Varslingsrutine: Slik oppfyller du lovens krav [+ gratis webinar]

Har du ikke en varslingsrutine på plass? Da kan det hende at du bryter loven. Bedrifter med mer enn fem ansatte har nemlig en plikt i arbeidsmiljøloven til å utarbeide varslingsrutiner. I dette blogginnlegget tar jeg for meg hva som er viktig å tenke på når du skal utarbeide en god varslingsrutine for din bedrift. 

Hvorfor er det viktig med gode varslingsrutiner? 

Vi har i Norge siden 2007 hatt egne bestemmelser for varsling i arbeidsmiljøloven. Den ansatte hadde da rett til å varsle om kritikkverdige forhold, og skulle gi den ansatte et vern mot represalier. Disse bestemmelsene har siden da vært i hardt vær og vært gjenstand for kritikk.  

Du har sikkert hørt om meetoo-bevegelsen? Den startet med et oppslag i New York Times høsten 2017, om filmprodusenten Harvey Weinstein. Dette sprede seg raskt i sosiale medier og ble en verdensomspennende bevegelse mot seksuell trakassering. Det ble en stor debatt også her i Norge, og førte til strengere regler for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Siste regelendring kom 1.januar 2020 som ga arbeidsgiver en aktivitetsplikt ved mottak av varsel, og ga et styrket vern av arbeidstakere som velger å varsle.  

Mangel på gode varslingsrutiner for kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, kan potensielt gjøre stor skade for virksomhetens økonomi, arbeidsmiljø og omdømme. Det er ofte de varslingssakene som mangler gode rutiner som får størst oppmerksomhet i media. Derfor er det viktig at du som leder tar kritikkverdige forhold på største alvor og er bidragsyter for at gode rutiner kommer på plass. 

Les også: Det koster deg dyrt å bryte arbeidsmiljøloven 

Hva er forskjellen på varslingsrutiner og avvik?

Avvik defineres ofte som uønskede hendelser og varsling er å si fra om kritikkverdige forhold. Dette kan være vanskelig å differensiere, spesielt opp mot hendelser innenfor trakassering (mobbing, seksuell trakassering, diskriminering, brudd på taushetsplikt, kriminelle forhold etc.) som ikke bør gå igjennom et avvikssystem med tanke på personvern. 

Les mer: Hva er avvik?

Utarbeid varslingsrutinene i samarbeid med de ansatte og tillitsvalgt 

For å være i tråd med lovverket holder det ikke å utarbeide varslingsrutiner alene, men du må trekke inn eventuelt ansatte, tillitsvalgt eller verneombud i utformingen. Det er et krav om at rutinene skal være skiftelig, og da kan det være lurt å utarbeide et skjema for å sikre at du dekker minimumskravet for innhold. 

Les også: Hvem kan være verneombud? 

Et tips her er å bruke god tid på skjemaet. Lag en rutine slik at når en ansatt faktisk melder, så blir det gjort riktig. Det skal ikke foregå over e-post eller liknende, og det er viktig at en er så konkret som mulig.

Hva bør en varslingsrutine inneholde? 

Arbeidstilsynet beskriver hva en varslingsrutine skal inneholde på et minimumsnivå.  

 Varslingsrutinene skal inneholde: 

• Oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold 
• Fremgangsmåte for varsling 
• Informasjon om saksbehandling for når arbeidsgiver mottar, behandler og følger opp varsling 

Arbeidstilsynet presiserer også at fremgangsmetoden for varsling ikke skal begrense den ansattes rett til å varsle, for eksempel ved å beskrive at arbeidstaker må varsle internt før han eller hun varsler eksternt. 

Det skal være lov å varsle anonymt, men vi anbefaler alltid at man varsler med navn, fordi det gjør det enklere å løse en konflikt. Man må beskrive selve hendelsen. Hva har skjedd? Når skjedde det? Hva ble sagt? Hva ble gjort? Var det noen vitner som kan bekrefte? Det er lurt å få med dette.  

Det er viktig at det skal være litt lav terskel. Hvis det er noen som står i en konflikt og en kollega ser det, så må man kunne si ifra på sin subjektive mening. Hva har skjedd? Hvem sier man ifra til? Hva er det den man sier ifra til skal gjøre?  

Dersom varselet gjelder nærmeste leder, vil varslersituasjonen oppleves som spesielt ubehagelig for de fleste. Derfor bør varslingsrutinen også beskrive hvordan en ansatt skal varsle dersom det gjelder sin nærmeste leder. Hvem skal de for eksempel da varsle til? 

Varslingsrutinene må tilpasses din virksomhet, og bør sees i sammenheng med bedriftens risikostyring og systematiske HMS-arbeid. 

Les også: Hva er ditt ansvar i arbeidet med HMS? 

Sørg for at varslingsrutinene er tilgjengelig for alle ansatte

Den erfaringen vi ofte gjør oss, er at bedrifter har etablert varslingsrutiner som blir liggende i en kjøpt programvare – men blir ikke gjort kjent for de ansatte, for eksempel på et personalmøte. Da mister varslingsrutinen sin effekt. De må presenteres og informeres om, slik at alle i virksomheten kjenner til de og får eierskap til det. 

Les også: Hvorfor trenger du et HMS-system? 

Det er også et viktig forebyggende element, ettersom dokumentet kan være med på å skape et godt konfliktklima. 

Til sist kan det nevnes at regler og samfunn kan endre seg raskt, og derfor bør man evaluere varslingsrutinene årlig i samråd med tillitsvalgt.  

Tilrettelegg for god ytringskultur og øv på direkte kommunikasjon 

Selvsagt er det viktig å forsøke å løse konflikter på lavest mulig måte. Dersom arbeidsgiver legger til rette for god ytringskultur og ikke er r

edd for konflikter, kan det faktisk være veldig positivt. Er man flink til å øve på direkte kommunikasjon på arbeidsplassen ved å snak

ke direkte til hverandre på en tilbørlig måte, så er jo det selvsagt en av de beste måtene. Men det må det trenes på, fordi det med direkte kommunikasjon er ikke vi mennesker så veldig flinke til, i hvert fall her i Norge. 

Ønsker du å lære mer om hvordan du kan håndtere konflikter på jobb?
Klikk på knappen under for å få tilgang til opptak til et av webinarene vi har hatt om konflikthåndtering: