Logg inn
 
 
 Tips, oppdateringer og nyheter om alt innen HMS og ledelse.
Alle innlegg

Lederhjelp: lederens guide til oppfølging av sykmeldte

Sykefravær kan være vrient å håndtere. Du må delegere oppgaver, skaffe vikarer, betale sykepenger og følge opp den syke.  Her gir vi deg mer informasjon om oppfølging av sykmeldte og noen tips til fremgangsmåte.


Innhold

Det er dyrt å være syk

Ansvarsområder og delegering

Tidsfrister

Din rutine for oppfølging av sykmeldte

Oppfølgingsplan

Dialogmøte 1 - innen 7 uker og i arbeidsgivers regi

Aktivitetsplikt

Dialogmøte 2 - innen 26 uker og i NAVs regi

Tidlig oppfølging er bra for deg og bra for arbeidstaker

Hvilke tiltak kan du gjøre for å tilrettelegge for den sykmeldte?

Arbeidstakers rolle i sykefraværet

Tilsyn - oppfølging av sykefravær


Det er dyrt å være syk

Sykefravær er ikke til å kimse av. Det er faktisk en utrolig kostbar hendelse, i fjor ble det betalt ut nesten 34 milliarder i sykepenger til norske arbeidstakere. Og det er kostbart for omtrent alle de involverte partene. For deg som leder er det nok utgiftene knyttet til bedriften og den sykmeldte som er mest interessant. Eksempelvis kostet en ukes sykefravær i snitt 14 900 kroner i 2015. 

omgivelsene til en sykmeldt

Ansvarsområder og delegering

Kan jeg ikke delegere bort sykefraværoppfølgingen?

Det overordnede ansvaret for å følge opp sykefraværet tilfaller arbeidsgiver. Arbeidsgiver kan delegere personalansvar til eksempelvis en avdelingsleder. Avdelingslederen kan derimot ikke delegere sykefraværsoppfølgingen videre, men ikke fortvil! Praktiske administrasjonsoppgaver som hører til oppfølgingen kan fordeles.

Det er altså du som er arbeidsgiver som til syvende og sist har ansvaret, og som skal passe på at den sykmeldte følges opp kontinuerlig under sykeforløpet - gjennom visse tiltak.

 

Tidsfrister

Før fraværet inntreffer - Etablere rutiner for å håndtere fravær, finne ut av tilretteleggingsmuligheter, informere ansatte.

4 uker - Oppfølgingsplan, senest innen fire uker.

7 uker - Dialogmøte 1, senest innen syv uker.

8 uker - Aktivitetsplikt, innen åtte uker.

26 uker - Dialogmøte 2, senest innen tjueseks uker.

1 år sykmelding - Vurdering

 

Din rutine for oppfølging av sykmeldte

I arbeidsmiljøloven står det at du som arbeidsgiver skal forebygge og følge opp virksomhetens sykefravær. Dette er en del av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Det vil blant annet si at du skal utarbeide en skriftlig rutine for å følge opp sykmeldte

oppfølging av sykefravær på et lyst kontor

Å ha en fast arbeidsmåte for oppfølgingen har blant annet som hensikt å:

  • sørge for lik behandling
  • gi forutsigbarhet i oppfølgingsløpet av sykmeldte
  • forplikte involverte parter
  • være et verktøy for ledelsen for å gjøre en jobb som kan oppleves vanskelig
  • sikre at forpliktelsene til arbeidsgiver blir oppfylt

Det er viktig at du informerer de ansatte om hvordan de vil bli fulgt opp når de eventuelt blir sykmeldt. Da lønner det seg å gjøre det før sykefraværet inntreffer, slik at dere har avpasset forventninger om roller under oppfølgingen. Arbeidstakerne bør ha en forståelse for hvilke forpliktelser du har til å følge dem opp, men også sine egne forpliktelser. 

 

Oppfølgingsplan

Du skal som arbeidsgiver, sammen med den sykemeldte, lage en plan for oppfølging, med mindre dette helt åpenbart ikke er nødvendig. Ifølge Arbeidstilsynet bør dere starte jobben med å lage oppfølgingsplanen så tidlig som mulig, og den skal være utarbeidet innen fire uker. Da unngår dere unødvendige sykedager som kunne vært forhindret ved kartlegging og oppfølging. 

Målet er at dere skal starte en kommunikasjonslinje mellom ansatt og leder for å kartlegge hvilke problemer og muligheter som ligger til saken, og hvilke tiltak som kan gjøres. Planen skal sendes til sykemelder når den er ferdig.

Følgende krav stilles til oppfølgingsplanen:

  • Inneholde vurdering av den ansattes oppgaver og evne til å arbeide
  • Inneholde aktuelle tiltak fra arbeidsgiver
  • Bistand fra bedriftshelsetjeneste og NAV
  • Plan for den videre oppfølgingen
  • Dialogmøte innen sju uker

 

Dialogmøte 1 - innen 7 uker og i arbeidsgivers regi

Når en arbeidstaker er helt sykmeldt skal det avholdes dialogmøte. Hvis den ansatte har vært helt borte fra arbeidet skal arbeidsgiver senest innen syv uker innkalle til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen. Unntaket er hvis det er åpenbart unødvendig. Det stilles ikke samme krav til gradert sykmelding. Dere kan likevel velge å gjennomføre et dialogmøte hvis en av partene synes det er fornuftig.

Det er en del aktører som kan ende opp på dette møtet, så dere bør se an hva som er hensiktsmessig for dere. Den ansatte kan velge å ta med seg tillitsvalgt eller verneombud. Hvis begge parter, eller bare arbeidstaker, ønsker det - kan dere ta med sykmelder for å diskutere situasjonen. NAV eller bedriftshelsetjenesten er også aktuelle deltakere i møtet hvis en av partene ønsker det. 

Grønn Jobb Bedriftshelsetjeneste: Fraværshjelpen hjelper deg med oppfølgingen

Aktivitetsplikt

Arbeidstakeren skal etter åtte uker med sykmelding (eller tidligere) forsøke seg på arbeidsrelatert aktivitet for å ha fortsatt rett til sykepenger. Dette er et krav fra folketrygdloven § 8-4.

I de tilfellene hvor tilrettelegging ikke er mulig på arbeidsplassen og arbeidsgiveren kan dokumentere dette, kan det gis unntak fra NAV. Det kan også gis unntak ved tungtveiende medisinske grunner.

 

Dialogmøte 2 - innen 26 uker og i NAVs regi

I neste omgang skal NAV innkalle til dialogmøte 2. Dette skal gjøres innen senest 26 uker. Både arbeidstaker og arbeidsgiver har møteplikt. 

Målet med møtet er å gjøre en vurdering av mulighetene og alternativene til den sykmeldte på jobben. 

Ved behov kan man avholde et tredje dialogmøte.

Etter maksimal tid for sykepenger - som er ett år - skal NAV gjøre en ny vurdering på rettigheter og tiltak. 

 

Tidlig oppfølging er bra for deg og bra for arbeidstaker

Å være langtidssykemeldt er nedbrytende for den sykemeldte. Sjansene for å komme tilbake svekkes betraktelig. 

Jo tidligere man kommer i gang med å følge opp sykmeldte, desto større er sannsynligheten for at man unngår unødig langvarig sykefravær.

- NAV

Du bør derfor raskest mulig starte en dialog. Hva er problemområdene, er det noe vi kan tilrettelegge umiddelbart for å bedre situasjonen? Du bør ha fokus på hvordan du kan tilrettelegge, og hvilke tiltak som kan gjøres.

 

Hvilke tiltak kan du gjøre for å tilrettelegge for den sykmeldte?

Når du skal vurdere hvilke tiltak som kan gjøres for å føre den sykmeldte tilbake til arbeid er dette avhengig av hvilken grad av funksjon personen har. Hva kan de klare å utføre av arbeidsoppgaver? Hva er helt utelukket? Hvis den ansatte synes det er greit så kan du innhente opplysninger fra legen for å supplere til denne vurderingen.

sykmeldt mann i hvit trøye

Når du så har gjort det, hva kan du gjøre? Hvilke tiltak kan du som arbeidsgiver iverksette? 

Her har du mange muligheter og variasjoner avhengig av den sykmeldtes situasjon.

Du kan tilpasse arbeidstiden for å avlaste belastningen, men det er også mulig å ha en full arbeidsdag i mer begrenset arbeidskapasitet, eller gjøre endringer i arbeidsfordelingen og tempo.

Nye og midlertidige oppgaver under sykeforløpet er et godt alternativ for å avlaste monotone arbeidsoppgaver som fører til fysisk belastning. Det kan også være lurt å tenke på om omskolering eller opplæring er en mulighet for bedriften og for den aktuelle personen.

Disse organisatoriske tiltakene gir handlingsrom for både deg og den ansatte. Det er også en rekke psykososiale og ergonomiske tiltak du kan ta i bruk. 

Relatert: Hva er det psykososiale arbeidsmiljøet?

De psykososiale går på ting som å gi støtte og bidra til mestringsfølelse. Igjen, hvilke tiltak som er nødvendig er situasjonsbetinget, men felles for oss alle er behovet for et trygt og inkluderende arbeidsmiljø. Her kan du vurdere kollegaordninger som bidrar med støtte. I det daglige så vil kulturen på arbeidsplassen ha mye å si. Har dere en arbeidskultur med lukkede klikker, baksnakking og negativitet? Eller bygger dere kontinuerlig en bedre arbeidsplass med positivitet, inkludering og åpenhet? Ikke glem å forsterke de riktige holdningene.

Ergonomiske tiltak er ofte mer håndfaste og konkrete. Her er det snakk om å tilpasse maskiner og arbeidsplassen til riktig arbeidsstillinger, tilby tekniske virkemidler som gir en bedre helse og arbeidsdag, justere inneklima, forandre på plasseringer og andre forhold som går på den fysiske tilpasningen i arbeidsmiljøet.

 

Arbeidstakers rolle i sykefraværet

Den ansatte skal bidra i jobben med skape og gjennomføre oppfølgingsplanen. Hvis, av en eller annen grunn, arbeidstakeren ikke vil medvirke - så blir du som arbeidsgiver fritatt fra din plikt til å lage oppfølgingsplan. Det kreves både samtale og samarbeid for å komme i mål med en oppfølgingsplan, og du kan ikke gjette deg til hva som funker og ikke funker for den sykmeldte. 

tar prøve hos legen for sykmelding

Den sykmeldte har bare plikt til å gi deg informasjon om sin arbeidsfunksjon. Du kan med andre ord ikke kreve medisinske eller private opplysninger.

 

Tilsyn - oppfølging av sykefravær

Det føres tilsyn for å sjekke at bedrifter har et system for sykefravær. Bare i 2017 gjennomførte Arbeidstilsynet totalt 13. 876 tilsyn. Bedrifter skal jobbe aktivt og forebyggende med sykefraværet, og ikke minst følge opp når fraværet inntreffer. Da må dere ha rutiner og et system for hvordan dette gjøres, og når dette ikke finnes kan Arbeidstilsynet gi dere pålegg for å få dette i boks. En annen grunn dere kan få pålegg for, er hvis dere ikke gir god nok tilrettelegging. Det er altså gode grunner til å jobbe kontinuerlig med dette. 

Sjekk ut: Grønn Jobb - system for sykefraværsregistrering

 

 Til toppen

 

 

 

Simon Olsen
Simon Olsen
Kommunikasjonsrådgiver

Relaterte innlegg

Arbeid i høyden

Arbeid i høyden er ingen spøk. Faktisk så er fall en av de vanligste årsakene til skader, ulykker og dødsfall på arbeidsplasser. Derfor er det viktig med riktig fremgangsmåte, opplæring og tilstrekkelig sikkerhet rundt arbeidsprosessen. 

Oppfølging av sykemeldte ved gradert sykemelding

Skrevet av Oddbjørn Hasle-Finstad, HMS-rådgiver 

Den komplette oversikten over HMS-begreper

Innenfor helse, miljø og sikkerhet finnes det mange flotte begreper og forkortelser.