HR-sjefens 6 tips når du skal ansette [+ gratis webinar]

Når oppdragsmengden øker kan tiden være inne for å ansette noen til å hjelpe deg. Når du skal ansette er det mye du må tenke på.  Her er HR-sjefens 6 beste tips når du skal ansette noen i bedriften din. 

Dårlige rutiner i ansettelsesprosessen kan koste deg dyrt – ofte en årslønn. Har du med deg en god arbeidsprosess når du skal ansette kan dette unngås. Det er viktig med grundig forarbeid, nøyaktighet i arbeidsavtalen, god metodikk i utvelgelsen og en god onboardingsprosess.

1. Før du bestemmer deg for å ansette: Gjør en jobbanalyse

Når du skal ansette, er det lurt å gjøre en jobbanalyse i forkant. Da får du kartlagt hvilken kompetanse du faktisk trenger. Den vanligste tabben ledere gjør, er å søke etter folk før de har helt klart for seg hva de trenger hjelp med.

Er det snakk om en nyopprettet stilling, har lederen gjerne noen løse tanker og idèer. Når stillingsannonsen utformes, blir kanskje ikke tankene tatt helt ut. Ofte ender man opp med en generell, eller for omfattende «kravspesifikasjon» for stillingen. Da skapes det en forventning hos arbeidsgiver som ikke vil kunne tilfredsstilles, og du risikerer å ansette feil person.

Dersom en ansatt slutter og du må ansette en ny person i samme stilling, er det også viktig å kartlegge behovet. Kanskje har behovet innenfor stillingen endret seg? Eller hadde den som slutter andre ansvarsoppgaver som ikke ligger direkte under stillingsinstruksen? 

2. Hvordan gå frem når du skal ansette: rekrutteringsprosessen

Jobbanalysen legger grunnlaget og gir deg noen retningslinjer du kan forholde deg til når du skal velge ut kandidater til intervju. For å sikre at du ansetter rett person bør du gå systematisk til verks i utvelgelsesprosessen.

Et godt tips er å benytte deg av et digitalt verktøy for rekruttering. Hos oss bruker vi for eksempel Recman. Da får du full oversikt over prosessen. 

Har du ikke et digitalt system, kan du også bruke et Excel-ark hvor du lister opp søkerne og markerer de med aktuell/uaktuell basert på om de treffer på kriteriene i jobbanalysen.

Det viktigste er at du har et system for utvelgelse av aktuelle kandidater i ansettelsesprosessen. Før du velger hvem du skal ansette, er det kritisk at du er grundig med referansesjekk og kontroll av eventuelle sertifiseringer og sertifikater. Når du ringer referansene kan det være lurt å bruke et strukturert referanseskjema med godt forberedte spørsmål.

3. Når du har funnet den du skal ansette: Arbeidsavtale

Hurra! Kandidaten du hadde høyest på ønskelisten takket ja til stillingen – hva nå? Alle ansatte skal ha en skiftlig avtale, uansett stilling – fast eller midlertidig. Ingen unntak. Ved å gjøre et grundig arbeid med arbeidskontrakten kan mange konflikter unngås. Avtalen må som et minimum oppfylle kravene til skriftlig innhold i arbeidsmiljøloven.

For å unngå at du ansetter feil person er det vanlig å avtale prøvetid. Det er en mulighet for leder å vurdere om den ansatte passer i stillingen. Her bør du kjenne til lovverket og være bevisst på hvordan du kan bruke prøvetiden godt. Et nøkkelord er dokumentasjon.

Les også: Hvordan fylle ut arbeidsavtale (video)

4. Ikke glem onboardingen når du skal ansette

Ansatte som deltar i et onboardingsprogram har i følge Glassdoor, 82% større sannsynlighet for å bli værende i bedriften. I tillegg er det en fin måte for bedriften å dokumentere hvordan den ansatte har prestert i jobben. Kobler du i tillegg onboardingen til HMS-systemet, kan du også dokumentere hvilken opplæring som er gitt under onboardingsperioden. 

Dersom en selger for eksempel ikke leverer salg under prøvetiden, åpner arbeidsmiljøloven opp for at arbeidsgiver kan si opp den ansatte. Terskelen for å si opp en ansatt under prøvetid er dog noe lavere. Arbeidsmiljøloven §15-6 sier at dersom en ansatt i prøvetid, blir sagt opp, må oppsigelsen være begrunnet i arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.

5. Du har streng oppfølgingsplikt overfor den du skal ansette

Til tross for prøvetid, er det fortsatt ikke fritt frem. Lederen har en streng oppfølgingsplikt overfor den nyansatte. Den ansatte må få mulighet til å tilpasse seg arbeidet og få tilstrekkelig med opplæring. Dersom arbeidsgiver går til oppsigelse av en ansatt, uten at den ansatte har fått oppfølging underveis, eller har fått mulighet til å vise forbedring, kan en oppsigelse som baserer seg på manglende tilpassing eller faglig dyktighet være ugyldig.

6. En sjekkpunktliste er et godt verktøy når du skal ansette

For at den ansatte skal få en god start, bør det utformes en god sjekkpunktliste ved nyansettelser. Både ved oppstart og avslutning av arbeidsforhold. Vi i Grønn Jobb tar vår egen medisin. Alle våre ansatte går igjennom en fast rutine for preboardring, onboarding og offboarding før de starter, underveis, og når de slutter hos oss.

Her har vi blant annet oppfølgingssamtaler med leder etter 14. dager, 1 måned, 3 måneder og 5 måneder. Dette er en fin arena for å samstemme ansatte og leders forventninger. Selgeren som ikke leverer salg får mulighet å tilpasse seg. I tillegg kan det avdekkes om det er behov for mer opplæring – slik at selgeren er godt utrustet til å utføre den jobben de er satt til å gjøre.

Oppsummering

Håper dette ga innsikt i hva du må passe på når du skal ansette noen i bedriften. Oppsummert kan vi si at en god rutine for rekruttering og onboarding er nøkkelen til et godt arbeidsforhold. Det å ansette nye folk i bedriften din er kostbart – men det koster mer å ansette feil person. Invester heller litt ekstra i forarbeidet. Dersom du strukturerer prosessen og lager deg gode skjemaer eller hjelpemidler underveis – er du på god vei.

Onsdag 21. oktober hadde vi et webinar om hvordan du unngår feil i arbeidsavtalen. Vi synes at dette temaet passet så godt opp mot ansettelse, og derfor ønsker vi å gi deg gratis tilgang til opptaket. 

Klikk på bildet under og få tilsendt link til opptaket direkte.