Dersom du driver eller administrerer en bedrift, kan et HR-system være en nødvendig og nyttig ressurs. Et HR-system er kort fortalt et system som gjør personalstyringen enklere. Et godt HR-system spiller deg god og gjør jobben lettere for både ledelse og ansatte.
I denne artikkelen får du vite mer om hva HR-system er, hvem det er nyttig for og noen gode grunner til hvorfor dere bør vurdere å skaffe dere et.
>> Les mer om Grønn Jobb HR-system <<
Innhold
- Nøkkelpunkter
- Hva er HR-system?
- Hva er typiske HR-oppgaver?
- Hvem trenger HR-system?
- Hvilke problemer løser HR-system?
- Hva koster et HR-system?
- Funksjoner i et HR-system
- Beste HR-system
Hva er HR-system?
Et HR-system er en digital løsning som samler og forenkler oppgaver knyttet til personalhåndtering. Det inkluderer ting som personalmapper, fravær, dokumentasjon, timeregistrering og kommunikasjon mellom leder og ansatte. Målet er å automatisere manuelle oppgaver og sikre at alt er samlet og tilgjengelig på ett sted.
HR – hva betyr det?
HR står for "Human Resources", eller menneskelige ressurser på norsk. Det handler om å forvalte, følge opp og utvikle de ansatte i en bedrift. HR inkluderer alt fra kontrakter og fravær til trivsel og lovpålagte plikter.
HR-system vs. HRM-system: Hva er forskjellen?
Kjært barn har mange navn – og HR er intet unntak. Mange bruker begrepene HR-system og HRM-system om hverandre, og det er egentlig ikke så rart. Forskjellen handler mest om hvor bredt systemet favner.
Et HR-system er et digitalt verktøy som hjelper deg med praktiske HR-oppgaver – som fraværsregistrering, personalhåndbok, onboarding og medarbeidersamtaler.
HRM står for Human Resource Management. Et HRM-system er gjerne mer omfattende, og inkluderer strategiske funksjoner som kompetansestyring, rekruttering og lønnsdata – ofte i større bedrifter.
Hvis du er en mindre eller mellomstor bedrift som trenger god oversikt og struktur på HR-oppgavene i hverdagen – da holder det lenge å snakke om et HR-system. Det skal gjøre jobben enklere, ikke mer komplisert.
Les også: Slik kan et godt HR-system hjelpe deg å redusere sykefravær
Hva er typiske HR-oppgaver?
Så, hva er egentlig noen av de typiske HR-oppgavene du kan stå overfor?
Noen av de vanligste inkluderer:
-
Oppfølging av ansatte
-
Ansettelseskontrakter og dokumentasjon
-
Timeregistrering og fravær
-
Dialog ved sykefravær
-
Oversikt over ferie og permisjon
- Interne retningslinjer
Små bedrifter gjør ofte dette manuelt eller i Excel – men det finnes smartere måter.
Hvordan kan et godt HR-system gjøre disse oppgavene enklere?
Et godt HR-system samler dokumenter knyttet til personalet på ett sted. Det kan automatisere prosessene, gi varsler, ha app for de ansatte og mer, som gjør hele arbeidsdagen mye enklere for alle i bedriften.
Dette sparer tid i flere ledd, og kostnaden for å ha et system blir fort spart inn.
La oss for eksempel si at du sitter og lager en personalhåndbok slik at de ansatte skal kunne få svar på det de lurer på og hvordan dere gjør ting her hos dere, blant annet slik at du slipper å svare på de samme spørsmålene om igjen og om igjen. Mange av tingene i personalhåndboken kunne vært standardisert, men noe må endres litt på formuleringene og detaljene. Skal du lage det selv bruker du timevis på side opp og side ned om alt som angår bedriften. Og det er kanskje bare for å finne ut hva kapitlene skal handle om.
Tar du i bruk et HR-system med personalhåndbok-funksjon, kan du spare inn det meste av tiden ved å få et ferdig utgangspunkt som du endrer noen detaljer på.
I Grønn Jobb HR-system får du ferdig personalhåndbok med forslag til innhold som du kan tilpasse til bedriften deres og slik dere ønsker å ha det.
Hvem trenger et HR-system?
Det er kanskje fort gjort å tenke at HR-systemer er for store bedrifter. Faktisk så er det mye å hente for små og mellomstore bedrifter ved å ta i bruk et personalsystem.
Kort sagt: har du ansatte, så har du også HR-oppgaver. Et HR-system gjør det enklere å håndtere disse, enten dere er en stor eller liten bedrift.
Noen vil kanskje gå så langt som å si at det er mer nødvendig i mindre bedrifter. Der større bedrifter gjerne har flere som jobber med personaladministrasjon, er det gjerne 1-2 som håndterer dette i SMB-bedrifter. Da er det enda viktigere å ha et system som hjelper deg med å holde oversikt over hva som må gjøres og hva som er gjort – inn mot hver enkelt ansatt.
>> Les mer om Grønn Jobb HR-system <<
Hvilke problemer løser et HR-system?
Et HR-system løser først og fremst det mange ledere kjenner på: for lite oversikt, for mange dokumenter spredt rundt, og for mye som “burde vært gjort” – men som lett blir nedprioritert.
Her er noen vanlige utfordringer et HR-system hjelper deg å løse:
-
Manglende struktur og oversikt:
Alt fra kontrakter og fravær til utstyr og kurs ligger samlet – ikke i e-poster, Excel og skuffer. -
Dårlig dokumentasjon:
Når noe oppstår (sykefravær, tilsyn, konflikter), er det stor trygghet i å ha samtalereferat, signerte dokumenter og historikk lett tilgjengelig. -
Lite kontinuitet i oppfølging:
Med påminnelser og årsplaner blir det lettere å følge opp ansatte jevnlig – ikke bare når noe går galt. -
Tidsbruk på manuelle oppgaver:
Søknader, registreringer og dokumenter kan ansatte gjøre selv – rett i systemet, via PC eller mobil. -
Ulike versjoner og usikkerhet:
Med en digital personalhåndbok har alle tilgang til samme oppdaterte rutiner – hele tiden.
Et godt HR-system gjør det enklere å være en trygg arbeidsgiver, og gir ansatte forutsigbarhet og oversikt. Mindre stress – mer kontroll.
Du får løst mange av de typiske problemene med Grønn Jobb HR-system. Prosessene med de ansatte blir mer automatisert og du får oversikt på ett sted. Dere får kontinuitet i oppfølgingen og ikke minst dokumentasjonen på plass.
Hva koster et HR-system?
Prisen på et HR-system varierer avhengig av funksjonalitet, antall brukere og leverandørens prismodell.
Grønn Jobb tilbyr enkle og forutsigbare priser:
-
0–10 ansatte: kr 11 880 per år
-
11–20 ansatte: kr 13 920 per år
-
21–30 ansatte: kr 16 920 per år
-
31+ ansatte: fra kr 19 920 per år
I tillegg tilbyr vi rabatter for kunder som bruker flere av våre produkter.
Funksjoner i et HR-system
Et godt HR-system gjør det enklere å håndtere oppgaver knyttet til ansatte. Det forutsetter at de riktige funksjonene er på plass. Her er noen av funksjonene du bør se etter:
Personalregister
Samler viktig informasjon om de ansatte på ett sted – kontaktinfo, stillingsprosent, startdato og annet du trenger kontroll på.
Fraværs- og ferieoversikt
Gir både ansatte og ledere oversikt over ferie, fravær og restdager. Mange systemer varsler automatisk når antall dager er brukt opp (f.eks. ved barns sykdom).
Personalhåndbok
Gjør regler, rutiner, kultur og forventninger lett tilgjengelig for alle ansatte – og gir deg som leder færre spørsmål og avklaringer i hverdagen.
Onboarding og oppgavelister
Standardiser oppstartsprosessen for nye ansatte, og sørg for at alle får riktig opplæring og informasjon – hver gang.
Dokumentarkiv
Lagre og organiser arbeidskontrakter, sertifikater, oppfølgingsplaner og andre dokumenter – per ansatt, trygt og ryddig.
Beste HR-system – hva bør du velge?
Det beste HR-systemet for din bedrift avhenger av behovene deres, størrelsen på organisasjonen og hvor mye tid dere faktisk har til å følge opp systemet i hverdagen. Det finnes ikke ett system som er «best» for alle.
Store selskaper med egne HR-avdelinger trenger ofte avanserte løsninger med mange moduler og dype integrasjoner. Små og mellomstore bedrifter, der daglig leder ofte er den som sitter med HR-ansvaret, trenger noe helt annet:
Et system som er enkelt, effektivt – og som ikke koster unødvendig mye.
Derfor er Grønn Jobb HR-system et godt valg for SMB
Dersom du driver en liten eller mellomstor bedrift, er det beste HR-systemet for deg et som er designet og utformet med tanke på mindre bedrifter.
Grønn Jobb HR-system er utviklet for nettopp deres behov. Systemet er enkelt å bruke, raskt å komme i gang med – og dekker de viktigste HR-behovene du faktisk må håndtere:
✔ Fraværsoversikt og ferieplanlegging
✔ Timeregistrering
✔ Personalhåndbok
✔ Dokumentarkiv
✔ Oppfølging, samtaler og rutiner – på ett sted
✔ Trygg lagring og smarte påminnelser
✔ Onboarding av nye ansatte
Med Grønn Jobb HR-system får du akkurat det du trenger.
Enkelt. Oversiktlig. Gjennomførbart.
>> Les mer om Grønn Jobb HR-system <<
Hvorfor trenger du et HMS-system?
Slik kan et HR-system hjelpe deg å redusere sykefravær
