Vurderer du oppsigelse av en ansatt? Dette bør du tenke på

Å gå til oppsigelse av en ansatt er noe av det vanskeligste en leder gjør. Det er også noe som vil ramme den ansatte hardt. Regelverket rundt oppsigelser er derfor sterkt regulert i arbeidsmiljøloven. Dersom du vurderer å gå til oppsigelse av en ansatt – er det en rekke ting du bør tenke på.

Før du går til oppsigelse av en ansatt, er det i alles interesse å få den ansatte til å fungere i stillingen. Dersom alt er forsøkt, og du ikke ser noen annen utvei enn en oppsigelse, bør du være sikker på at det blir håndtert riktig.

Når du skal gå til oppsigelse av en ansatt kan et feiltrinn utløse tvister, erstatningskrav og advokatkostnader. Oppsigelsesvernet står sterkt i Norge. «Arbeidervernlovgivningen» som i dag heter Arbeidsmiljøloven, strekker seg helt tilbake på 1800-tallet. Den gjaldt først og fremst industriarbeidere, og hadde til hensikt å forebygge ulykker og helsefare knyttet til arbeid i fabrikker og annen industri. Etter den tid, har lovverket vært gjennom en del revisjoner. I 1936 ga loven nye prinsipielle regler om vern mot usaklig oppsigelse, og oppsigelsesvernet står fortsatt sterkt.

Les også: Disse bransjene gjør ofte feil i arbeidsavtalen

Feil med saksbehandlingen ved oppsigelse av ansatt – en klassiker

Det kan skilles mellom oppsigelse grunnet arbeidstakers forhold, som manglende prestasjoner, og virksomhetens forhold, for eksempel nedbemanning. I dette innlegget tar jeg for meg oppsigelse av ansatt på grunn av arbeidstakers forhold.

«At det er vanskelig å si opp ansatte», er et veletablert utsagn i dag. Det er åpenbart et tema som norske ledere sliter med. Det merker våre HMS-rådgivere, som ofte får spørsmål av typen “hvordan man skal kunne gå til oppsigelse av en ansatt som ikke presterer”, når de er ute og hjelper bedrifter.

Kan jeg gå til oppsigelse av ansatt som ikke presterer?

Som arbeidsgiver har du mulighet å si opp den ansatte på grunn av svake prestasjoner, uønskede 

handlinger eller samarbeidsproblemer. En forutsetning er hvordan du kontinuerlig har fulgt opp den ansatte i arbeidsforholdet. Vi erfarer dessverre alt for mange ganger, at det gjøres feil med saksbehandlingsprinsippene i oppsigelsessaker.

Da har man som arbeidsgiver en dårlig sak.

Les også: Hva er konflikt?

Når du går til oppsigelse av en ansatt – sørg for god saksbehandling

I sommer omtalte Finansavisen en sak om et firma som ikke fikk si opp en selger som fornærmet kunder, solgte langt under budsjett og som sovnet på jobb. Dette er åpenbare grunner til at arbeidsgiver kan ønske å gå til oppsigelse av en ansatt. Men firmaet fikk ikke si opp selgeren på grunn av dårlig saksbehandling av oppsigelsen.

Arbeidsgiver hevdet at den ansatte ikke hadde oppfylt selskapets krav og forventninger til arbeidsinnsats, og at oppsigelsen var saklig begrunnet i arbeidstakers forhold.

Men den gang ei. Retten var enig i at dokumentasjonen som arbeidsgiver kunne fremlegge, var nok bevis for at mannen ikke alltid viste den serviceinnstillingen som bør kunne forventes. Likevel kom retten frem til at oppsigelsen av den ansatte var usaklig, og kjent ugyldig. Det sentrale i saken var arbeidsgivers mangel på dokumentasjon.

Arbeidsgiver kunne ikke fremlegge møtereferater fra samtaler som kunne ha dokumentert at negative forhold ble tatt opp. Dermed kunne ikke arbeidsgiver dokumentere om mannen hadde blitt gjort klar over at oppførselen hans ikke var i tråd med det som forventes, og hvilke konsekvenser det ville fått for arbeidsforholdet. De kunne heller ikke dokumentere om mannen hadde fått god nok opplæring og oppfølging underveis. Det var heller ikke gjennomført noen medarbeidersamtaler.

Et annet eksempel på dårlig saksbehandling, er en sak fra 2016, hvor en ansatt kalte en kunde for «hestkuk». Arbeidsgiveren til mannen som jobbet i et maskin- og transportfirma i Troms, valgte å gå til oppsigelse av den ansatte på bakgrunn av denne oppførselen. De hadde vært misfornøyd med mannens arbeid i lang tid. Mannen klaget arbeidsgiver inn, og fikk medhold av retten og arbeidsgiver måtte betale en erstatning på 100.000 kr.

Så, hvordan skal man gå frem ved oppsigelse av ansatt?

Hvis du er nødt til å gå til oppsigelse av en ansatt, må du huske på at det må være en saklig grunn, og du må huske å følge saksbehandlingsprinsippene i arbeidsmiljøloven kap. 15.

For at en oppsigelse skal være saklig må forholdene dokumenteres godt. Dersom du ikke allerede har det, er det anbefalt å innføre et onboardingsprogram for nye ansatte. Det er en fin måte for bedriften å dokumentere hvordan den ansatte har prestert i arbeidet. Må du si opp en ansatt, kan det både være i og utenfor prøvetid. Selv om det er lavere terskel for oppsigelse i prøvetid, skal oppsigelsen likevel være saklig.

La oss si at en selger ikke leverer salg under prøvetiden. Da åpner arbeidsmiljøloven opp for at arbeidsgiver kan gå til oppsigelse av den ansatte. Arbeidsmiljøloven §15-6 sier at dersom en ansatt blir sagt opp, i prøvetid,  må oppsigelsen være begrunnet i arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.  

Til tross for prøvetid, er det fortsatt ikke fritt frem. Lederen har en streng oppfølgingsplikt overfor den nyansatte. Den ansatte må få mulighet til å tilpasse seg arbeidet og få tilstrekkelig med opplæring. Dersom arbeidsgiver går til oppsigelse av en ansatt, uten at den ansatte har fått oppfølging underveis, kan en oppsigelse som baserer seg på manglende tilpasning eller faglig dyktighet være ugyldig.    

Les også: Dokumentert opplæring – dette er tingene du bør vite

Følg saksbehandlingsprinsippene ved oppsigelse av en ansatt

1. Gjennomfør drøftelsesmøte

Før du fatter beslutning om oppsigelse av en ansatt må det gjennomføres et drøftelsesmøte. Dette er et møte hvor du så langt det er praktisk mulig, skal drøfte grunnlaget for oppsigelsen med den ansatte. Innkallingen til møtet skal gjøres skriftlig, og bør sendes minimum to virkedager før. Den ansatte skal ha mulighet til å ha med seg en person som kan representere den ansattes rettigheter. Dette kan være tillitsvalgt eller en advokat. I møtet må det lages en protokoll om hvorfor man vurderer en oppsigelse. Arbeidstaker skal også ha mulighet til uttale seg om hvilke ulemper en oppsigelse medfører for den ansatte

2. Lever oppsigelsen

Ut fra drøftingsmøte tas det i etterkant en beslutning om arbeidsforholdet videreføres eller opphører. Det er først etter drøftelsesmøte man kan levere en oppsigelse. Den bør leveres skriftlig, enten personlig eller i rekommandert brev.

3. Pass på å ha dokumentasjonen i orden

Som vi så i eksempelet over, kunne ikke arbeidsgiver fremlegge dokumentasjon på møtereferater, eller medarbeidersamtaler som kan bevise arbeidsgivers oppfølgingsplikt. Sørg derfor for å gjøre skriftlige vurderinger av arbeidstaker, og dokumenter hvordan du har tatt opp ulike uakseptable forhold med den ansatte. Start gjerne før skaden har skjedd. I alle arbeidsforhold er det viktig å sørge for god oppfølging av de ansatte. Har du gode oppfølgingsrutiner, vil du være mye bedre dekket dersom du er nødt til å gå til oppsigelse av en ansatt.

Oppsummering

Hvis du kommer opp i en situasjon hvor du eventuelt må gå til oppsigelse av en ansatt, og du er i tvil – rådfør deg med noen som kan det. I noen tilfeller kan det være smart å konferere med fagpersoner innen faget. Har dere en personalavdeling, hør eventuelt med dem. I slike saker er det viktig å gjøre tingene på en riktig og ryddig måte, for begge parter.