Slik kan et HR-system hjelpe deg å redusere sykefravær

Sykefravær koster både tid, penger og menneskelige ressurser. Da melder også spørsmålet seg – hvordan redusere sykefravær? Mange bedrifter begynner å handle først når fraværet allerede har oppstått. Men den viktigste jobben gjøres før første fraværsdag. 

I denne artikkelen går vi gjennom 5 områder du kan jobbe proaktivt og forebyggende med for å redusere sykefravær i bedriften. Et godt HR-system gjør jobben enklere og gir deg nyttige verktøy og god oversikt slik at de riktige tingene blir gjort.

Nærværsarbeid
Nærværsarbeid handler om å bygge rutiner, kunnskap og kultur i organisasjonen for å fremme tilstedeværelse. Det finnes et stort mulighetsrom i god oppfølging og dialog,  både før, underveis og etter sykdom eller skade.

Innhold

• Nøkkelpunkter
• 1. Få oversikt over sykefraværet med et HR-system
• 2. Personalhåndbok gir forutsigbarhet og trygghet
• 3. Fang opp utfordringer med strukturerte medarbeidersamtaler
• 4. God onboarding er første fraværsforebygging
• 5. Bygg en nærværskultur
• Konklusjon

>> Les mer om Grønn Jobb HR-system <<

1. Få oversikt over sykefraværet med et HR-system

Man kan ikke følge opp det man ikke ser. Oversikt og et system hvor ting ikke forsvinner og blir glemt er sentralt dersom man skal klare å redusere sykefravær.

Med god registrering av sykefravær får dere grunnlag for samtaler, støtte og tiltak. Her kommer HR-systemet inn. Her kan de ansatte selv registrere sykefravær, men det er uansett anbefalt å ha et kontaktpunkt mellom leder og ansatt.

Kartlegging av fravær over tid gir bedre oversikt og mulighet til å være i forkant av sykefraværet. Her handler det ikke om at det ikke er lov å være syk, men heller om at bedriften viser at de er interessert i å være behjelpelig med løsninger. På den måten kan dere for eksempel unngå et lengre fravær, siden dere tok tak i problemene tidlig og fant gode løsninger for å forebygge.

I Grønn Jobb HR-system får du en fraværsoversikt hvor du enkelt kan se fraværet til hver ansatt over tid. 

Ansatte får en personlig kalender hvor de kan legge inn ferie og fravær, og denne jobber automatisk sammen med din oversikt.

– Med travle dager er det lett å glemme det å registrere fraværet. Ved å ha tilgang til fraværsregistrering på mobil, vil man kunne gjøre registreringen selv om man ikke sitter foran PC.

Mona Schau-Rustan, leder for HR

2. Personalhåndbok skaper forutsigbarhet og trygghet

En god personalhåndbok bidrar til trygge og forutsigbare rammer på jobben. Det påfører en lavere mental belastning for både ansatte og ledere. Når alle på jobben har tilgang til én kilde til sannhet, og alle vet hva som gjelder på arbeidsplassen, slipper dere usikkerheten, forvirring og gjentakende spørsmål de ansatte selv kunne slått opp. 

Med tydelige rutiner blir også terskelen for å si fra tidlig mye lavere.

Personalhåndboken gir beskrivelser om regler, retningslinjer, rutiner og kultur på jobben. 

Eksempelvis kan personalhåndbok i HR-system inneholde:

• Oppslagsverk for rutiner, regler og kulturen i bedriften
• Rutiner ved sykdom og fravær
• Kontaktinformasjon og roller
• HMS og tilretteleggingstiltak

Hva gjør man for eksempel når man blir syk og hvem kontakter man? Når man vet hva forventningene er, blir også forventningspresset lavere. 

Denne jobben blir enda enklere i HR-systemet vårt. Der får du ferdig forslag til oppsett og innhold i personalhåndboken. Dette kan du enkelt tilpasse til deres bedrift og slik dere ønsker å operere.

– Spørsmålene dukker ikke bare opp når man er på jobb, ved å bruke appen har man tilgang til informasjonen 24/7.

Mona Schau-Rustan, leder for HR

3. Fang opp utfordringer med strukturerte medarbeidersamtaler

En stor andel av sykefraværet i Norge er relatert til psykiske lidelser. Det å jobbe med det i forkant er både lurt og verdifullt.

Medarbeidersamtaler handler blant annet om trivsel og utvikling, men kan også være en måte å forebygge sykefraværet. Med gode samtaler blir det mulig å fange opp utfordringer før de blir for store, siden man gjerne snakker litt dypere om ting enn i arbeidshverdagen.

– La de ansatte få være med å bestemme hvilke spørsmål som skal være med i malen for medarbeidersamtalen, man får ofte verdifulle perspektiver ved å la flere være med å medvirke.

Mona Schau-Rustan, leder for HR

Nøkkelordet er gode samtaler, og ikke bare pliktgjennomføring. Da er det viktig med en viss struktur og en gjennomgang av faste punkter mellom medarbeider og leder.

I personalhåndboka i HR-systemet står det mer om hvordan dere bør gjennomføre medarbeidersamtalen. Deretter kan dere laste opp dokumentene fra samtalene i HR-systemet, per ansatt, og ha full oversikt til enhver tid.

Medarbeidersamtalen gjør det mer sannsynlig at ting i det hele tatt havner på radaren før det er for sent, siden dere bruker tid på å gå mer i dybden, stiller spørsmål og lytter. 

• Gode samtaler fanger opp ting før de vokser.

• Selv små bedrifter har nytte av å formalisere én-til-én-dialog.

• HR-systemet samler dokumentene knyttet til hver ansatt på ett sted.

4. God onboarding er første fraværsforebygging

Ansatte som får god informasjon og føler seg trygge, står lenger i jobben.

Når ansatte opplever psykologisk trygghet på jobben, så er det forbundet med mindre utbrenthet og lavere turnover. Da lærer de også raskere og er mer engasjert i jobben.

Med en god onboardings-prosess, eller oppstartsprosess for nye ansatte, kan dere standardisere hva de nye skal gjennom. Dere kan kvalitetssikre at alle går gjennom den samme opplæringen og får tilgang til riktig og oppdatert informasjon. Det gir trygghet til de nyansatte og til dere, uten at dere må finne opp kruttet på nytt hver gang noen nye kommer inn døra – og krysse fingrene for at de har fått med seg nok til at de klarer å stå godt i jobben.

– Gjør personalhåndboken kjent allerede som en del av onboardingen. Dette gir trygghet for både nyansatt og arbeidsgiver.

Mona Schau-Rustan, leder for HR

For å lykkes best mulig med oppstartsprosessen, er for eksempel oppgaveliste i HR-systemet et meget nyttig verktøy. Her kan dere tilpasse oppgaver til hva de nye skal gjennom og få full oversikt over hva som er gjort. Slik sikrer dere en god onboarding.

5. Bygg en nærværskultur

Alle disse funksjonene i HR-systemet bidrar til at dere bygger en nærværskultur med økt trivsel og jobbengasjement, med bedre forutsetninger for god helse og mindre sykefravær.

Det handler også om å skifte perspektiv. Hva gjør vi på jobben for å skape gode arbeidsdager? 

– Dersom den ansatte først hører om kravene til medvirkning når fraværet oppstår, så vil det kunne oppleves som mistillit, at arbeidsgiver ikke tror på at den ansatte er syk eller skadet. Dette er ikke et ideelt utgangspunkt for de gode samtalene. Dersom man i stedet bygger kunnskap om plikter og rettigheter fra starten av arbeidsforholdet, vil man skape trygge rammer og en vi-kultur som fremmer nærvær..

Mona Schau-Rustan, leder for HR

Konklusjon

Det kontinuerlige arbeidet med hver ansatt innenfor disse områdene er viktig for å unngå eller senke sykefraværet. Et godt HR-system har nyttige funksjoner og er bygget opp for å dekke disse områdene. Du kan dermed gjennomføre effektivt, for så å gå tilbake til kjerneoppgavene og det som skaper kroner i kassa.

Hvis dere legger inn et godt stykke arbeid på disse fem viktige områdene – er sannsynligheten for at dere oppnår et lavere sykefravær stor.

>> Les mer om Grønn Jobb HR-system <<