Varslingsrutine: Slik oppfyller du lovens krav [+ gratis webinar]

Har du ikke en varslingsrutine på plass? Da kan det hende at du bryter loven. Bedrifter med mer enn fem ansatte har nemlig en plikt i arbeidsmiljøloven til å utarbeide varslingsrutiner. I dette blogginnlegget tar jeg for meg hva som er viktig å tenke på når du skal utarbeide en god varslingsrutine for din bedrift.

Innhold

• Nøkkelpunkter
• Hvorfor er det viktig med gode varslingsrutiner?
• Hva er forskjellen på varslingsrutiner og avvik?
• Utarbeid varslingsrutinene i samarbeid med de ansatte og tillitsvalgt 
• Hva bør en varslingsrutine inneholde?
• Sørg for at varslingsrutinene er tilgjengelig for alle ansatte
• Tilrettelegg for god ytringskultur og øv på direkte kommunikasjon 
• Konklusjon
• FAQ: Ofte stilte spørsmål

Nøkkelpunkter

Bedrifter med over fem ansatte er lovpålagt å ha skriftlige varslingsrutiner

Rutinen må oppfordre til å varsle, forklare fremgangsmåten og beskrive oppfølgingen

Den bør utarbeides sammen med de ansatte og gjøres kjent for hele virksomheten

Hvorfor er det viktig med gode varslingsrutiner? 

Vi har i Norge siden 2007 hatt egne bestemmelser for varsling i arbeidsmiljøloven. Den ansatte hadde da rett til å varsle om kritikkverdige forhold, og skulle gi den ansatte et vern mot represalier. Disse bestemmelsene har siden da vært i hardt vær og vært gjenstand for kritikk.  

Du har sikkert hørt om #meetoo-bevegelsen? Den startet med et oppslag i New York Times høsten 2017, om filmprodusenten Harvey Weinstein. Dette sprede seg raskt i sosiale medier og ble en verdensomspennende bevegelse mot seksuell trakassering. Det ble en stor debatt også her i Norge, og førte til strengere regler for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Siste regelendring kom 1.januar 2020 som ga arbeidsgiver en aktivitetsplikt ved mottak av varsel, og ga et styrket vern av arbeidstakere som velger å varsle.  

Mangel på gode varslingsrutiner for kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, kan potensielt gjøre stor skade for virksomhetens økonomi, arbeidsmiljø og omdømme. Det er ofte de varslingssakene som mangler gode rutiner som får størst oppmerksomhet i media. Derfor er det viktig at du som leder tar kritikkverdige forhold på største alvor og er bidragsyter for at gode rutiner kommer på plass. 

Les også: Arbeidsmiljøutvalget er et mektig organ i HMS-arbeidet 

Hva er forskjellen på varslingsrutiner og avvik?

Avvik defineres ofte som uønskede hendelser og varsling er å si fra om kritikkverdige forhold. Dette kan være vanskelig å differensiere, spesielt opp mot hendelser innenfor trakassering (mobbing, seksuell trakassering, diskriminering, brudd på taushetsplikt, kriminelle forhold etc.) som ikke bør gå igjennom et avvikssystem med tanke på personvern. 

Les mer: Hva er avvik?

Utarbeid varslingsrutinene i samarbeid med de ansatte og tillitsvalgt 

For å være i tråd med lovverket holder det ikke å utarbeide varslingsrutiner alene – du må trekke inn ansatte, tillitsvalgt eller verneombud i utformingen. Det er et krav om at rutinene skal være skriftlige, og da kan det være lurt å utarbeide et skjema for å sikre at du dekker minimumskravet for innhold.

Et tips her er å bruke god tid på skjemaet. Lag en rutine slik at når en ansatt faktisk melder fra, så blir det håndtert riktig. Sørg for at virksomheten har en fast og trygg kanal for å melde fra, fremfor at varsler havner tilfeldig på e-post, og vær så konkret som mulig.

Les også: Hvem kan være verneombud? 

Hva bør en varslingsrutine inneholde? 

Arbeidstilsynet beskriver hva en varslingsrutine skal inneholde på et minimumsnivå. 

Varslingsrutinene skal inneholde: 

• Oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold 
  
  
• Fremgangsmåte for varsling 
  
  
• Informasjon om saksbehandling for når arbeidsgiver mottar, behandler og følger opp varsling 

Arbeidstilsynet presiserer også at fremgangsmetoden for varsling ikke skal begrense den ansattes rett til å varsle, for eksempel ved å beskrive at arbeidstaker må varsle internt før han eller hun varsler eksternt. 

Det skal være lov å varsle anonymt, men vi anbefaler alltid at man varsler med navn, fordi det gjør det enklere å løse en konflikt. Man må beskrive selve hendelsen. Hva har skjedd? Når skjedde det? Hva ble sagt? Hva ble gjort? Var det noen vitner som kan bekrefte? Det er lurt å få med dette.  

Det er viktig at det skal være litt lav terskel. Hvis det er noen som står i en konflikt og en kollega ser det, så må man kunne si ifra på sin subjektive mening. Hva har skjedd? Hvem sier man ifra til? Hva er det den man sier ifra til skal gjøre?  

Dersom varselet gjelder nærmeste leder, vil varslersituasjonen oppleves som spesielt ubehagelig for de fleste. Derfor bør varslingsrutinen også beskrive hvordan en ansatt skal varsle dersom det gjelder sin nærmeste leder. Hvem skal de for eksempel da varsle til? 

Varslingsrutinene må tilpasses din virksomhet, og bør sees i sammenheng med bedriftens risikostyring og systematiske HMS-arbeid.

Les også: Hva er ditt ansvar i arbeidet med HMS?

Sørg for at varslingsrutinene er tilgjengelig for alle ansatte

Den erfaringen vi ofte gjør oss, er at bedrifter har etablert varslingsrutiner som blir liggende i en kjøpt programvare – men som ikke blir gjort kjent for de ansatte, for eksempel på et personalmøte. Da mister varslingsrutinen sin effekt. Faktisk er det et krav i arbeidsmiljøloven (§ 2 A-6) at rutinene skal være skriftlige og lett tilgjengelige for alle ansatte. De må derfor presenteres og informeres om, slik at alle i virksomheten kjenner til dem og får eierskap til dem.

Det er også et viktig forebyggende element, ettersom dokumentet kan bidra til et godt klima for å håndtere konflikter.

Til sist kan det nevnes at regler og samfunn kan endre seg raskt, og derfor bør man evaluere varslingsrutinene jevnlig i samråd med tillitsvalgt.

Les også: Hvorfor trenger du et HMS-system?

Tilrettelegg for god ytringskultur og øv på direkte kommunikasjon 

Selvsagt er det viktig å forsøke å løse konflikter på lavest mulig nivå. Dersom arbeidsgiver legger til rette for god ytringskultur og ikke er redd for konflikter, kan det faktisk være veldig positivt. Er man flink til å øve på direkte kommunikasjon på arbeidsplassen ved å snakke direkte til hverandre på en tilbørlig måte, så er det selvsagt en av de beste måtene. Men det må trenes på, for direkte kommunikasjon er ikke noe vi mennesker er så veldig flinke til – i hvert fall ikke her i Norge.

Konklusjon

Gode varslingsrutiner handler om mer enn å oppfylle et lovkrav. For virksomheter med minst fem ansatte er skriftlige rutiner påbudt, men verdien ligger i at de faktisk brukes. Derfor må de utarbeides sammen med ansatte, tillitsvalgte eller verneombud, gjøres lett tilgjengelige og være kjent i hele virksomheten.

Som leder setter du tonen. Tar du kritikkverdige forhold på alvor og legger til rette for en god ytringskultur med lav terskel for å si fra, kan problemer løses tidlig – før de rammer arbeidsmiljø, økonomi og omdømme. Evaluer rutinene jevnlig og se dem i sammenheng med det øvrige HMS-arbeidet, så blir de et reelt verktøy og ikke bare et dokument.