjennom hvordan den ansatte opplever sine arbeidsoppgaver og lage en plan for den ansattes karriereønsker. Sett gjerne også opp mål til neste medarbeidersamtale.

Et annet tips er også å tilpasse medarbeidersamtalen til den enkelte ansatt. Det er ikke sikkert at den malen du lastet ned fra nettet passer for deres virksomhet. Blir samtalen tilpasset, er det større sjanse for at den ansatte opplever medarbeidersamtalen som relevant og nyttig. Da øker også sannsynligheten for at du som leder får noe igjen for medarbeidersamtalen.

4. Ha fullt fokus på den ansatte i medarbeidersamtalen 

Når man gjennomfører en medarbeidersamtale er det viktig at man setter av god tid, sørger for at man ikke blir forstyrret, og at den oppleves trygg for begge parter. Slå derfor av radio, sett telefonen på lydløs, og sett gjerne opptatt på skiltet utenfor kontoret.  

Les også: Hva er det som skaper trivsel på arbeidsplassen?

Mange tenker gjerne det er fint å gjennomføre medarbeidersamtalen på nærmeste kafé fordi arbeidsgiver tenker at de må ta det i nøytrale omgivelser. Det er ikke å anbefale. Da blir det ofte mye forstyrrelser, og det kan virke uprofesjonelt da det flytter fokuset litt bort fra formålet med medarbeidersamtalen.  

5. Lag en oppfølgingsplan fra medarbeidersamtalen

Etter medarbeidersamtalen generes det ofte aktiviteter som begge parter er ansvarlig for å følge opp. Dette må det lages en plan for. Sett tidsfrister for hvem som har ansvar for å følge opp hva. Det er viktig at denne planen ikke bare blir lagt ned i en skuff og kun blir tatt opp som en del av den årlige medarbeidersamtalen. Bruk den heller for å styrke grunnen i egen organisasjon og som et aktivt ledelsesverktøy.