Logg inn
 
 
 Tips, oppdateringer og nyheter om alt innen HMS og ledelse.
Alle innlegg

Hjemmekontor: Slik leder du de ansatte på hjemmekontor

 Corona-relatert 


Nå som Coronaviruset har kommet til Norge, kan hjemmekontor plutselig bli aktuelt for flere bedrifter. Helsedirektoratet anbefaler hjemmekontor og fleksibel arbeidstid for de som har mulighet til det. Men hvordan leder du effektivt ansatte som har hjemmekontor?

Alle bedrifter må foreta en risikovurdering for å forebygge smitte på jobb. Vi har utarbeidet et eksempel og en gratis mal for kartlegging og risikovurdering av biologisk smittefare, for å hjelpe deg med dette.

Last ned en gratis mal og eksempel her. 

 

Hjemmekontor som tiltak

Et av tiltakene som følge av risikovurderingen kan være hjemmekontor. 

For deg som leder betyr det at du kanskje må endre på hvordan du veileder dine ansatte.

Men hjemmekontor er ikke bare noe man "bør gjøre" om dagen. Det er også flere fordeler.

Forskning har vist at ansatte som jobber hjemmefra er 29% mer fornøyd enn de som jobber på kontoret. Det er også 25% lavere turnover i bedrifter som åpner for hjemmekontor.

I tillegg til at de ansatte trives bedre, sparer du miljøet. Bare i USA sparer man 3,6 millioner tonn i drivhusgasser når folk slipper å pendle. Se for deg hvor mye drivhusgass vi kan spare hvis flere begynner med hjemmekontor. 

Vigdis Austrheim har over 15 år med ledererfaring, og har lenge arbeidet med avstandsledelse. HR-direktør i Microsoft, Bjørn O. Hopland har også gjort seg opp noen erfaringer om avstandsledelse.

Her har vi samlet tipsene til både Vigdis og Bjørn om hvordan du kan legge til rette for effektivt hjemmekontor.

 

1. Finn alternative løsninger

Istedenfor å avlyse alle avtaler og møter, se om det går an å løse det digitalt.

Holder bedriften din vanligvis kurs? Undersøk mulighetene for å holde kurset online. Kanskje kan det gjøre at flere har mulighet til å delta på kurset, noe som kan være positivt for bedriften din.

Eller har dere mye kontakt med kunder? Vurder om vanlige møter kan byttes ut med telefonsamtaler eller videokonferanser.

La de ansatte komme med ideer om hvordan de kan løse oppgavene sine via nettet. Be dem lage en oversikt over oppgaver som påvirkes, og hvordan de vil løse disse fremover. Stol på de ansatte og gi dem rom til å løse oppgaver på måter som er best for dem.

Her er det kun fantasien som setter grenser!

 

2. Vær forutsigbar

Bjørn jobbet med et team som var fordelt på 12 land. For ham var forutsigbarhet noe av det viktigste. Han lagde en årsplan med overordna mål for hvert team. Møter ble planlagt tidlig, slik at alle kunne arrangere kalenderen rundt dette.

På denne måten får man en oversikt over hvordan alt henger sammen, noe som kan gjøre arbeidsdagen lettere for noen.

Gjerne avtal daglige samtaler med kollegene dine, slik at du kan svare på eventuelle spørsmål de har. Når man ikke snakker ansikt til ansikt hver dag kan det være vanskelig å vite hva de lurer på. Å åpne for en kort samtale kan hjelpe dem å planlegge dagen sin. 

 

3. Oppretthold kontakten med kolleger

Både Vigdis og Bjørn sier at det er viktig å beholde den uformelle praten selv om man ikke jobber på samme lokale.

Vigdis foreslår å arrangere digital morgenkaffe hvor alle sitter med hver sin kaffekopp og prater om løst og fast.

Bjørn tar den litt lenger og foreslår å opprette en plattform hvor man kan dele mer uformelle ting, som fisketurer og middagsretter. Han bruker selv Yammer fra Microsoft, men her må du se hva som fungerer best for dere.

Selv om man ikke sitter i samme rom, betyr ikke det at man må være isolert. Oppfordre kollegene dine til å ta kontakt med hverandre, og ha en lav terskel for kontakt.

 

4. Videomøter

Vigdis og Bjørn er også enige om at man bør holde videomøter for å løse problemer eller holde teamet oppdatert på hva som skjer. På denne måten kan man bygge gode relasjoner, men fortsatt holde en trygg avstand.

Bjørn påpeker at medarbeidersamtaler fremdeles bør holdes ansikt til ansikt.

Skype, Zoom og Teams fra Microsoft er gode verktøy som kan brukes til dette. Microsoft har gjort Teams gratis i en periode fremover for å gjøre det lettere å jobbe hjemmefra.

Dame jobber hjemmefra mens hun snakker med kolleger på telefonen

5. Fokuser på opplæring og videreutvikling

Kanskje får man ekstra tid fordi det er noen oppgaver man ikke kan gjøre hjemmefra, eller fordi man slipper pendling. Oppfordre kollegene dine til å heve kompetansen sin gjennom nettkurs eller TEDTalks.

Hvorfor ikke ta et digitalt kurs i HMS?

 

6. Utvikle bedriften

Som nevnt, har du kanskje litt ekstra tid du kan bruke på andre ting. Vigdis foreslår at du ser på nettsiden deres og ser etter forbedringspotensiale.

Finnes det noen måter dere kan gjøre kundereisen enklere på? Kan dere endre tilbudene deres slik at de blir tilgjengelig på nett? Det er alltid rom for forbedring, og nå er en gyllen tid til å se etter det.

 

7. Oppfordre til fast arbeidstid

Førsteamanuensis Knut Inge Fostervold ved UiO legger til at det er viktig å skille mellom kontortid og fritid. Oppfordre kollegene dine til å sette en klar grense for når de er på jobb og når de har fri.

Siden det er så mange som har hjemmekontor nå, kan det være lett å tenke at man skal ta en liten pause for å møtes. Her er det viktig å tenke på rådene fra FHI om å unngå smitte, og arbeidstiden.

Selv om det er hyggelig å møtes i lunsjpausen, må du passe på tiden slik at du får gjort det du skal. 

Fostervold understreker at det viktigste med hjemmekontor er å skape en grense mellom fritid og jobb.

Når man har en klar grense mellom fritid og arbeidstid, slipper man også kveldsarbeid. Det hjelper på natteroa. 

 

8. Bry deg og behold roen

Og sist, men ikke minst: vær en klippe i denne usikre situasjonen. Det er din oppgave som leder å betrygge de ansatte så langt det lar seg gjøre. Ikke bidra til ryktespredning eller økt bekymring. Du som leder må gå foran med et godt eksempel og oppfordre kollegene dine til å følge FHI sine anbefalinger.

Vis også at du bryr deg om dine ansatte og vil ivareta deres behov så langt det lar seg gjøre.

 

Oppsummering

Så hva er viktig å huske på når arbeidsplassen flyttes til hjemmekontor?

Når alt flyttes til nettet, kan det være mange nye ting å tenke på. Husk å beholde en god struktur i bedriften, men se også etter nye løsninger dere kanskje ikke hadde tenkt på tidligere.

Arranger videomøter istedenfor å møtes ansikt til ansikt. Ta vare på hverandre: ta kontakt på sosiale medier, Teams eller andre måter. Oppfordre resten av teamet ditt til å gjøre det samme.

Husk at det er viktig å ha tid til seg selv, så oppfordre kollegene dine til å ha en tydelig grense mellom jobb og fritid.

Selv om avstandsledelse kan være utfordrende både for deg og dine kolleger, finnes det alltid løsninger. Så lenge man prøver å finne dem. 

Se på hjemmekontor som en gyllen mulighet til å ta bedriften din til neste nivå. Bruk disse tipsene for å holde bedriften effektiv, og de ansatte fornøyde. 

 

Har du spørsmål rundt Coronaviruset?

Se vår temaside med ting du burde vite om viruset

Alise Zachrisson
Alise Zachrisson
Alise er praktikanten vår fra Høgskolen i Østfold hvor hun studerer internasjonal kommunikasjon. Hun jobber med innholdsproduksjon til vår fagblogg og sosiale medier.

Relaterte innlegg

Tiltak ledere kan gjøre for å hjelpe med å flate ut kurven

Corona-relatert  I det siste har det vært mye snakk om å flate ut kurven i forbindelse med Covid-19-utbruddet. Men hva vil det si og hva kan det bety for din bedrift?

Øvelser til hjemmekontoret – fysioterapeuten viser deg

Corona-relatert  Mange sitter nå på hjemmekontor og jobber, på grunn av corona-pandemien. Hjemmekontoret er ofte ikke tilpasset til langvarig arbeid, og før du vet ordet av det så kommer småplager og kinker smygende.

Nye regler fra Regjeringen om Corona-relatert sykefravær

Corona-relatert  Nye regler fra Regjeringen om sykefravær og egenmelding Regjeringen har i dag kommet med endringer på behov for sykemelding i arbeidsgiverperioden. Som tidligere videreføres redusert arbeidsgiverperiode på 3 dager, og nytt fra i dag er at arbeidstaker ikke trenger sykemelding de første 16 dagene for at arbeidsgiver skal få refundert beløp fra 4. dag.   Det er derfor ikke behov for sykemelding dersom den ansatte må 14 dager i karantene, dette vil arbeidsgiver få refundert uten sykemelding fra lege. Det vil kun være behov for egenmelding i disse dagene.