Alle innlegg

6/7 Ferieplanlegging og god personalpolitikk

Sjette artikkel i vår artikkelserie handler om ferieplanlegging og god personalpolitikk. Denne delen holdes av Rebecca Skauge, HR-sjef i Grønn Jobb.

 

Artikkelserien baseres på webinaret vi har holdt tidligere om ferie. Det ble avholdt i vår informasjonsportal Fagbank.no.

 

Wide snutt - samhandling og dialog ferie - rebecca

 

 

Se hele webinaret: Dette må ledere vite om ferie

 

Ferieplanlegging og god personalpolitikk

Ifølge Rebecca er man avhengig av medvirkning for å legge grunnlaget for en god personalpolitikk. Du kommer godt i mål hvis du legger opp til en planleggingsprosess for ferieavvikling, med bred og god medvirkning fra tillitsvalgte, verneombud og medarbeiderne.

– Det å ha medvirkning betyr at du kan velge å ta med medarbeiderne eller medarbeidernes talspersoner. Enten da verneombud eller tillitsvalgte. Det som er viktig er å være lydhør. Hør på innspillene og gå fra punkt til punkt for hvordan du skal komme deg i mål med å få en optimal ferieplan, sier Rebecca.

– Det første dere må bli enige om er "hva slags ferieavvikling skal vi ha i dette firmaet?", påpeker hun. 

Mange måter å planlegge ferieavviklingen

HR-sjefen forklarer at det er mange måter å planlegge en ferieavvikling på.

– Dere kan ha rullerende planer, puljer, stenger hele bedriften og styrer alle på ferie i samme periode. Dette må dere snakke med medarbeiderne om. I tillegg er det tjenesteytingen og kundenes behov og deres behov til å gi tjenester gjennom sommeren som er avgjørende for hva dere lander på av tidsperioder, sier hun.

– Hvor mange uker dere skal bruke på ferieavviklingen er også viktig. Styrer dere hele bedriften på 3 ukers ferie samtidig, så er det jo veldig greit, da bruker dere 3 uker på ferieavvikling.

Når det er behov for å dra ut ferien, er det lurt å ha skolen ferieperiode i bakhodet.

– Hvis dere har turnus eller andre tjenestemessige behov som gjør at dere må spre eller dra ut ferien litt, så kan dere planlegge helt opp til 12 uker ferie, men det er hensiktsmessig å holde ferieavviklingen innenfor skolens ferieperiode. Starte fra midten av juni til midten av august, da lønner det seg ofte å holde seg til 8 uker istedenfor 9 uker. Men skal det 3 ukers perioder ganger 3, så er det jo 9 uker ferieavviklingen vil bli på, forklarer Rebecca.

Videre forteller hun at hvis dere legger dere på den måten å avvikle ferie på, så er det en ting som er viktig; nemlig at medarbeiderne får vite det tidlig.

– Når medarbeiderne skal komme med ferieønsker, så er det viktig at dette allerede er landet. Da kan dere henge opp, eller i systemet deres legge ut, perioder medarbeiderne kan ønske ferie.

– Det er stor forskjell på om de vet at dette firmaet stenger i hele juli, da trenger de ikke komme med noen ferieønsker, eller om det er perioder man ønsker: tidlig, midt eller sent, sier hun.

Rullering mellom medarbeidere fra år til år og ferieønsker

– I tillegg må man komme til enighet om med medarbeiderne om at vi rullerer fra år til år, hvem som har tidlig, midt og sen ferie. 

– Når vi er inne på ferieønsker, så må dere også bli enige om hvem som skal få innvilget ferieønsker og hvem som skal få avslag på sine ferieønsker. Veldig viktig å ikke overse de medarbeiderne som sjelden ytrer hva de ønsker. De har selvsagt like store behov som andre til å ha en god ferie, gjør Rebecca oppmerksom på.

 

Drøftingsplikt rundt ferie

Rebecca forklarer at det er en drøftingsplikt rundt ferien. Selve gjennomføringen kommer litt an på om dere har vernetjeneste, AMU eller lignende. Hvis dere ikke er omfattet av tariffavtale eller har arbeidsmiljøutvalg, blir drøftingen med den enkelte medarbeider. 

– Her er det forskjell på om du har 3 eller 30 eller flere ansatte. Men drøftingen er viktig. Drøftingsplikten er streng og du må dokumentere godt det dere drøfter, sier hun.

Streng lov + god personalpolitikk

Ifølge Rebecca er ferieloven en av de strengeste lovene vi har siden det både har plikter for medarbeider og arbeidsgiver for ferieavviklingen.

– Hvordan skal vi klare å kombinere dette som er så strengt regulert i lov og avtaleverk opp mot en god personalpolitikk? Da må du kombinere dette her med hva slags tjenesteyting har du, hva er viktig for våre kunder, sier Rebecca.

– Når dere snakker om hva som er viktig for vår tjenesteyting og våre kunder så er også det viktig for medarbeiderne dine, for at vi gir gode tjenester og at våre kunder til enhver tid er fornøyde er viktig for grunnlaget til bedriften, derfor er det naturlig nok viktig også for medarbeiderne, forklarer hun. 

Verdisettet er avgjørende

– Verdisettet til selskapet ditt som er avgjørende for hvordan vi samhandler. Det er flere som ikke helt bevisst tenker over hva slags verdisett den daglige ledelsen er kobla opp mot, men har du som de aller fleste, god tro på dine medarbeidere og ønsker de vel,  så klarer du fint å koble det opp mot ferieloven, drøftingsplikt og så videre, sier Rebecca. 

Ifølge Rebecca er det viktig å se ferie i perspektiv. For ferie er ikke bare lovpålagt.

– Det er en lovpålagt rett å ha ferie, men det er også et gode som betyr mye for medarbeiderne. Her må man tenke både med hodet og hjertet når man setter ferien. 

 

Hvordan skal du få til det her?

For å få til det her er det et par ting som er helt avgjørende, ifølge HR-sjefen.

– Det er å få til samhandlingen. Snakk med medarbeiderne, tillitsvalgte og vernetjenesten. Ha god samhandling. Ha dialog. Det er ingenting medarbeiderne setter mer pris på enn at leder og ledelsen snakker åpent om de utfordringene eller problemene som kan oppstå i forbindelse med ferieplanlegging.

Det er også viktig å starte tidlig for å få til en god ferieplanlegging. 

– Har du en vanskelig ferieavvikling, en stor ferieavvikling med puljerullering og så videre, så må du starte tidlig. Det er flere og flere som legger opp prosessen som starter i oktober. At medarbeiderne kommer med ferieønsker allerede i oktober/november og at dere starter drøfting med tillitsvalgte, tar med medarbeiderne på samtaler om hva er behov og lignende, slik at ferierulleringsplanen er klar tidlig på nyåret. 

Da kan du i tillegg til å gi medarbeiderne best mulig feriegrupperinger ut ifra rulleringsplanen, så kan dere også leie inn vikarer i god tid med tanke på ferieavvikling, hvis dere skal ha inn vikarer. Det å starte tidlig er kjempeviktig. 

Det er en ting til som er viktig i tillegg til det. Nemlig det å være tydelig. 

– Arbeidsgiver har en styringsrett for ferie. Medarbeiderne har en plikt til å avvikle ferie. Her er det viktig for leder å være tydelig overfor medarbeiderne hva som er forventet, hva som er målet og hvordan vi skal komme oss gjennom sommeren. Så jeg oppfordrer dere til å ha god dialog, snakk sammen, hør og vær lydhør. 

 

Gå til del 7/7 Ferieplanlegging og god personalpolitikk

Simon Olsen
Simon Olsen
Simon er kommunikasjonsrådgiver i Grønn Jobb. Han har en mastergrad i samfunnskommunikasjon fra UiA og lager blant annet innhold til fagbloggen vår.

Relaterte innlegg

7/7 Ferie-serie: Spørsmål og svar | Ferie

I syvende og siste innlegg i vår serie om ferie besvarer vi en rekke spørsmål som dukket opp i forbindelse med vårt webinar om ferie.  Få tilgang til hele webinaret: Dette må ledere vite om ferie

6/7 Ferieplanlegging og god personalpolitikk

Sjette artikkel i vår artikkelserie handler om ferieplanlegging og god personalpolitikk. Denne delen holdes av Rebecca Skauge, HR-sjef i Grønn Jobb.

5/7 Ferie-serie: Ferie i oppsigelsestiden

Dette er femte artikkel i bloggserien om ferie. I denne artikkelen tar vi for oss ferie i oppsigelsestiden. Hvilke regler gjelder her?