Fagblogg

Fagblogg

 Tips og forklaringer om HMS, arbeidsmiljø og ledelse.
Alle innlegg
Publisert 05.05.2021

5 ting du bør tenke på før du velger HMS-system

Dersom du har bestemt deg for å investere i et nytt HMS-system er det mange ting du skal ta stilling til. Det finnes utallige systemer der ute og det kan være vanskelig å orientere seg. I dette innlegget viser vi deg 5 ting du bør tenke over før du velger HMS-system.

Det kan være flere grunner til at du ønsker å investere i et HMS-system. Er HMS-systemet ditt gammelt og utdatert? Eller ønsker du kanskje å effektivisere HMS-rutinene dine? Uansett hva årsaken er, er det viktig at du bruker litt tid på å sikre at du velger rett system for din bedrift.

 

Les også: Hvorfor trenger du et HMS-system?

 

 

1. Er HMS-systemet enkelt å bruke?

Mange synes HMS-arbeid er tungt og vanskelig. HMS-systemet bør derfor være enkelt og oversiktlig å bruke. Velger du et mer omfattende system enn hva du faktisk har behov for, kan det gjøre det vanskeligere å følge opp. Derfor bør systemet være godt tilrettelagt slik at det blir enkelt for deg å ta det i bruk, men også enkelt å forstå hva du skal gjøre og hvordan.

Bloggheader-artikkel-mal

I vårt HMS-system har vi kommet med forslag og klargjort mye HMS-informasjon. Du får for eksempel ferdige maler på forslag til rutiner på de forskjellige lovpålagte oppgavene. På den måten blir det enklere for både leder og ansatte å være oppdatert på lovpålagte aktiviteter. Gjennom blant annet handlingsplan kan du også legge inn varslinger når ulike aktiviteter skal gjennomføres.  Dette hjelper deg å huske på når aktiviteter skal gjennomføres og bidrar til at du jobber systematisk med HMS arbeidet. 

 

Les også: HMS-systemet som gjør det enkelt for deg

 

2. Er systemet tilpasset deg og din bedrift?

Ingen bedrifter er like. Det er stor forskjell på et snekkerfirma med 10 ansatte og en industribedrift med flere hundre ansatte. Derfor er det viktig at du finner et HMS-system som kan passe for akkurat deg og din bedrift. Da bør du først forsøke å identifisere dine behov og hva du forventer av et HMS-system.

210310-stockfoto-internkontroll-vernerunde-internkontroll-hms-gul-vest-kartlegging-risikovurdering-20

Arbeider du eksempelvis med farlige kjemikalier trenger du kanskje et system med stoffkartotekordning. Har du ansatte som ferdes på ulike byggeplasser trenger du kanskje et system som alle har tilgang til, slik at de til enhver tid vet hvilke HMS-regler som gjelder på en bestemt plass. Mange har også behov for et system som kan benyttes for å gjennomføre vernerunder og for enkel dokumentstyring av HMS dokumentasjon, som ansatte skal ha tilgang til. Dersom du arbeider i et spesielt risikofylt yrke, trenger du kanskje mulighet for å tilpasse systemet med egne HMS-regler i tillegg til faste maler?

 

Les også: 5 ting som tyder på at du må ta et HMS-kurs

 

Du bør også vurdere i hvilken grad systemet kan tilpasses eller kjøpes i moduler som du kan legge til senere. Eksempelvis timeregistrering eller sykefraværsregistrering.

 

3. Har HMS-systemet en app?

Spot illustrasjon-RGB_Digital

På mange måter er HMS-systemet et lederverktøy som gjør samarbeidet med resten av bedriften bedre. Når du først skal investere i et HMS-system kan det være greit å sjekke om HMS-systemet har en app. De ansatte kan dermed ha med seg HMS-systemet i lomma til enhver tid. Dette vil gjøre samarbeidet enda tettere og gapet mellom den praktiske HMS-en og dokumentasjon kortere.

 

Les også: Grønn Jobb lanserer ny app til HMS-systemet

 

4. Gjør en bakgrunnssjekk av leverandøren og sjekk kundereferanser

Mange ønsker å investere i et HMS-system fordi de vil bli bedre på HMS i bedriften. Når du skal velge leverandør bør du derfor tenke på dette som et partnerskap. Gjør en bakgrunnssjekk av firmaet som leverer HMS-systemet. Er dette mennesker du kunne tenke deg å samarbeide med? Har de dyktige fagfolk som kan hjelpe deg?

 

Et fint sted å starte er å sjekke hjemmesidene deres. Gir de et profesjonelt uttrykk og oppgir de noen kundereferanser? Har de ikke det kan du gjerne Google bedriften. Har de gode Google anmeldelser eller god omtale andre steder? Sjekk også hvor lenge leverandøren har eksistert. Et trygt valg er ofte et system som har vært på markedet en stund og som har fornøyde kunder.

Les også: Sjekk hva våre kunder sier om oss

 

Spot illustrasjon-RGB_Oppføgingsmøte

5. Sørg for å få en gjennomgang av systemet

Har leverandøren lagt ut en demoversjon av HMS-systemet som du kan teste? Det er en god måte å få et innblikk i systemet på. Er det enkelt og intuitivt å bruke? Alternativt kan du ringe leverandøren å spørre om en gjennomgang. De fleste leverandører er mer enn villig til å vise deg HMS-systemet før du velger å investere.

 

Ønsker du å se på vårt system? Da kan du kontakte oss her.

 

I tillegg kan det være greit å sjekke hva du får med av hjelp og support. Ofte kan det lønne seg å samle flere tjenester på et sted. Velger du eksempelvis HMS-system levert fra bedriftshelsetjenesten din, kan det være at du kan benytte de inkluderte timene i avtalen din til hjelp og støtte i systemet. Dersom du bytter HMS-system til en annen leverandør, bør du også sjekke om det er enkelt å overføre dokumenter og rutiner til det nye systemet.

 

Avslutningsvis vil vi påpeke at det viktigste med et HMS-system er at det blir brukt. Så sørg for at leverandøren har et opplegg for å hjelpe deg med å komme i gang.

Få gjennomgang av HMS-systemet

Publisert 05.05.2021
Cecilie Henriksen
Cecilie Henriksen
Cecilie er innholdsprodusent i Grønn Jobb. Hun har en bachelorgrad i markedsføring og merkevareledelse fra Høyskolen Kristiania og lager blant annet innhold til fagbloggen vår.

Relaterte innlegg

HMS- regelverk: De viktigste lovene som gjelder for din bedrift

Enten du skal starte opp for deg selv, eller allerede driver din egen bedrift, må du kjenne til hvilke lover og forskrifter som gjelder for deg. Her får du en grunnleggende innføring i HMS-regelverk du bør kjenne til. 

3 tips om førstehjelp fra bedriftssykepleieren

I denne artikkelen tar vi en prat om førstehjelp med bedriftssykepleier Kine Kjellemo. Hun har erfaring fra både offshore, HMS og akuttmedisin.

Jobb og ferie: De viktigste reglene - enkelt forklart

  Det nærmer seg sommer og ferie for mange. Ferie er strengt lovregulert med plikter for både leder og ansatt. Lovverket kan virke omfattende, men her gjelder det å ha tunga rett i munnen. Derfor har vi laget en artikkel som trekker frem det viktigste du trenger å vite om ferie – enkelt forklart.