Som leder får du mange spørsmål. Om ferie. Om sykefravær. Om arbeidstid, hjemmekontor, permisjon og hva som egentlig gjelder. Når svarene varierer – eller bare finnes «i hodet» til én person – øker risikoen for misforståelser, frustrasjon og unødvendige konflikter.
En personalhåndbok gir dere ett felles utgangspunkt. Den tydeliggjør forventninger, gjør hverdagen enklere for både ledere og ansatte, og bidrar til mer forutsigbar og rettferdig praksis i virksomheten. I tillegg bidrar en oppdatert personalhåndbok til at virksomheten fremstår som en ryddig og attraktiv arbeidsgiver – noe som kan være viktig både for å beholde ansatte og tiltrekke nye.
I denne artikkelen forklarer vi hva en personalhåndbok er, hvorfor den er nyttig – og hva den bør inneholde for å faktisk fungere i praksis.
Innhold
- Nøkkelpunkter
- Hva er personalhåndbok?
- Er personalhåndbok lovpålagt?
- Personalhåndboken er et verktøy i det psykososiale arbeidet
- Hva skal en personalhåndbok inneholde?
- Hva er fordeler med en digital personalhåndbok?
- Slik kommer du i gang med deres personalhåndbok
Les også: HR-system enkelt forklart: Hva er det og hvem trenger det?
Hva er en personalhåndbok?
En personalhåndbok er bedriftens egen samling med retningslinjer, rutiner og praktisk informasjon for både ansatte og ledere. Her kan vi finne ut mer om både rammeverk og kultur – de to går hånd i hånd.
Den fungerer som et felles referansepunkt slik at alle vet hva som gjelder.
Personalhåndboken tilpasses av bedriften selv, og inneholder ofte informasjon om rettigheter, plikter, ferie, sykefravær, HMS og hvordan ulike praktiske ting skal håndteres i arbeidshverdagen.
Personalhåndboken skaper klarhet for leder og ansatte
En godt brukt personalhåndbok sørger for at alle vet hva som gjelder. Den gir både ansatte og ledere et felles grunnlag å jobbe ut ifra. Den legger til rette for god personaloppfølging, rettferdig behandling og etterlevelse av lover og regler.
Når forventningene på arbeidsplassen er tydelige, blir arbeidshverdagen tryggere, enklere og mer forutsigbar. I tillegg slipper leder å få de samme spørsmålene igjen – og igjen.
Det krever litt innsats å lage personalhåndbok. Når den først er laget, er det snakk om små oppdateringer for å holde den ved like.
En oppdatert personalhåndbok gjør arbeidshverdagen enklere og mer ryddig. Men husk, en personalhåndbok fungerer bare hvis den faktisk brukes. Minn gjerne de ansatte på at den finnes, for eksempel i møte eller når dere har endring i rutiner.
Er personalhåndbok lovpålagt?
Det er ikke et direkte lovkrav å ha en personalhåndbok i Norge.
Samtidig er nytteverdien stor. En personalhåndbok kan samle informasjon og rutiner som følger av ulike lovkrav, men hvordan dette løses i praksis avhenger blant annet av bransje, størrelse og hvilke systemer virksomheten bruker, for eksempel et eget HMS-system.
Er dere over 10 ansatte innen industri, handel eller kontorvirksomhet, stilles det krav til å ha arbeidsreglement.
Punkt 7 i internkontrollen innebærer å ha skriftlige rutiner for HMS-arbeidet. HMS-rutiner kan være en del av innholdet i personalhåndboken.
Dersom dere er, eller har ambisjoner om å bli, Miljøfyrtårn-sertifisert, så kan innholdet i personalhåndboken brukes som dokumentasjon i sertifiseringen. Da viser man også at den er en del av hverdagen og tilgjengelig for de ansatte.
Personalhåndboken er et verktøy i det psykososiale arbeidet
Fra 1. januar 2026 tydeliggjøres kravene til det psykososiale arbeidsmiljøet. Det har vært et litt svevende tema for mange, men fremover må man tilse at det psykososiale arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig, på lik linje med det fysiske.
Her kan personalhåndboken fungere som et konkret verktøy for flere sentrale psykososiale faktorer:
- Forutsigbarhet gir trygghet
- Selvstendighet gir arbeidsglede
- Unngå friksjon mellom ansatte
- Mer tid til jobben man må gjøre
En personalhåndbok gir konkrete rammer og retningslinjer som man selv kan slå opp i = forutsigbarhet og selvstendighet for ansatte.
Når ansatte har én kilde til sannhet, så blir det også mindre friksjon og usikkerheter dem imellom.
Alt dette bidrar til mer tid til den jobben man faktisk skal gjøre.
Les også: Slik kan et HR-system hjelpe deg å redusere sykefravær
Hva skal en personalhåndbok inneholde?
Kort forklart skal personalhåndboken inneholde informasjon om rammeverk og kultur i deres bedrift. Hvor omfattende det gjøres og hva som tas med varierer litt fra bedrift til bedrift, ut ifra hva dere jobber med og hvordan dere trenger å tilpasse personalhåndboken.
En personalhåndbok bør inneholde informasjon om:
- ansettelse
- arbeidstid
- ferie
- sykefravær
- permisjoner og fri
- medarbeideroppfølging
- lønn
- pensjon og forsikring
- HMS
- personvern
- fratredelse
Alt må ikke nødvendigvis med i personalhåndboken. Dersom dere for eksempel har et HMS-system, kan HMS-rutinene være der. Poenget er at innholdet bør tilpasses virksomhetens størrelse, bransje og behov.
Målet er ikke å lage et mest mulig omfattende dokument, men en personalhåndbok som faktisk brukes. Start gjerne med det viktigste, og bygg heller videre etter hvert.
Med HR-system fra Grønn Jobb kan du få en ferdig mal til personalhåndbok som du tilpasser til bedriften din.
Hva er fordeler med en digital personalhåndbok?
En digital personalhåndbok er enklere å bruke, enklere å oppdatere og alltid tilgjengelig.
-
Du slipper å sende ut PDF-er og holde styr på hvilken versjon som gjelder
-
Ansatte kan søke etter det de lurer på – akkurat når de trenger det
-
Oppdateringer skjer med et klikk, og alle får varsel
- Start med en mal som utgangspunkt og tilpass til deres bedrift
For mange bedrifter gjør dette personalhåndboken til et levende verktøy i hverdagen, fremfor et dokument som bare ligger lagret et sted.
Les også: HR-system: 5 grunner til at bedriften din trenger det
Slik kommer du i gang med personalhåndbok
Start enkelt:
-
Bruk en ferdig mal – det sparer deg for mye arbeid.
-
Tilpass innholdet til deres rutiner og behov.
-
Sørg for at ansatte får tilgang og vet hva som gjelder og hvor de finner det. Personalhåndboken bør være tilgjengelig på et språk de ansatte forstår (i Grønn Jobb HR-system er malene oversatte og klare til bruk).
-
Hold håndboka levende – oppdater den når noe endres.
Vil du gjøre det lett for deg selv? I Grønn Jobbs HR-system får du en komplett personalhåndbokmal, som du enkelt kan tilpasse og dele med de ansatte.
Alt digitalt, klart til bruk og alltid tilgjengelig.
Tydeligere krav til psykososialt arbeidsmiljø (2026)
.jpg)
Hva er psykososialt arbeidsmiljø?
